3.3.1. Информационные системы учета и финансов
Финансово-учетные системы включают подклассы локальных и малых интегрированных систем (по классификации компании «Deloitte & Touche»). Такие системы предназначены для ведения учета по одному или нескольким направлениям (бухгалтерия, сбыт, склады, учет кадров и т.д.). Системами этой группы может воспользоваться практически любое предприятие, которому необходимо управление финансовыми потоками и автоматизация учетных функций.
Системы этого класса по многим критериям универсальны, хотя зачастую разработчиками предлагаются решения отраслевых проблем (например, особые способы начисления налогов или управление персоналом с учетом специфики регионов). Универсальность приводит к тому, что цикл внедрения таких систем невелик; иногда можно воспользоваться «коробочным» вариантом, купив программу и самостоятельно установив ее на персональном компьютере. Финансово-учетные системы (особенно системы российских разработчиков) значительно более гибкие и лучше адаптируются к нуждам конкретного предприятия. Часто предлагаются «конструкторы», с помощью которых можно практически полностью перекроить исходную систему, самостоятельно или с помощью поставщика установив связи между таблицами баз данных или отдельными модулями.
В структуре систем (рис.10) выделяют хранилище информации (централизованные или распределенные БД) и набор информационных технологий функциональной обработки информации. Эти системы неразрывно связаны или включают в себя системы (технологии) управления документами и документооборотом.
3.3.2. Информационные системы предприятий
3.3.2.1. Структура и состав информационной системы предприятия
Информационные системы предприятий (производственные системы) включают подклассы средних и крупных интегрированных систем (по классификации «Deloitte & Touche»). Предназначены эти системы, в первую очередь, для управления и планирования производственного процесса. Учетные функции, хотя и глубоко проработаны, выполняют вспомогательную роль и порой невозможно выделить модуль бухгалтерского учета, так как информация в бухгалтерию поступает автоматически из других модулей. Производственные системы значительно более сложны в установке (цикл внедрения может занимать от 6-9 месяцев до полутора лет и более). Это обусловлено тем, что система покрывает потребности всего производственного предприятия, что требует значительных совместных усилий сотрудников предприятия и поставщика программного обеспечения.
Производственные системы часто ориентированы на одну или несколько отраслей и (или) типов производства:
• серийное сборочное (электроника, машиностроение);
• малосерийное и опытное (авиация, тяжелое машиностроение);
• дискретное (металлургия, химия, упаковка);
• непрерывное (нефте- и газодобыча).
Производственные системы учитывают также различные типы организации самого производственного процесса:
• циклическое повторное производство (repetitive manu–facturing) – планирование выполняется на определенный срок (квартал, месяц, неделя);
• производство на заказ (make-to-order) – планирование только при поступлении заказа;
• разработка на заказ (engineering-to-order) – самостоятельная разработка каждого нового заказа с последующим производством; производство на склад (manufacture-tostock);
• смешанное производство (mixed mode manufacturing) – для производства конечного продукта используется несколько типов организации производственного процесса.
Такая специализация отражается как в наборе функций системы, так и в существовании бизнес-моделей данного типа производства. Наличие встроенных моделей для определенных типов производства отличает производственные системы друг от друга. У каждой из этих систем есть глубоко проработанные направления и функции, разработка которых только начинается или вообще не ведется.
Производственные системы по многим параметрам значительно более жесткие, чем финансово-учетные. Производственное предприятие должно, в первую очередь, работать как хорошо отлаженные часы, где основными механизмами управления являются планирование и оптимальное управление производственным процессом, а не учет количества счетов-фактур за период. Эффект от внедрения производственных систем ощущается на верхних эшелонах управления предприятием, которые получают полное представление о состоянии предприятия: планирование, закупки, производство, запасы, продажи, финансовые потоки и т.п.
При увеличении сложности и широты охвата функций предприятия системой, возрастают требования к технической инфраструктуре и компьютерной платформе. Все без исключения производственные системы разработаны с помощью промышленных баз данных. В большинстве случаев используется технология клиент-сервер, которая предполагает разделение обработки данных между выделенным сервером и рабочей станцией. Технология клиент-сервер оправдывает себя при обработке больших объемов данных и запросов, так как позволяет оптимизировать интенсивность передачи данных по компьютерной сети.
Можно выделить следующие базовые компоненты информационной системы предприятия (рис.11): информация; информационные технологии; организационные единицы управления; функциональные компоненты. Каждый базовый компонент ИС является самостоятельной системой, имеет определенную структуру построения и цели функционирования.
В современном индустриальном информационном обществе информация – это важнейший стратегический ресурс системы управления. ИС должна разрабатываться с учетом заданных потребительских свойств информации:
• полнота информации для реализации управляющего воздействия;
• точность и достоверность информации;
• актуальность, своевременность и оперативность получения информации.
Полнота информации определяется применительно к управленческим функциям. Информация может быть неполной как по составу, так и по объему сведений. В любом случае дефицит информации приводит к невозможности выполнения функций управления в нужное время, в указанном месте, в соответствующем виде.
Точность информации – это заданная степень приближения информации к истинному значению показателя. В практике управления определены необходимые уровни точности информации для различных функций управления, отдельных технико-экономических показателей. Достоверность является вероятностной оценкой точности (безошибочности) информации, зависящей от используемых информационных технологий.
Актуальность информации – это степень соответствия отражения реального состояния системы и объекта управления. Своевременность информации характеризует временной интервал между возникновением потребности в информации и реализацией этой потребности. Оперативность информации выражает «скорость» получения информации. Актуальность связана с периодичностью получения информации, своевременность информации определяет выбор средств обработки информации, а оперативность – выбор средств сбора и передачи информации.
Документ – основной носитель информации во внемашинной сфере ИС – состоит из логически связанных реквизитов. Форма (макет) документа определяет расположение и формат значений реквизитов. Типовая форма документа содержит следующие части: заголовочную, содержательную и оформляющую.
Заголовочная часть формы документа включает постоянные реквизиты, идентифицирующие форму и отдельный экземпляр документа: наименование ИС, название документа, код формы, код документа или другой идентификатор экземпляра документа.
Содержательная часть формы документа может быть представлена в виде сплошного текста, анкеты (для реквизита задается значение), таблицы простой или сложной структуры данных (содержит детальные и итоговые строки) или комбинации тех или иных форм.
Оформляющая часть документа содержит реквизиты, придающие ему правовую силу: дату составления документа и подписи лиц, удостоверяющих документ.
Наиболее традиционным в ИС является деление документов на документы ручного и машинного (с помощью средств вычислительной техники и программ) заполнения.
Жизненный цикл документа – это интервал времени от момента создания (ручным или машинным способом) до момента сдачи документа в архив или уничтожения. Между этими моментами осуществляется движение документа – документооборот, происходит обработка и использование документа для целей управления. В соответствии с длительностью жизненного цикла различают: документы длительного срока пользования (нормативно-справочная или иная условно-постоянная информация, сохраняющая свою актуальность для многократного решения задач) и короткого срока пользования (оперативная информация, актуальная для однократного решения задач).
По содержанию операций обработки и схеме документооборота в конкретной задаче документы делятся на первичные и производные, т.е. содержащие результаты обработки.
В зависимости от функции управления, для которой используются документы, различают нормативные, плановые, учетные, расчетные, аналитические и другие виды документов. Для каждой функции управления или предметной области существует набор форм документов, в том числе унифицированных. Унификация форм документов обеспечивает следующие преимущества:
• сокращение многообразия форм документов для функций управления;
• использование минимально необходимого состава реквизитов в форме документа;
• соблюдение порядка размещения и форматов значений реквизитов в форме документа.
Порядок следования реквизитов в документе должен соответствовать последовательности его заполнения или обработки. Сокращения в документе возможны только по правилам орфографии и пунктуации, а условные обозначения (коды) должны быть расшифрованы.
Основной формой организации информации на машинных носителях (внутримашинная информационная сфера) является база данных (БД) под управлением системы управления базой данных (СУБД). БД может быть централизованной (храниться на одном компьютере) или распределенной в сети (храниться на нескольких компьютерах).
Информационные технологии определяют способы, методы и средства сбора, регистрации, передачи, хранения, обработки и выдачи (распространения или публикации) информации в ИС. Информационные технологии отвечают на вопросы «как? при помощи чего?». Технологический процесс обработки информации ИС состоит из отдельных операций, реализуемых с использованием комплекса технических и программных средств (см. раздел 2). Комплекс технических и программных средств постоянно расширяется, что обусловлено развитием ИС в сторону применения различных информационных сред, включая мультимедиа.
Организационные единицы управления – это структурные подразделения, управленческий персонал (пользователи), выполняющие функции управления с использованием средств информационных технологий ИС. На рис.12 представлены организационные структуры управления двух типов:
• иерархического, соответствующие линейно-функциональной организационной структуре, охватывающей функциональные подразделения (службы) С и структурные подразделения П;
Организационная структура управления оказывает существенное влияние на выбор информационных технологий. Для реализации функций управления организационными единицами выполняется постановка задач, устанавливается состав входной и выходной информации, проектируются информационные технологии, разрабатывается пользовательский интерфейс. Управленческий персонал несет ответственность за ввод первичных данных в ИС, анализ и выбор альтернативных управленческих решений, выдачу управляющего воздействия на объект управления.
Внедрение ИС изменяет технологию управления, освобождает пользователей от рутинных, достаточно простых, но трудоемких ручных процедур обработки информации. Развитые ИС обеспечивают накопление информации для целей анализа и создания системы поддержки решений. ИС изменяет организационную структуру, состав функций управления и связанные с ними информационные потоки, форму представления и качественные характеристики информации (оперативность, достоверность, точность, полнота информации для управленческих решений).
Функциональные компоненты ИС составляют содержательную основу ИС предприятия. Это модели, методы и алгоритмы получения управляющей информации (рис.13).
Функциональная структура ИС – совокупность функциональных подсистем, комплексов задач и процедур обработки информации, реализующих функции системы управления. В системе управления крупных предприятий – корпораций – выделяются самостоятельные подсистемы (контуры) функционального и организационного уровня управления (рис.14).
Стратегический анализ и управление – это высший уровень управления, он обеспечивает централизацию управления всего предприятия и ориентирован на высшее звено управления. Основные комплексы задач этого уровня управления следующие:
• финансовый менеджмент, в том числе финансовое планирование и бюджетирование, составление финансового плана, определение статей затрат и поступлений денежных средств; анализ финансового плана и т.д.;
• анализ финансовой и хозяйственной деятельности, создание аналитической информации для принятия стратегических и тактических решений, анализ динамики и структуры технико-экономических показателей, подготовка внешней финансовой отчетности и т.п.;
• маркетинг – анализ рынка товаров, информация о конкурентах, клиентах; моделирование ценовой политики фирмы, организация рекламы, анализ эффективности каналов товародвижения и форм реализации товаров и услуг;
• управление проектами – календарные планы-графики работ, оценка потребности в ресурсах для выполнения плана; учет и анализ хода выполнения планов по исполнителям и структурным подразделениям; контроль сроков выполнения планов и т.д.;
• управление документооборотом – система управления документами и организации документооборота ИС, контроль исполнительской дисциплины, управление деловыми процессами, групповая работа с электронными документами и т.п.
На уровне управления персоналом решаются следующие задачи:
• организационный менеджмент в части моделирования организационной структуры управления и штатного расписания, определение функциональных (должностных) обязанностей подразделений и отдельных исполнителей;
• создание нормативно-справочной информации для управления предприятием, персоналом (классификаторы и справочная информация по кадрам, графики работ);
• планирование затрат по персоналу, расчет потребности в трудовых ресурсах, расчет фонда оплаты труда, схемы тарифов и должностных окладов, премий, льгот, штрафных санкций;
• набор персонала, в том числе ведение вакансий, профессиональное тестирование, рекрутинг и отбор кандидатов;
• ведение базы данных кадрового состава, формирование приказов, статистический анализ и учет движения кадров и т.д.;
• табельный учет рабочего времени, учет основной и дополнительной заработной платы, расчет налогов по заработной плате, формирование выходных расчетно-платежных документов и форм статистической отчетности, формирование бухгалтерских проводок для учета зарплаты.
Логистика – управление материальными потоками (заготовка материалов и комплектующих изделий), управление производством, управление сбытом готовой продукции. Все компоненты логистики тесно интегрированы с финансовой бухгалтерией и функционируют на единой информационной базе. Основные комплексы задач логистики следующие:
• управление продажами (сбыт) готовой продукции через оптовую, мелкооптовую и розничную торговлю;
• управление материальными потоками, включая материально-техническое обеспечение производственной деятельности предприятия и управление запасами.
Управление производством включает следующие комплексы задач:
• техническая подготовка производства, в том числе конструкторская и технологическая подготовка производства, создание нормативно-справочной базы (номенклатура ДСЕ, конструкторский состав изделий, справочники технологического оборудования и оснастки, пооперационно-трудовые нормативы);
• технико-экономическое планирование (ведение нормативно-справочной базы для формирования портфеля заказов, номенклатурного плана производства, сбалансированного по ресурсам; производственной программы структурных подразделений), расчет плановой себестоимости продукции и нормативных затрат;
• учет затрат на производство (контроллинг), обеспечивает управление прямыми и косвенными затратами в производстве, учет выпуска готовой продукции, учет незавершенного производства, расчет фактических затрат на выпуск готовой продукции, формирование сметы сводных затрат на производство по видам продукции, местам возникновения затрат, по периодам учета и т.п.
• оперативное управление производством (обеспечение планирования и учета запуска-выпуска продукции в соответствии с производственной программой, диспетчеризация материальных потоков для производственного процесса, оперативный учет выпуска готовой продукции и незавершенного производства).
Бухгалтерский учет информационно связан с управленческим учетом затрат в производстве, финансовым менеджментом, складским учетом. Бухгалтерский учет хозяйственных операций в финансовой бухгалтерии осуществляется на основе бухгалтерских проводок, формируемых на основании первичных учетных документов. Создание документов и их отражения в бухгалтерском учете разделены во времени и пространстве.
Основные участки бухгалтерского учета:
• ведение Главной книги (интегрированного учетного регистра бухгалтерских проводок), вспомогательных учетных регистров;
• учет денежных средств (касса, расчетный и валютный счета, расчеты с подотчетными лицами);
• бухгалтерский учет основных средств;
• бухгалтерский учет товарно-материальных ценностей (материалы, товары, готовая продукция);
• бухгалтерский учет зарплаты;
• бухгалтерский учет расчетов с дебиторами и кредиторами (поставщиками и получателями);
• консолидация финансовой бухгалтерии на уровне бизнес-единиц предприятия.