Режим таблицы Создание и редактирование

записей(реже создание полей).

Конструктор Создание и редактирование полей.

Мастер таблиц Применение шаблонов.

Импорт таблиц Импорт данных и объектов из

внешнего файла в текущую базу

данных.

Связь с таблицами Создание таблиц в текущей ба-

зе данных, связанных с таблицами

внешнего файла.

Задание структуры таблицы

Задание структуры таблицы включает определение полей, представленное ниже:

Ключ

Имя поля

Тип данных

Описание

Описание- это комментарий, который выводится в строку состояния.

Ключ

Если каждому значению поля соответствует только одно значение описательного атрибута, то это поле в соответствии с правилами нормализации выбирается в качестве поля первичного ключа. В поле первичного ключа не могут содержаться одинаковые величины в двух различных записях.

Связь осуществляется по полям, имеющим одинаковый тип данных

(или по существу одинаковый, например, счетчик и индексированное

числовое поле, не допускающее совпадений).

Поэтому, чтобы достичь определенного типа отношений связи задается поле вторичного ключа, в котором могут допускаться совпадение записей.

Таблица, в которой первичный ключ является полем связи, является главной, а таблица, в которой поле связи – вторичный ключ, является подчиненной. В подчиненной таблице для однозначного ее определения также необходимо задать первичный ключ.

Для установки ключа выделяем поля, составляющие ключ, и нажимаем Правка -- Ключевое поле.

При этом рядом с полем устанавливается знак ключа

Далее вам необходимо установить свойства поля в закладках: Общие и Подстановка.

Ниже приведен пример определения свойств поля Cena, не являющегося ключевым, с помощью конструктора при выборе вкладки Общие.

Свойства поля:

Общие

Подстановка

Размер поля Длинное целое

Формат поля

Число десятичных знаков Авто

Маска ввода

Подпись Цена

Значение по умолчанию 1

Условие на значение >0

Сообщение об ошибке “Цена - положительное число !“

Обязательное поле Нет

Индексированное поле Нет

Обратите внимание, что для работы в режиме SQL имена полей нужно давать на английском языке. Для перевода на русский язык используется подпись поля.

При задании типов поля числовой и дата/время часто приходится

устанавливать свойства поля такие как «Формат поля» и «Маска

ввода». Например, для того, чтобы определить поле «Дата поставки», которое добавляется в таблицу «Товары» в лаб.1, нужно в режиме «Конструктор» выполнить следующие действия:

- установить курсор на имени поля «Дата поставки»,

- щелкнуть по кнопке с тремя точками в конце строки (эта кнопка называется кнопкой «Построителя»).

В случае выбора формата поля в виде «Краткий формат даты» целесообразно использовать шаблон, который в режиме таблицы будет выдаваться в виде: __.__.__, в него удобно будет вписывать дату, напри-

мер, 14.12.04. Для этого используется следующая маска ввода:

99/99/00;0;_ или 99.99.00;0;_.

Символ «0» или «9» в маске означает, что в данную позицию должна быть

введена цифра, а символ / означает, что в данную позицию должен быть

введен разделитель в значениях даты и времени, например, точка. Знак

0;_в конце маски ввода означает, что разделительный знак сохраняется

в шаблоне для ввода данных, он ставится между знаками «_». Другая цифра, вместо 0, это не гарантирует.

Можно также, например, написать непосредственно в свойствах поля в строку Маска ввода: 000\-00\-00.

Такая маска ввода удобна для ввода 7-значных телефонных номеров.

Если вы хотите создать падающее меню для поля, выберите в свойствах поля закладку Подстановка и, щелкнув по этой закладке, выберите тип связанного с полем элемента управления: Список или Поле со списком. При этом появляются дополнительные параметры, которые определяют источник данных для строк списка и ряд других характеристик списка. В качестве источника данных для списка выбирается таблица, с которой осуществляется постоянная связь.

Если первичный ключ не установлен, то при сохранении таблицы выводится приглашение для создания ключевого поля. При выборе кнопки «Да» в таблицу будет добавлено ключевое поле типа Счетчик

(осуществляет нумерацию записей числами по порядку).

Способы изменения структуры таблицы в БД

В окне БД активизируйте вкладку Таблицы и выберите режим Конструктор. При этом можно задать или поменять определение полей: имя поля, тип данных, описание. По умолчанию присваивается текстовый тип данных.

Щелкнув по стрелке справа, получим раскрывающийся список типов данных, в котором можно выбрать необходимый тип данных.

Добавление полей в таблицу осуществляется, если установить

курсор в новую строку и ввести атрибуты и свойства нового поля, сох-

ранить.

Для перемещения поля в другое место нужно дважды щелкнуть

по перемещаемому полю, при этом появится прямоугольник, который

нужно переместить, удерживая левую клавишу мыши, опустить прямо-

угольник на поле, впереди которого нужно поместить перемещаемое поле.

Для удаления полей необходимо его выделить, щелкнув левой

клавишей мыши по его названию и нажав Delete или другим способом

выделить поле и выбрать пункт главного меню Правка - удалить.

Для изменения названия поля нужно дважды щелкнуть по его

названию и в соответствии с правилами редактора ввести новое название поля.

Все сказанное выше относится к полям, которые не являются

ключевыми или полями связи. Для редактирования полей, являющихся

полями связи, необходимо вначале удалить связи.

Установка и удаление связи

Выберите пункт главного меню Сервис — Схема данных и добавь-

те таблицы, между которыми осуществляется связь. Щелкните по полю

связи в главной таблице и протащите ее указатель в поле связи подчи-

ненной таблицы.

Если возникшем окне Изменение связи установить флажок «Обеспечение целостности данных», то программа проверяет наличие значений в поле связи, отсутствующих в соответствующем поле главной таблицы, и при несоответствии выдает ошибку. Также, если установка свойства «индексированное поле», не соответствует выбранному типу отношений связи, то нужно просмотреть поля связи таблиц в режиме конструктора и выбрать нужный случай «допускаются совпадения или нет».

- включите флажок «Каскадное обновление связанных полей»,

это приведет к тому, что при изменении значения «Код поставщика»

в таблице «Поставщики», изменится соответствующее значение в таб-

лице «Товары».

- включите флажок «Каскадное удаление связанных записей».

Это приведет к тому, что при удалении одной записи из таблицы «Поставщики» будут удалены все связанные с ней записи из таблицы «Товары».