1.7.Функції автоматизації введення інформації

При створенні нової робочої книги іноді приходиться виконувати безліч одноманітних дій, щоб скоротити втрати часу в Excel пропонуються функції «Автозаполнение», «Запомнить значение», «Автозавершение», «Выбрать со списка».

Функція «Автозаполнение» використовується для заповнення чарунок таблиці, що включають серії даних.

Розглянемо приклад. Необхідно заповнити таблицю, у якій значення стовпців – назви днів тижня, тобто пн, ут, порівн, чт, пт, сб, вс. Для того, щоб заповнити ці дані можна виділяти осередку по черзі і вставляти значення вручну, а можна скористатися функцією автозаполнения.

Для цього в осередках А1 і В1 проставляємо пн і ут відповідно, далі виділяємо область А1-У1. Встановлюємо в нижній правий кут покажчик миші, поки він не приймає вид чорного плюса, фіксуємо мишу натиснутої і протягаємо убік поширення назв днів тижня. У результаті цих дій з'являться назви порівн, чт, пт і так далі. Подібні дії можна робити і з іншими послідовностями, необхідно тільки для табличного процесора вказати два представників з послідовності, наприклад, вказавши в числовій послідовності 1,2 далі очевидно, буде випливати 3, 4 тощо.

Функція «Заполнить значение» використовується також для заповнення чарунок таблиці, що включають серії даних, з тією лише відмінністю, що пропонує конкретизувати значення, пропоновані для заповнення.

Її використання можна описати також як робота попередньої функції з тією відмінністю, що фіксується не ліва кнопка миші перед протяганням убік поширення значень, а права, у результаті чого з'явиться вікно, у якому необхідно вибрати рядок «Заполнить значение».

Функція «Автозавершение» дозволяє прискорити заповнення таблиці особливо в тих випадках, коли таблиця будується на однотипних даних, що мають повторення. У цьому випадку необхідно включити опцію «Параметры» в меню «Сервис» на вкладці «Исправления» установити прапорець «Автозаполнение значений ячеек». У результаті при наборі даних процесор буде аналізувати трохи перших символів даних, що набирається, і «підказувати» їхнього закінчення, якщо закінчення слова збігається з необхідним, то використовують Enter чи Tab.

Функція «Выбрать со списка» використовується для введення даних у список. Дана функція викликається при покажчику миші, що представляє білий плюс, натискається права кнопка миші, і у вікні, що випало, викликаємо функцію «Выбрать со списка».

Для швидкого введення однакових даних у кілька чарунок, використовується комбінація клавіш Ctrl+Enter. Перед використанням цієї комбінації клавіш необхідно виділити область, що будуть заповнена однаковими даними, потім в активному осередку набрати символьне представлення.

2.Завдання до виконання роботи

1.Відкрити будь-яку існуючу на твердому диску робочу книгу.

2.Зберегти відкриту книгу під своїм ім'ям.

3.Потренируйтесь у виборі робочих аркушів у робочій книзі. Зміните назви робочих аркушів зі стандартних назв «Лист1», «Лист2», «Лист3» на будь-які інші.

4.Потренируйтесь у виділенні стовпців, у тому числі двох чи більш не суміжних стовпців.

5.Виділите кілька сусідніх рядків і (чи) стовпців.

6.Виділити чарунку. Привласнити їй фізичне ім'я.

7.Виділити групу чарунок, використовуючи клавіатурний прийом, і за допомогою миші.

8.Увести текст і числа вручну, наприклад, розклад робочого дня студента з дискретністю щогодини.

9.Побудувати таблицю:

Посаду	Кіл-сть	Ставка	Робочих днів	Лікарняні	Нарахована ЗП	Видана ЗП
Директор	1	1430	21	0
Гол. бухгалтер	1	960	21	0
Менеджери	5	350	21	0
Гол. інженер	1	470	8	10
Співробітники	4	250	20	0
Робітники	16	200	18	0
Тимчасові	7	130	18	0
				Разом

10.Потренируйте введення тексту з використанням функції «Заполнить значения».

11.Уведення тексту за допомогою функції «Автозаполнение».

12.Уведення тексту за допомогою функції «Автозавершение».

13.Автоматичне введення тексту за допомогою функції «Выбрать со списка».

14.Випробувати введення тексту в кілька чарунок одночасно.

15.Потренируйтесь зі зміною інформації у вже заповнених осередках.