2 Этап. Порядок вынесения резолюции.
Запустить систему Пуск/Все программы/Дело-Старт 8.0.1/ Документы (DELO).
Щелкнуть мышью на кнопке Поиск окна Дело. Система сформирует главное окно Поиск и рабочее окно Запрос по РК.
Так как бумажный оригинал Заявки с оформленной резолюцией и проставленным в штамп регистрационным номером должен находиться на руках у делопроизводителя – пользователя системы, то поиск РК документа легче осуществить в режиме поиска по номеру документа.
Однако, у нас нет на руках бумажного оригинала, поэтому легче осуществить поиск в режиме Запрос по РК.
Щелкните мышью на кнопке панели инструментов Очистить запрос
(если ранее вами был установлен какой-либо
параметр поиска, он будет обнулен).Ввести с клавиатуры в поле Дата рег. с: и по: значение даты регистрации документа.
В поле Корреспонд. указать БУПК из справочника Организации – Клиенты.
Нажать кнопку на панели инструментов
или в меню Управление/Начать
поиск. В результате поиска документ
должен быть найден (откроется окно
папки Найденные документы (1), в
которой будет находиться одна запись,
соответствующая запросу).Выделить строку с номером Заявки и нажмите кнопку на панели инструментов или в меню Управление/Просмотреть РК. Откроется окно просмотра РК ранее зарегистрированной Заявки.
Выбрать в меню Резолюции команду Ввести резолюцию или в группе Резолюция (0 из 0) нажать кнопку
.
Откроется окно задания реквизитов
резолюции (рис. 4).
Рис. 4. Окно формирования резолюции
В поле Автор по умолчанию уже записана фамилия одного из возможных авторов резолюции - кандидата на вынесение резолюции по данному документу. Если автором резолюции должно быть другое должностное лицо, то, нажав на кнопку выбора из списка для поля Автор, можно перейти к полному списку авторов резолюций и выбрать фамилию оттуда (щелкнуть мышью на требуемой фамилии). Выбрать фамилию начальника отдела компьютерных технологий, то есть вашу фамилию.
Поле от: по умолчанию содержит текущую дату. Оставить это поле без изменений.
Для заполнения в группе Дата исполнения поля Плановая воспользуемся календарем. Дважды щелкните мышью на поле Плановая. Откроется окно календаря на текущий месяц. Дважды щелкните мышью на требуемом числе: на 14 дней позже текущей даты.
Внимание: Если поле Плановая заполнено, то это означает, что данная резолюция - контрольная и документ поставлен на контроль. Таким образом поступившая Заявка ставится на контроль исполнения.
Щелкните мышью на поле Резолюция, следующее сразу после поля Автор и введите с клавиатуры текст резолюции: Разобраться и подготовить решение.
Сформируем список исполнителей документа. Этот список создается с помощью кнопок панели инструментов группы Исполнители.
В настоящий момент доступны две кнопки панели (пиктограммы остальных окрашены в серый цвет). Укажите курсором на левую доступную кнопку, - под стрелкой курсора появится надпись с именем кнопки – Добавить исполнителя - F2. Щелкните мышью на кнопке Добавить исполнителя. Система сформирует окно Выбор из справочника Подразделения (Должностные лица).
Дважды щелкните мышью на вершине Отдел компьютерных технологий №группы исходного списка. Список вершин преобразуется в список листьев, детализирующих данную вершину (фамилии должностных лиц - сотрудников отдела).
Нажмите клавишу CTRL и, не отпуская ее, последовательно щелкните мышью на строке исходного списка фамилия - Начальник отдела и на строке исходного списка фамилия - Зам. начальника отдела. Обе строки станут выделенными. Не отпуская кнопку CTRL перетащите с помощью мыши выделенные строки из верхнего раздела в нижний (нажмите левую кнопку мыши и переместите курсор в нижний раздел окна).
Нажмите на кнопку возврата в список вершин
.
Исходный список преобразуется в список
вершин.
Дважды щелкните мышью на вершине Производственный отдел, а затем, выделив строку исходного списка фамилия - Начальник отдела, также выберите в список.
Нажмите кнопку Выбрать. Произойдет возврат к окну Резолюция. При этом в группе Исполнители будет сформирован требуемый список исполнителей документа. Перечень исполнителей резолюции будет выстроен в порядке их выбора из справочника. Первый исполнитель будет отмечен как ответственный. Если такой порядок исполнителей не устраивает, можно воспользоваться кнопками
и
или сменить ответственного исполнителя
резолюции (кнопка
).Щелкнуть мышью на кнопке Записать окна Резолюция. Резолюция запишется в карточку и произойдет возврат к окну РК, в нижнем разделе которой отобразятся реквизиты введенной резолюции.
ВНИМАНИЕ. Предположим, в должностные обязанности пользователя системы входит размножение бумажного документа и передача его оригинала ответственному исполнителю, а копий – исполнителям документа согласно резолюции, вынесенной ее начальником. Движение бумажного документа может быть зарегистрировано в журнале передачи документа, который рекомендуется оформлять в момент ввода резолюции.
На этом заготовка для внесения изменений в регистрационную карточку, связанных с вводом резолюции, сформирована.
Для перехода к режиму печати регистрационной карты выберите команду Файл/Печать РК. В результате будет сформирован отдельный лист документа, готовый к печати.
Щелкнуть мышью на пункт меню Выход главного окна Поиск. Произойдет возврат к окну отобранных в поиске документов.