2.4 Создание базы данных

создание таблиц с помощью конструктора таблиц, заполнение и редактирование

Открыв СУБД Access и сохранив файл новой базы данных, мы увидим главное окно базы данных, с помощью которого мы будем создавать нашу БД.

В левой части окна в списке объектов выбираем таблицы→создание таблицы в режиме конструктора, после чего откроется окно создание полей таблицы. Определив необходимые поля, их имена, подписи, типы данных и другие параметры мы закрываем окно и сохраняем таблицу. После этого имя таблицы отобразится в главном окне. Теперь двойным щелчком мыши на имени таблицы можно преступать к ее заполнению, т.е. к созданию записей.

После заполнения таблицы ее нужно закрыть, причем она автоматически сохранится. Аналогично, двойным щелчком мыши на имени таблицы можно вернуться к ее редактированию.

2.5 Создание форм

Для создания форм лучше использовать мастер форм. Для этого нужно в главном окне в списке объекты выбрать формы→создание форм.

В появившемся окне выбрать таблицу и добавить в форму поля которые будут редактироваться, при нажатии кнопки «готово» появится окно в котором вас попросят выбрать вид формы: в один столбец, ленточный, выровненный и т.д.

После закрытия этого окна откроется форма для редактирования записей в базе данных.

(ленточная форма)

(форма в один столбец)

Создание связей

Связи в таблице используются для включения данных нескольких таблиц в запросы, отчеты. Связи определяются ключевыми полями. В данной работе во всех таблицах ключевым полем является название санатория. Для создания связей необходимо выбрать пункт меню сервис→схема данных. Добавив существующие таблицы появится окно отображающее их. Для создания связи нужно перетащить мышью ключевое поле одной таблицы на ключевое поле другой. Появится окно,

в котором можно выбрать параметры связи, например обеспечить целостность данных: изменение в одной таблице отразятся и в связанной таблице.

Конечный результат будет выглядеть так:

2.6 Создание запросов

Для создания запросов используется конструктор. Для того чтобы открыть конструктор запросов необходимо проделать действия аналогичные созданию таблиц или форм.

Создание запроса общей стоимости

Этот запрос является параметрическим. Мы добавляем в запрос таблицы «Продукция» и «Характеристика», потому что поля этих таблиц участвуют в запросе. Отображаться будут поля «Наименование»,

«Вид товара», «Количество» и «Стоимость» будут использованы для расчетов. В свободное поле мы записываем формулу: Общая стоимость: ([Количество]*[Стоимость]). В результате поле «Общая стоимость» заполнится значениями общей стоимости по каждому виду товаров.

Создание запроса по максимальному количеству

В этом запросе участвуют поля «название санатория» и «месторасположение» таблицы «санатории». Этот запрос параметрический.

В строке условие отбора в столбце поля «месторасположение» ставятся квадратные скобки [ ] , это значит, что пользователь сам задаст значение параметра месторасположение, т.е. сам выберет

город.

Создание запроса о сроках реализации

В запросе участвуют таблицы «Характеристика» и «Продукция». Для создания этого запроса нужно в поле «Срок реализации» ввести Условие отбора: «<[Введите текущую дату]». СУБД “Access” выведет в таблицу только те товары, срок реализации которых меньше введенной даты.