Лекция № 22. Табличный процессор excel. Базы данных.

Вопросы:

1. Сортировка базы данных

2. Фильтрация базы данных

3. Анализ данных

4. Печать документов Excel

Литература:

Информатика. Учебник для вузов под ред. С.В. Симоновича

Обычно базы данных представляют собой набор взаимосвязанных таблиц. Прос­тейшие базы данных состоят из одной таблицы. В качестве такой базы данных вполне можно использовать электронную таблицу Excel. Программа Excel включает набор функций, позволяющих выполнять все основные операции, присущие базам данных.

Информация в базе данных состоит из набора записей, каждая из которых содер­жит один и тот же набор полей. Записи характеризуются порядковыми номерами, а каждое поле имеет заголовок, описывающий его назначение.

Чтобы содержимое рабочего листа рассматривалось как база данных Excel, необ­ходимо придерживаться строгих правил. Каждому полю записи соответствует один столбец рабочего листа. Столбцы базы данных должны идти подряд, без проме­жутков между ними. В первой строке каждого столбца (точнее, в той строке, с кото­рой начинается база данных) должен быть указан заголовок соответствующего поля. Заголовок поля должен занимать не более одной ячейки. Содержимое ячейки заго­ловка должно быть уникально в пределах рабочего листа.

Записи базы данных должны идти непосредственно ниже строки заголовков. Пус­тые строки не допускаются. Вообще, пустая строка рассматривается как признак окончания базы данных, то есть, записи должны идти подряд, без промежутков между ними.

В базе данных, оформленной таким образом, возможно выполнение большинства операций, характерных для баз данных. Все операции с базами данных выполня­ются примерно одинаково. Сначала необходимо выбрать любую ячейку в базе дан­ных, а затем начать нужную операцию. При этом весь диапазон записей базы дан­ных выбирается автоматически.

1. Сортировка базы данных

Для сортировки базы данных используется команда Данные - Сортировка. Диалоговое окно Сортировка диапазона служит для выбора поля, по которому про­изводится сортировка. Если заданы заголовки полей, то в качестве обозначений используются именно они, если заголовки отсутствуют, в качестве заголовков используются обозначения столбцов. Первое из выбранных полей определяет режим первичной сортировки. Если при совпадении значений в этом поле суще­ствуют дополнительные критерии, определяющие порядок записей, то можно также задать поля для вторичной к третичной сортировки. По любому из полей сорти­ровка может выполняться в порядке возрастания или убывания.

2. Фильтрация базы данных

Так как база данных может включать огромное число записей (в программе Excel естественным пределом служит максимальное число строк рабочего листа — 65536), не всегда требуется отображать все эти записи. Выделение подмножества общего набора записей называется фильтрацией. Наиболее простым способом фильтра­ции в программе Excel является использование автофильтра.

2.1. Применение автофильтра.

Включение режима фильтрации осуществляется коман­дой Данные - Фильтр - Автофильтр. При этом для каждого ноля базы данных авто­матически создается набор стандартных фильтров, доступных через раскрываю­щиеся списки. Раскрывающие кнопки этих списков отображаются возле поля заголовка каждого столбца.

По умолчанию используется вариант Все, указывающий, что записи базы данных должны отображаться без фильтрации. Вариант Первые 10 позволяет отобрать опре­деленное число (или процент) записей по какому-либо критерию. Вариант Усло­вие позволяет задать специальное условие фильтрации. Кроме того, имеется воз­можность отбора записей, имеющих в нужном поле конкретное значение.

При применении фильтра записи, не попадающие в отобранное подмножество, скрываются и не отображаются. Общее число записей базы данных и число отобранных записей отображается в строке состояния программы. Исходные номера отобранных записей сохраняются, но отображаются голубым цветом. Точно таким же цветом изображается заголовок поля (или нескольких полей), по которому была выполнена фильтрация.

Отфильтрованная база данных может использоваться при печати (печатаются только записи, относящиеся к выбранному подмножеству) и при построении диаграмм (график строится на базе выбранных записей). В последнем случае смена крите­риев фильтрации автоматически изменяет вид диаграммы.