19. Основные направления использования ит управления фирмой.

1. Управление документооборотом. ИТ должна управлять потоками документов как внутри фирмы, так и потоками из внешних организаций. Задача усложняется тем, что информация имеет различную форму представления – текст, графики, таблицы, в основном – на бумажных носителях.

Задачи руководства:

• Просмотр информации в БД;

• Выдача распоряжений и контроль их исполнения.

Функции служб и подразделений:

• Просмотр и редактирование информации в БД;

• Составление отчётов;

• Подготовка служебных записок;

• Подготовка исходящей информации.

Секретариат:

• Регистрация входящей корреспонденции;

• Регистрация и отсылка исходящей корреспонденции;;

• ввод документов в БД;

• сдача документов в архив.

Администратор БД:

• регистрация пользователей ИС;

• установка прав доступа к отдельным БД;

• сдача документов в архив.

Система документооборота должна осуществлять централизованное хранение, поиск, пересылку документов любых форматов и разграничение доступа к ним, давать необходимую информацию о клиентах, партнёрах и конкурентах, планировать и учитывать мероприятия, контакты, осуществлять обмен данными с удалёнными объектами.

2. Управление персоналом. Человеческие ресурсы являются одними из основных ресурсов фирмы, поэтому система учёта труда и зарплаты направлена на решение следующих задач:

• Ведение архива карточек сотрудников;

• Расчёт зарплаты сотрудников;

• Ведение архива сведений о з/п сотрудников;

• Разноски зарплатных выплат по проводкам и статьям затрат;

• Формирование документов для налоговых органов и др.

3. Бухгалтерский учёт. ИТ бухучёта должна в режиме реального времени обеспечивать ведение всех бухгалтерских операций в разрезах анализа и синтеза:

• Учёт банковских операций,

• Учёт кассовых операций и расчётов,

• Учёт основных средств,

• Учёт движения материальных ценностей, складской учёт и др.

4. Управление снабжением. Принять решение о закупке товаров, материалов у какого-либо поставщика можно, только имея полную информацию о контрагенте, условия поставок, прайс-листы с оптовыми ценами, данные о качестве товара. Поэтому менеджер по закупке товаров должен иметь систему, решающую задачи:

• Учёт поступления товаров,

• Отпуск товаров,

• Учёт движения тары,

• Инвентаризация, учёт,

• Составление складского отчёта, ведение складских карточек и др.

5. Управление сбытом. Процесс реализации завершает оборот хозяйственных средств фирмы, от него зависят объём прибыли и рентабельность предприятия, поэтому для менеджера по реализации товаров необходима система, решающая задачи:

• Учёт заявок покупателей,

• Ведение карточек клиентов,

• Создание договоров и спецификаций к ним,

• Формирование прайс-листов,

• Контроль отгрузки, наличие товара на складе и др.

6. Управление финансами. Движение финансовых средств является непрерывным процессом, поэтому для финансового директора необходима система, позволяющая определить источники и оценить использование денежных средств, готовить отчёт о прибылях и убытках, проводить анализ финансовой деятельности фирмы, готовить решения для руководства и др. Поэтому автоматизированная финансовая ИТ должна удовлетворять условиям:

• Интегрировать данные в единую среду документооборота фирмы, чтобы охватить плановую, финансовую и юридическую службы фирмы,

• Поддерживать единую среду аналитики при ведении всех видов учёта, планировать и учитывать затраты фирмы,

• Работать в нескольких финансовых периодах,

• Проектировать сложные формы выходных документов, составлять любые отчёты,

• Обеспечивать защиту БД фирмы от несанкционированного доступа,

• Не зависеть от аппаратной части, легко переноситься на новую компьютерную платформу,

• Обеспечивать надёжный обмен данными с филиалами фирмы,

• Иметь возможность наращивания и модернизации как программной, так и аппаратной части и др.

Информационные технологии обеспечивают внедрение новых методов в управление документооборотом, создают менеджерам реальные условия для управления персоналом, снабжением, сбытом, финансами, а работникам учётных служб обеспечивают возможность вести оперативный и бухгалтерский учёт в аналитическом и синтетическом разрезах, составлять необходимую отчётность.