1. Нормативно-правовая база усорд. Состав усорд. Классификатор и альбом документов усорд.
Приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 мая 2007 г. № 25 утверждена новая редакция Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).
Новая редакция УСОРД представляет значительный интерес для работников отделов кадров, т.к. содержит достаточно большой объем унифицированных форм организационно-распорядительных документов по личному составу.
УСОРД разработана Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (БелНИИДАД) при участии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь.
Организационно-распорядительная документация (ОРД) — это документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда.
ОРД является одной из подсистем управленческой документации. Особенностью ОРД является то, что с ее помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении всех управленческих функций на любом уровне управления и во всех отраслях.
Так как понятие управленческой деятельности весьма многогранно, то для документальной фиксации ее различных сторон используются соответственно различные виды документов. Это позволяет выделить в системе ОРД следующие основные группы документов:
распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);
организационные документы (устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении организации, должностная инструкция работнику и др.);
справочно-информационные документы (акт, письмо, докладная записка, объяснительная записки, справка, сводка, телефонограмма, телеграмма и др.).
В системе ОРД важное место занимает распорядительная документация. Распорядительная документация — это совокупность распорядительных документов, издаваемых коллегиальными органами управления, а также руководителями государственных и негосударственных организаций в целях реализации возложенных на них функций. В распорядительных документах фиксируются основные управленческие решения.
Для достижения единообразия в оформлении организационно-распорядительных документов на общегосударственном уровне устанавливаются единые требования к их составлению и оформлению, не зависящие от иерархической субординации и ведомственной специфики организаций. Эти требования реализуются через унификацию содержания и форм применяемых документов, их информационных элементов (реквизитов), а также нормативное закрепление результатов унификации в процессе стандартизации. Стандартизируется также терминология, применяемая в системе ОРД, где каждому термину дается четкое однозначное определение.
В настоящее время в состав УСОРД входят:
Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-2004, утвержденные приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16 сентября 2005 г. № 41;
классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов, являющийся разделом Общегосударственного классификатора Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы»;
пояснительная записка по применению классификатора унифицированных форм ОРД;
альбом унифицированных форм документов, распределенных по подсистемам в соответствии с решаемыми задачами.
Унифицированные формы документов согласно новой редакции УСОРД систематизированы по следующим подсистемам:
документация по созданию организации;
документация по реорганизации организации;
документация по ликвидации организации;
документация по приватизации государственных организаций;
документация по распорядительной деятельности организации;
документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации;
документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации;
документация по приему на работу;
документация по оформлению изменений трудовых отношений;
документация по увольнению с работы;
документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска;
документация по оформлению поощрений;
документация по оформлению дисциплинарных взысканий;
документация по оформлению командировок.
При разработке УСОРД использовано оптимальное число видов применяемых документов. Состав унифицированных форм документов включает:
акт;
график;
докладную записку;
объяснительную записку;
должностную инструкцию;
заявление;
положение;
представление;
правила;
письмо-запрос;
протокол;
приказ;
структуру и штатную численность;
решение;
уведомление;
устав.
2. Какие реквизиты применяют при согласовании документов? Каковы структурные элементы и варианты оформления реквизита «Гриф согласования»? Допускается ли включать сокращенное наименование организации в наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Адресат»?
Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри организации – со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее – с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование). При согласовании документа применяют реквизиты «Виза» и «Гриф согласования».
Внешнее согласование оформляется грифом согласования.
Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты.
Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля.
Слово «СОГЛАСОВАНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Директор государственного
учреждения «Национальный
архив Республики Беларусь»
Подпись В.Д.Селеменев
13.10.2008
Если согласование документа производится коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется по форме:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
экспертного совета
18.10.2008 № 13
или
СОГЛАСОВАНО
Письмо Государственного комитета
по стандартизации, метрологии и
сертификации Республики Беларусь
03.10.2008 № 11-10/1186
Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне.
Например:
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Министр юстиции Председатель Верховного Суда
Республики Беларусь Республики Беларусь
Подпись В.Г.Голованов Подпись В.Д.Сукало
14.06.2008 14.06.2008
Если документ имеет три грифа согласования, то они располагаются в следующем порядке:
Например:
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Министр юстиции Председатель Верховного Суда
Республики Беларусь Республики Беларусь
Подпись В.Г.Голованов Подпись В.Д.Сукало
14.06.2008 14.06.2008
СОГЛАСОВАНО
Министр экономики
Республики Беларусь
Подпись Н.П.Зайченко
14.06.2008
Более трех грифов согласования оформляются двумя вертикальными рядами.
При отсутствии места на документе оформляют лист согласования по образцу согласно приложению 4. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка: «Лист согласования прилагается».
Согласно п. 51 и п. 57 Инструкции по делопроизводству если документ оформлен на бланке или с использованием углового штампа, то в наименование должности включается, как правило, видовое наименование организации.
Например:
Директор института Подпись А.Е.Рыбаков
При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается полное наименование организации.
Например:
Директор учреждения «Белорусский
научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела» Подпись А.Е.Рыбаков
3. Приказы по личному составу. Состав реквизитов. Технология создания. Требования к тексту. Особенности констатирующей и распорядительной частей. Различия между сложным и сводным приказами по личному составу.
В каждом учреждении, организации, на предприятии (далее – организация) издается большое количество приказов различного содержания. Все приказы можно разделить на три группы:
приказы по основной деятельности;
приказы по личному составу;
приказы по административно-хозяйственным вопросам.
Центральное место в организации занимают приказы по основной деятельности, связанные с решением основных задач управления. Однако работник отдела кадров в практической работе чаще имеет дело с приказами по личному составу, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе (перемещении) на другую работу, увольнении, поощрении, предоставлении отпуска, командировании, наложении дисциплинарного взыскания и др. И хотя составление и оформление приказов всех видов регламентируется одними и теми же нормативными и методическими документами, разрабатываемыми и утверждаемыми Государственной архивной службой Республики Беларусь, оформление приказов по личному составу имеет некоторые особенности.
Требования к подготовке и оформлению приказов, в том числе и по личному составу, сформулированы в следующих основных нормативно-методических документах:
Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-95 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-95;
Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь (утверждена приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13);
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (утверждена Председателем Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 28 декабря 1999 г.).
При подготовке приказа в организации используется так называемый «общий бланк». Название этого бланка говорит о том, что он может использоваться при составлении любого организационно-распорядительного документа (приказа, положения, распоряжения, акта, справки и т.д.), за исключением письма, для которого предусмотрен специальный бланк. На общий бланк наносятся следующие постоянные реквизиты (элементы) документа:
Государственный герб Республики Беларусь – если организация является государственной;
товарный знак (знак обслуживания) или эмблема организации – если они зарегистрированы в установленном порядке;
наименование вышестоящей организации – если имеется;
полное и сокращенное наименования организации – автора документа в соответствии с уставом (положением об организации);
ограничительные линии для даты и индекса документа;
место издания (составления) документа.
Между наименованием организации и ограничительными линиями для даты и индекса документа на бланке оставляется свободное место, которое используется для написания названия вида документа (приказ, акт, справка). При изготовлении бланка следует помнить, что государственные органы и организации, обязанные помещать на бланки изображение Государственного герба Республики Беларусь, должны оформлять все реквизиты бланка на двух языках (белорусском и русском).
Негосударственные организации, не имеющие права помещать изображение Государственного герба на бланки, могут изготавливать общий бланк на одном из государственных языков (белорусском или русском).
Если общий бланк используется для составления приказа, то на свободном месте впечатывается название этого вида документа (соответственно «ЗАГАД» и «ПРИКАЗ»). Название вида документа в кавычки не заключается.
Организация может изготовить и специальный бланк для приказов для облегчения и ускорения их подготовки. Его отличие от общего бланка заключается в том, что на нем сразу указывается название вида документа, для которого он предназначен.
При составлении приказа обязательно указывается заголовок, который облегчает регистрацию документа и его поиск в деле. Заголовок должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста. Он должен грамматически согласовываться с названием вида документа. Например, приказ (о чем?) «О приеме на работу», «О премировании», «О командировании», «О предоставлении отпуска» и т.п. Если приказ касается одного работника, то в заголовке указываются его фамилия и инициалы, например: «О приеме на работу Линника П.А.». В конце заголовка точка не ставится, сам заголовок в кавычки не заключается.
Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для издания приказа.
Обычно она начинается словами «В соответствии», «В целях» и т.п. Если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании, констатирующая часть будет отсутствовать. В приказах по личному составу констатирующая часть, как правило, отсутствует, а основание для издания приказа указывается в конце текста. Вместе с тем, при необходимости констатирующая часть может быть вынесена в начало текста приказа.
Распорядительная часть приказа по основной деятельности начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое пишется прописными буквами, без кавычек, без разрядки (пробелов между буквами), с новой строки от границы левого поля. Распорядительную часть приказов по личному составу следует начинать словами, точно обозначающими предписываемые действия, например: «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», «ПРЕМИРОВАТЬ», «КОМАНДИРОВАТЬ», «ПРЕДОСТАВИТЬ» и т.п.
После распорядительного слова с новой строки с абзаца прописными буквами печатается фамилия работника, на которого распространяется действие приказа, и далее строчными буквами – имя, отчество и остальной текст приказа.
Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) установлены структуры текстов для некоторых видов приказов по личному составу.
Согласно УСОРД текст приказа о приеме на работу имеет следующую структуру:
фамилия, имя, отчество принимаемого на работу – указываются в винительном падеже, например: НИКОЛАЕВА Ивана Ивановича;
наименование должности, на которую принимается работник, профессии, разряд по ЕТС и т.п., например: на должность младшего научного сотрудника, НО: токарем 5 разряда.
наименование структурного подразделения, в котором будет работать принимаемый работник;
дата приема – указывается с предлогом «с», например: с 01.08.2001;
вид приема – с предварительным испытанием, по контракту и др.;
тарифная ставка или оклад – указывается точная сумма ставки (оклада) на момент издания приказа или делается отсылка к штатному расписанию («согласно штатному расписанию»).
Текст приказа о переводе (перемещении) на другую работу согласно УСОРД имеет следующую структуру:
фамилия, имя, отчество – указываются в винительном падеже;
наименование должности, профессии, разряд по ЕТС, наименование структурного подразделения, в котором работал сотрудник до перевода (перемещения) на другую работу;
наименование должности, профессии, разряд по ЕТС, наименование структурного подразделения, в которое переводится (перемещается) работник.
дата перевода (перемещения) – указывается с предлогом «с»;
вид перевода;
тарифная ставка (оклад);
причина перевода (перемещения) – указывается при необходимости с использованием слов «в связи».
Текст приказа об увольнении согласно УСОРД имеет следующую структуру:
фамилия, имя, отчество – указываются в винительном падеже;
наименование должности, профессии, разряд по ЕТС, наименование структурного подразделения;
дата увольнения, указывается без предлога «с».
причина увольнения – указывается с использованием слов «в связи» и указанием пункта и статьи Трудового кодекса, по которым увольняется работник.
Кроме того, в тексте приказа об увольнении указываются основание прекращения трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом Республики Беларусь (соглашение сторон, истечение срока трудового договора, по собственному желанию и др.) и период, за который использован очередной отпуск.
Текст приказа о предоставлении отпуска согласно УСОРД имеет следующую структуру:
фамилия, имя, отчество – указываются в дательном падеже;
наименование должности, профессии, разряд по ЕТС, наименование структурного подразделения;
вид отпуска (трудовой, социальный);
количество календарных дней отпуска – указывается с предлогом «на»;
даты начала и окончания отпуска – указываются с помощью предлогов «с» и «по»;
период, за который предоставляется трудовой отпуск.
Одним приказом допускается оформлять одного, двух и более работников. В этом случае текст приказа разбивается на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В заголовке фамилии работников, на которых распространяется действие приказа, не указываются.
В некоторых случаях допускается издавать приказы по личному составу, содержащие несколько предписываемых действий по разным вопросам, например, о приеме, переводе и увольнении нескольких работников. Такой приказ называется сводным. В сводном приказе указывается не конкретный, а общий заголовок: «По личному составу».
Следует обратить внимание на способ оформления даты во всех приведенных выше примерах – цифровой (01.01.2001, а не 1 января 2001 г.). Цифровой способ оформления даты применяется в приказах по личному составу не только при указании даты документа, но и в тексте, а также во всех других реквизитах документа (в визах согласования, визах ознакомления).
Каждый приказ по личному составу должен иметь основание. При приеме на работу основанием является заявление работника о приеме на работу и трудовой договор, в других случаях – соответствующие документы (заявления, докладные записки, документы аттестационной комиссии и др.). Каждый пункт приказа может иметь одно или более оснований. Все они указываются после этого пункта и нумеруются арабскими цифрами с точкой. Если несколько пунктов приказа издаются по одному основанию, то его допускается указывать в конце текста.
Слово «Основание» пишется от границы левого поля (без абзаца). Само слово «Основание» остается открытым, то есть при переносе текста основания на новую строку ее печатают не от границы левого поля, а с позиции первой буквы (цифры) текста основания. После слова «Основание» ставится двоеточие.
Одним из важнейших реквизитов, придающих документу юридическую силу, является подпись. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и расшифровки подписи (вначале указываются инициалы, затем фамилия).
Наименование должности следует печатать от границы левого поля (без абзаца). При этом к наименованию должности (директор, ректор и др.) принято добавлять видовое наименование организации, например: директор завода, ректор академии, директор института и т.п.
Все приказы издаются на основе единоначалия, поэтому имеют одну подпись – руководителя организации или другого лица, имеющего право издания приказов (как правило, заместителя руководителя).
Проекты приказов до подписания подлежат внутреннему согласованию (визированию). Лица, которые должны завизировать документ, определяются на основании организационных документов (устава, положения об организации, положений о структурных подразделениях, должностных инструкций, инструкций по делопроизводству), исходя из их компетенции и содержания документа. В приведенных выше образцах приказов наличие внутреннего согласования обозначено словом «визы».
В состав визы входит наименование должности визирующего, его личная подпись, расшифровка подписи и дата.
Визы располагаются на приказе ниже подписи, допускается помещать их на обороте последнего листа приказа.
С приказами по личному составу необходимо знакомить работников, которых они непосредственно касаются (виза ознакомления). Виза ознакомления состоит из слов «С приказом ознакомлен(а,ы)», после чего ставится двоеточие, личной подписи ознакомленного работника (в одну строку) и ниже – даты ознакомления. При подготовке приказов рекомендуется сразу впечатывать составляющие этой визы в проект документа, а работнику после издания приказа остается лишь расписаться в приказе и поставить дату.
Виза ознакомления в приказе помещается ниже подписи либо на оборотной стороне последнего листа документа.