- •Тема 1. Состав и виды кадровых документов
- •1.1. Роль кадровых документов в решении задач по управлению персоналом.
- •1.2. Нормативно-методические материалы, регламентирующие работу с кадровыми документами.
- •1.3. Организационно-распорядительная документация, используемая в деятельности кадровых служб.
- •1.4. Основные документы по личному составу, регулирующие взаимоотношения предприятий с работниками.
- •1.5.Документы по работе с персоналом
- •Тема 2. Состав и оформление документов при приеме на работу
- •1. Документирование процесса подбора персонала в организации.
- •1.1. Анализ потребности организации в подборе персонала.
- •1.2. Условия трудоустройства в организацию.
- •1.3. Требования к квалификации соискателей.
- •1.4. Объявление об открытой вакансии.
- •1.5. База данных соискателей.
- •1.6. Приглашение на собеседование.
- •1.7. Уведомление об отказе в предоставлении вакансии.
- •1.8. Лист собеседования с соискателем на открытую позицию.
- •1.9. Оценка кандидата в процессе собеседования.
- •Процедура документационного оформления при приеме на работу.
- •Тема 3. Документирование движения персонала
- •3.1. Классификация документов, характеризующих движение кадров.
- •3.2. Перевод работника на другую работу.
- •3.3. Документация по оформлению служебных командировок.
- •3.4. Условия и порядок предоставления отпусков, и их оформление.
- •3.5. Расторжение трудового договора и оформление увольнения работника.
- •Образец заявления работника об увольнении по собственному желанию
- •Тема 4. Документирование оценки деятельности персонала
- •4.1.Общие понятия.
- •4.2. Порядок проведения и оформления аттестации работников.
- •4.3. Характеристики, рекомендации и рекомендательные письма.
- •4.4. Поощрения и наложения дисциплинарных взысканий.
- •4.5. Разрешение трудовых споров.
- •Тема 5. Порядок подготовки приказов по личному составу и оформление личных карточек
- •5.1. Общие подходы к изданию приказов.
- •5.2. Особенности оформления приказов по личному составу.
- •5.3. Оформление личных карточек.
- •Тема 6. Ведение трудовых книжек и личных дел работников
- •6.1. Правовая сторона обращения с трудовыми книжками.
- •6.2. Ведение трудовых книжек.
- •6.3. Выдача дубликата трудовой книжки.
- •6.4. Оформление вкладыша в трудовую книжку.
- •6.5. Выдача трудовой книжки на основании увольнения работника организации.
- •6.6. Учет и хранение трудовых книжек и их бланков.
- •6.7. Формирование личных дел работников.
- •Тема 7.Организация работы с документами
- •7.1.Документооборот.
- •7.2. Номенклатура дел: задачи, форма и содержание.
- •7.3.Формирование дел.
- •Тема 8. Организация хранения дел службы кадров
- •8.1. Подготовка кадровых документов к архивному хранению. Экспертная комиссия.
- •8.2. Оформление дел.
- •8.3. Передача дел на архивное хранение.
- •Тема 9. Учетная и справочная документация
- •9.1. Табель учета рабочего времени.
- •9.2. Журналы и книги по учету кадров.
- •Тема 10. Оформление актов и поздравительных писем
- •10.1. Что такое акты?
- •10.2. Процедура оформления акта.
- •10.3. Оформление поздравительных писем.
6.7. Формирование личных дел работников.
Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Цель формирования личного дела – сосредоточение и хранение всей информации о работнике в одном месте. В личное дело помещаются документы, заполненные сотрудником при приеме на работу: заявление, личный листок или анкета, автобиография. Кроме того, в личное дело помещают копии документов об образовании, выписку из приказа по личному составу о приеме на работу.
При переводе на другую работу личное дело не передается (за исключением отдельных случаев) и вновь заводится на новом месте работы. Личные дела ведутся не по годам, а в течение всего времени работы в организации. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных работников и др. В состав личного дела должны включаться документы в следующей последовательности: опись документов личного дела (см. приложение 8.3), дополнение к личному листку по учету кадров, личный листок (анкета), автобиография, копии документов об образовании, характеристики, заявление о приеме на работу и трудовой договор, копии приказов о приеме и перемещении работника, копии аттестационных документов.
Помимо основных документов в личное дело практикуется помещать некоторые дополнительные и специфические документы, такие, как подтверждение изменения анкетно-биографических данных работника (например копия свидетельства о браке), отзывы, рекомендательные письма, список научных трудов и изобретений и пр.
Вместе с тем не рекомендуется помещать в личное дело документы, уже имеющиеся в информации, содержащейся в личном листке по учету кадров и дополнениях к нему.
Личные дела имеют длительный срок хранения. В связи с этим в личные дела не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся, например, справки с места жительства и о жилищных условиях, справки о состоянии здоровья, дублетные экземпляры и черновики документов. Личные дела оформляются и ведутся службой кадров. При работе с личными делами следует обратить внимание на правильность составления и оформления входящих в него документов.
При заведении личного дела оформляется его обложка (см. приложение 8.4) и корешок. На обложке сверху вниз располагаются следующие реквизиты: наименование организации, номер личного дела, Ф.И.О. (полностью), дата начала личного дела, даты окончания дела, количество листов, срок хранения. На корешке личного дела указывается его номер.
Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках. При подготовке личных дел к передаче на хранение составляется итоговая запись к внутренней описи, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Опись составляется на отдельном листе и по установленной форме. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем.
Для обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в книге (журнале) учета личных дел. Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам.
Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяется руководителем организации. Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены. На выданные личные дела заводится контрольная карточка. Для высланных дел указываются дата отправки, адресат, исходящий номер сопроводительного письма, дата возвращения дела.