Задание №1: Контакты

1. Создайте новую базу данных, назовите "Контакты" (раздел «1. Создание новой базы данных с помощью Мастера баз данных), внесите в нее соответствующие данные (с помощью кнопки Ввод/просмотр формы в окне Главная кнопочная форма) из файла «Задание 1 - Контакты.xls»

2. Создать запрос на выборку на основе таблицы "Контакты", как описано в разделе «2. Поиск записей с помощью запроса на выборку. Создание запроса к одной таблице»

3. Создать отчет для таблицы «Контакты» при помощи Мастера Отчетов. Как описано в разделе «3. Создание и настройка отчетов».

4. Создайте таблицу "Сотрудники" при помощи мастера таблиц и свяжите с таблицей «Контакты», как описано в разделе «4. Разработка и создание таблиц» внесите в нее соответствующие данные из файла «Задание 1 - Сотрудники.xls»

1. Создание новой базы данных с помощью Мастера баз данных.

1. Сначала необходимо запустить Access.

2. Появится диалоговое окно Microsoft Access. Здесь можно выбрать следующие пункты:

• создать новую базу данных, полагаясь на свои знания (вручную)

• запустить Мастер баз данных

• открыть базу данных или проект, которые были созданы ранее

Выбираем Запуск мастера.

3. Щелкаем по кнопке СОЗДАТЬ на панели инструментов. В правой части экрана появляется окно «Создание файла». В нем выбираем пункт Общие шаблоны. Далее переходим во вкладку Даза данных. В ней находятся значки готовых шаблонов баз данных. Выбираем шаблон Контакты. Нажимаем Ок.

4. Откроется диалоговое окно Файл новой базы данных. В списке Папка выбираем диск и папку, где будут храниться файлы вашей базы данных. В поле Имя файла задаем имя вашей базы данных (по умолчанию Контакты). Нажимаем кнопку Создать.

5. Появится первое диалоговое окно мастера Создание баз данных. Нажимаем кнопку Далее.

6. В следующем диалоговом окне необходимо выбрать дополнительные поля таблицы базы данных. Помечаем нужные поля галочками. Добавьте поле Дата рождения. Щелкаем на кнопке Далее.

7. В третьем диалоговом окне выбираем стиль для форм новой базы данных (например Стандартный) и щелкаем Далее.

8. Далее выбираем вид оформления отчета (например Строгий), нажимаем Далее.

9. Вводим название для своей базы данных и щелкаем на кнопке Далее.

10. Щелкаете на кнопке Готово. После этого Access создаст базу данных на основе ваших параметров.

После того как мастер закончит свою работу, вы увидите окно Главная кнопочная форма. В этом окне находятся кнопки, выполняющие функции меню, т.е. позволяющие быстро переходить от задачи к задаче или выйти из базы данных. При помощи кнопки Ввод/просмотр формы введите данные в базу данных в режиме Формы. При помощи кнопки Просмотр отчетов… можно посмотреть как будут выглядеть отчеты по готовым объектам.

2. Поиск записей с помощью запроса на выборку. Создание запроса к одной таблице.

Запрос предназначен для выборки и просмотра записей из одной или нескольких таблиц, его можно сохранить, чтобы позднее вновь использовать или создать на его базе форму или отчет.

Создадим несложный запрос, выполняющий выборку записей из одной таблицы. Это будут записи из таблицы «Контакты», родившихся в марте, для полей Имя, Фамилия, Адрес, Дата Рождения и Домашний Телефон.

1. В окне базы данных щелкните на кнопке Запросы.

2. Щелкните на кнопке Создать, чтобы открыть диалоговое окно Новый запрос.

3. Щелкните два раза на строке Конструктор, чтобы открыть диалоговое окно Добавление таблицы.

4. Выберите таблицу Контакты, щелкните на кнопке Добавить, а затем – на кнопке Закрыть. На экране появится окно запроса - Запрос1: запрос на выборку.

После добавления в окно запроса таблицы нужно добавить поля в бланк запроса.

5. Перетащите поле Имя из списка полей в верхней части окна в строку Поле первого столбца бланка запроса.

6. Перетащите поле Фамилия в строку Поле второго столбца бланка запроса.

7. Перетащите поля Дата Рождения и Домашний Телефон в строку Поле, соответственно, третьего и четвертого столбца бланка запроса. (Чтобы найти в списке полей имя необходимого поля, воспользуйтесь вертикальной полосой прокрутки.)

Совет: Добавить поля в бланк запроса можно и без перетаскивания. В строке Поле щелкните у правой границы столбца и выберите поле в раскрывающемся списке полей. Есть еще вариант: щелкните дважды на имени поля в списке полей в верхней части окна запроса, и поле будет занесено в первый свободный столбец бланка запроса.

Теперь запрос уже можно запускать – в нем будут отображены данные полей Имя, Фамилия, Дата Рождения и Домашний Телефон для всех записей таблицы Адреса. Но поскольку нам необходимо просмотреть записи только для тех людей, которые родились в марте, в бланке запроса требуется также указать условия отбора.

В строке Условие отбора столбца для поля Дата Рождения введите значение *.03.*. В формулировке этого условия использован подстановочный знак «звездочка» (*), заменяющий символы обозначения дня и года. «Звездочкой» можно заменять любое количество символов.

Чтобы отсортировать записи запроса, в бланке запроса выберите в раскрывающемся списке строки Сортировка один из двух вариантов: По убыванию или По возрастанию. Например, отсортируйте по возрастанию записи запроса по полю Фамилия.

Последний шаг это выполнение запроса. Щелкните на кнопке Запуск на панели инструментов (кнопка с восклицательным знаком), чтобы в режиме таблицы просмотреть результаты выполнения запроса.

Можно также щелкнуть на кнопке Вид (крайняя левая кнопка) на панели инструментов, чтобы перейти из режима таблицы в режим конструктора запроса, для изменения параметров запроса. Если снова щелкнуть на этой кнопке, вы опять перейдете в режим таблицы.