3.3. Работа со сводной таблицей

При создании сводной таблицы автоматически открывается и панель инструмен­тов Сводные таблицы. В дальнейшем открывать и закрывать эту панель можно, щелкая правой кнопкой мыши на любой из открытых панелей инструментов и выбирая пункт Сводные таблицы из контекстного меню.

Если требуется изменить вид сводной таблицы, это можно сделать с помощью кно­пок, помещенных в таблице в соответствующих областях. При щелчке на соответ­ствующей раскрывающей кнопке появляется небольшое окно, в котором можно отключить некоторые из отображаемых показателей. Для области Страница справа отображается раскрывающийся список, позволяющий выбрать разные условия фильтрации. Кроме того, щелкнув в пределах сводной таблицы правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню пункт Отобразить страницы, можно разделить единую сводную таблицу на набор таблиц, соответствующих разным значениям, которые можно выбрать в области Страница.

Сводная таблица остается динамически связанной с данными, на основании кото­рых она была построена. Это, в частности, означает, что для любого значения, при­веденного в сводной таблице, можно выяснить, как оно было получено, Для этого надо дважды щелкнуть на соответствующей ячейке таблицы. При этом автомати­чески создается новый рабочий лист, содержащий выборку записей, использован­ных при вычислении данного значения.

Динамическая связь с исходными данными проявляется и в том, что при измене­нии данных не требуется заново формировать сводную таблицу. Достаточно щелк­нуть в пределах таблицы правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню пункт Обновить данные.

Впрочем, это не относится к часто встречающейся ситуации, когда записи базы данных добавляются или удаляются. В этом случае необходимо снова запустить

мастер сводных таблиц (проще всего для этого воспользоваться кнопкой Мастер сводных таблиц на панели инструментов Сводные таблицы), щелкнуть на кнопке Назад и уточнить диапазон ячеек, включающих записи базы данных. После щелчка на кнопке Готово данные сводной таблицы будут обновлены с учетом изменения числа записей.

3.4. Построение сводных диаграмм

Сводная диаграмма представляет собой диаграмму, построенную на основе свод­ной таблицы. При создании сводной диаграммы соответствующая ей сводная таб­лица создается автоматически, даже если явного запроса на ее создание не было. Для создания сводной диаграммы по уже существующей сводной таблице проще всего щелкнуть на кнопке Мастер диаграмм на панели инструментов Сводные таб­лицы. Чтобы создать сводную диаграмму непосредственно на основе базы данных, надо запустить Мастер сводных таблиц командой Данные - Сводная таблица и на первом этапе работы мастера установить переключатель Сводная диаграмма. Далее проще всего сразу щелкнуть на кнопке Готово.

Программа Excel автоматически создаст новые рабочие листы, соответствующие создаваемой сводной таблице и сводной диаграмме, и откроет лист с диаграммой. Реальной информации этот лист пока что не содержит. Формирование содержи­мого диаграммы осуществляется точно так же, как формирование сводной таблицы:

перетаскиванием кнопок, соответствующих полям базы данных, в нужные облает! диаграммы. Таких областей три.

• Область страницы располагается в верхней части диаграммы.

• Область данных совпадает с областью построения.

• Область категорий (включающая строки и столбцы промежуточной сводной таблицы) располагается в нижней части диаграммы или слева от нее.

Кнопки полей, которые можно перетаскивать, в данном случае располагаются непо­средственно на панели инструментов Сводные таблицы. Чтобы отменить использование поля, его надо переместить из области диаграммы обратно на панель.

Информация о полях базы данных отображается на диаграмме точно так же, как и в сводной таблице, — с раскрывающими кнопками. Используя их, можно изме­нить правила фильтрации или отключить отображение некоторых значений.

Дальнейшее форматирование и настройка диаграммы осуществляется через кон­текстные меню. Так, чтобы изменить вид диаграммы, надо щелкнуть правой кноп­кой мыши на области построения и выбрать в контекстном меню пункт Тип диа­граммы. Для изменения формата щелкните на соответствующем элементе диаграммы правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню соответствующий пункт Формат... В целом, возможности управления отображением сводных диаграмм несколько ниже, чем для обычных диаграмм, что связано с более сложным внут­ренним механизмом их построения.