6. Телеграмма

Телеграмма – документ, выделяемый из других, способом передачи (по телеграфу). Быстрота передачи бывает необходима, если другой, более медленный способ замедлит исполнение. Телеграммы могут быть посланы с несколькими текстами в один пункт, или с одинаковым текстом – в разные пункты. Существуют разновидности телеграммы: фототелеграмма, схема-телеграмма, телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом, посылаемая на специальном бланке, и т.д. Телеграмму строят из двух частей, разделенный чертой. Первую часть (над чертой) передают по телеграфу (ее оплачивают), вторую часть (под чертой) по телеграфу не передают и не оплачивают.

По срочности доставки адресату телеграммы подразделяют на следующие категории: правительственные, срочные, международные, обыкновенные. На обыкновенных телеграммах категорию не указывают. При указании адреса в телеграммах, как правило, пишут сокращенный (телеграфный) адрес получателя. Если ранее он не был известен, тока в первый раз адрес указывается полностью. Может быть указано условное наименование адресата, зарегистрированное предприятием связи. Телефонограмма. Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых способом передачи текста – по телефону. Записывается получателем. Удобна для передачи срочных распоряжений, извещений и сведений. Однако этот вид документа может существовать только в пределах телефонной связи. Рекомендации для передачи телефонограммы:  - передавать только краткую и срочную информацию;  - проверять правильность записи повторным чтением;  - не передавать сложные тексты (текст должен содержать не более 50 слов);  - не использовать трудно выговариваемые и редкие слова;  записывать их в специальный журнал, или оформлять на пишущей машине с последующей регистрацией (применять специальные бланки целесообразно при значительном объеме телефонограмм). Если телефонограмму передают нескольким адресатам, тока к ней прилагают список учреждений и адресатов и номера телефонов, по которым ее передают. Принимающие телефонограмму несут ответственность за правильность записи (передачи) содержания, направления на исполнение.

33. Этические нормы составления делового письма.

Общая характеристика делового стиля

.Адекватность восприятия сути управленческого документа во многом зависит от стилевого оформления его текста, или, иначе говоря, от стиля его изложения. В соответствии с Методическими рекомендациями ВНИИЛАД ФАС РФ «ОРД. Требования к оформлению документов» тексты управленческих документов надлежит излагать деловым (официально-деловым) стилем.

Уточним, что деловой стиль представляет собой функциональную разновидность письменного языка, используемую исключительно в среде повседневной деловой коммуникации. Важнейшими специфическими признаками деловою стиля, отличающими его от других функциональных разновидностей письменного языка, являются:

нейтральный тон изложения;

точность и ясность изложения;

лаконичность изложения.

Деловой стиль характеризуется:

/. Сжатостью, компактностью изложения, основанной, в частности, но экономном использовании языковых средств.

2. Активным применением речевых клише.

 Широким использованием общепринятой терминологии и номенклатурных наименований (в особенности юридических, административных и др.).

4.Сравнительно частым включением в тексты сложносокращен ных слов и аббревиатур.

5.Частым употреблением отглагольных существительных, оты менных предлогов, а также сложных союзов.

6.Внедрением в тексты устойчивых словосочетаний, предназначен ных для связи между частями сложных предложений.

7.Повествовательным способом изложения, опирающимся, в час тности, на номинативные предложении с перечислениями.

8. Преобладанием прямого порядка слов в предложениях.

Деловая переписка, как и любая другая форма взаимодействия людей, основана на своде этических правил и норм, главное из которых –«КОРРЕКТНОСТЬ И УВАЖЕНИЕ К ПАРТНЕРУ». Даже если целью письма является высказывание претензии, его текст не должен содержать грубых слов и некорректных выражений, которые могут обидеть Вашего контрагента. Заботясь о поддержании достоинства своего адресата, вы, таким образом, сохраняете своё собственное.

Кроме этого, при составлении деловых писем не рекомендуется:

• начинать послание с констатации отказа. В первую очередь следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться;

• навязывать адресату ожидаемый исход вопроса, например: “Прошу изучить и решить вопрос положительно” или “Прошу утвердить эту кандидатуру”;

• побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами “срочно”, “незамедлительно”, “в более короткие сроки”. Лучше воспользуйтесь этикетными формулами “Прошу Вас ответить до такого-то числа”, “Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении”;

• намекать адресату на его мнимую невнимательность, некомпетентность, вводя в текст письма формулировку типа “Предлагаю внимательно изучить…”.

Для получателя деловых писем обязательными требованиями, с точки зрения этических норм, являются:

• отказ от формы ответа, при которой письмо-запрос или письмо-предложение возвращаются автору с размещенной на них ответной информацией;

• оперативный и четкий ответ организации-отправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать.

Следование перечисленным выше этическим нормам деловой переписки не потребует от Вас совершения подвига и со временем станет необременительным и привычным. Более того, обеспечит Вам репутацию тактичного человека и даже научит превращать оппонентов в союзников.

34. Язык жестов в деловой коммуникации.

1. Невербальные средства в деловой коммуникации

Эффективность делового взаимодействия определяются не только тем, как понятны слова собеседника, но и умением правильно интерпретировать визуальную информацию, т.е. мимику партнера, или жесты. Именно «прочтение» невербального, экспрессивного репертуара собеседника способствует достижению взаимодействия.

2. Средства невербальной коммуникации

К средствам невербальной коммуникации относятся, прежде всего, следующие:

1. Телесный контакт. Выражается в разнообразных формах-толчках, похлопываниях, поглаживаниях.

2. Дистанцией между общающимися. Расстояние между деловыми партнёрами говорит об отношении друг к другу, о степени заинтересованности в разговоре.

3. Ориентация, т.е. положение сидящих или стоящих партнеров по отношению друг к другу. Ориентация может меняться в зависимости от степени сотрудничества или соперничества.

4. Внешний вид. Основная цель - сообщить о себе. Через имидж деловой партнер информирует окружающих о своём социальном положении, виде деятельности, самооценки.

5. Поза тела. Поза обычно указывает на межличностные отношения. Поза может меняться в зависимости от эмоционального состояния человека.

6. Кивок головой - используется для одобрения или подтверждения чего либо, также дает сигнал для вступления партнера в диалог.

7. Выражение лица (мимика) - дает возможность демонстрации или скрытия эмоций, помогает воспринять информация передаваемую с помощью речи.

8. Жесты - используются вместе с речью, тем самым подчеркивают ее.

9. Взгляд - позволяет считывать разнообразные сигналы. Выражение глаз находиться в тесной связи с деловой коммуникацией.

10. Паравербальные и экстравебальные сигналы. Смысл высказывания может меняться от того, какую интонацию, тембр использовал высказывающийся. Речевые оттенки влияют на смысл высказывания, сигнализируют об эмоциях, состоянии человека и его заинтересованности.

Язык тела является одной из разновидностей «параллельного» языка, сопровождаемый с речевыми высказываниями человека.

Тот факт, что человек способен молчать, но не может полностью контролировать движения своего тела, предоставляет умеющему «считывать» невербальную информацию деловому парнеру потрясающий по своим возможностям «инструмент», который позволяет ему адаптировать и редаптировать свою коммуникационную тактику в соответствии с реакцией (движениями) собеседника, зависят от: его пола, анатомических особенностей и типа; степени интровертированности или экстравербальности характера; Психологических, физических и духовных потребностей; Степени его подвижности; Места проведения беседы, переговоров, пресс - конференции и т.п.

3. Зоны и дистанция в деловой коммуникации

Дистанцирование - это дистанция, которой придерживается один человек относительно другого, а также неожиданные движения, которые имеют целью изменения дистанции, например резкий шаг назад.

Как известно, далеко не каждого человека мы подпускаем близко к себе. Наше пространство подразделяется на четыре зоны: интимную, личную, социальную, публичную.

Интимная зона.

В английском языке интимная зона называется «buble», что означает «пузырь». Внутри нашего пузыря мы чествуем себя в безопасности. Людей, которых мы подпускаем к границе интимной зоны, мы держим на расстоянии. Доверие, что именно дает пропуск к близко к нам, а в остальных случаях мы ограждаем себя от других людей «панцирем».

В деловом взаимодействии вторгаться в чужую интимную зону не принято, поэтому многие люди с трудом переносят ситуации, когда кто то приближается ближе расстояния вытянутой руки (граница интимного пространства). Человек сам хочет определить кого он хочет видеть в своей интимной зоне. Тем самым тот, кто вторгается в интимную зону другого человека, проявляет неуважение к партнеру, этим вызывая чувства отвращения.

Величина интимной зоны в каждый конкретный момент зависит от внешних и внутренних обстоятельств, а именно:

а) от статуса того, с кем происходит деловая коммуникация;

б) от собственного настроения в данную минуту (или чувства безопасности).

Неумение определять величину необходимой дистанции по отношению к клиенту наиболее проявляется у работников сферы обслуживания. Нарушение интимной зоны свойственно некоторым менеджерам.

О положении человека в той или иной фирме можно судить по некоторым показателям. Таких, как например, чем больше письменный стол, тем выше статус его владельца. Но чем больше стол, тем больше расстояние между деловыми партнерами.

Умение распознавать сигналы дистанцирования, поможет вам определить кто на деловых переговорах является главным лицом. Наблюдайте за тем, кому окружающие выделяют больше места - это и есть человек, принимающий основные решения.

Зоны интимной дистанции отличаются по расстоянию в зависимости от той или иной культурной среды:

В Западной Европе они составляют 60 см.

В Восточной Европе 45 см.

В странах Средиземноморья это расстояние от кончика пальца до локтя.

Нарушение границ территории, в особенности интимного пространства делового человека, сопровождается сигналами тела, а именно:

а) беспокойное ёрзанье, сигнализирующее о желании удалиться;

б) закидывание ноги на ногу, прочь от захватчика - поворот в сторону и подготовка к бегству;

в) постукивание пальцами (сигнал вну4тренней тревоги);

г) опора на руки с намерением подняться, что сигнализирует о желании встать и удалиться;

д) зажмуривание глаз: «Я не хочу видеть, что вы подошли ко мне так близко»;

е) опускание подбородка на грудь: «Я подчиняюсь, да, мне страшно и я защищаю шею, оставьте меня в покое».

ж) хватание предметов, особенно карандашей, которые затем в большинстве случаев заточенным концом поворачиваются в сторону «аккупанта».

Личная зона.

Эта зона ровняется от 45 до 120 см. В этом пространстве должны совершаться нормальные деловые взаимодействия, коммуникативные процессы. Именно из этой зоны происходит внезапное вторжение в интимную зону, переход осуществляется плавно.

Личнастная или безличностная дистанция характерны для таких форм делового взаимодействия, как деловые переговоры или дружеская встреча, прием посетителей и консультирование.

Приведем пример Ницше: дикобразы, чтобы не замерзнуть, жмутся друг к другу, но при этом они так плотно прижимаются, что колются своими иглами. Тем самым можно сформулировать для выработки манеры поведения с точки личного дистанцирования: следует искать близости, что бы «не замерзнуть», и избегать любой интимности, которая способна «поранить».

Говоря о деловом взаимодействии, это правило может быть сформулировано следующим образом: если мы неожиданно оказались притиснутыми к другим, то мы вынуждены с ними общаться. Однако, это правило относится к каждым культурам по - разному. Так, например, японцы страдают от давки значительно меньше чем другие народы. А для жителей Западной Европы, Северной Америки перечисленные правила - обязательны. Деловые парнеры в таких ситуациях должны избегать тесного контакта глазами, постараться замереть и не разговаривать друг с другом, если только при необходимости. Российские деловые люди должны следовать этим правилам.

35. Внешние проявления эмоциональных состояний. Мимика и взгляд. Поза и жестикуляция в деловом общении. Паралингвистические особенности невербальной коммуникации.

Глазами человек воспринимает значительно больше, чем ушами. Большая часть информации передается невербальными средствами общения. Многие жесты не фиксируются сознанием, но в полной мере передают настроение и мысли человека. Если есть желание прослыть внимательным и интересным собеседником, то нужно разбираться в жестах и мимике. Мимика, жесты играют большую роль в оценке окружающими уровня воспитанности собеседника.

Можно использовать язык жестов для того, чтобы вводить людей в заблуждение и манипулировать ими. Бывают случаи, когда именно это необходимо.

Понимание тонкостей языка жестов может улучшить и упростить ваши отношения с окружающими людьми.

Невербальные средства общения

Эффективность общения определяется не только степенью понимания слов собеседника, но и умением правильно оценить поведение участников общения, их мимику, жесты, движения, позу, направленность взгляда, то есть понять язык невербального (вербальный - «словесный, устный») общения. Этот язык позволяет говорящему полнее выразить свои чувства, показывает, насколько участники диалога владеют собой, как они в действительности относятся друг к другу.

На какие же невербальные элементы следует обращать внимание во время общения

Мимика

невербальный общение мимика жест

Главным показателем чувств говорящего является выражение лица. В «Частной риторике» профессора русской и латинской словесности Н. Кошанского (С.-Петербург, 1840) есть такие слова: «Нигде столько не отражаются чувства души, как в чертах лица и взорах, благороднейшей части нашего тела. Никакая наука не дает огня очам и живого румянца ланитам, если холодная душа дремлет в ораторе... Телодвижения оратора всегда бывают в тайном согласии с чувством души, со стремлением воли, с выражением голоса».

Мимика позволяет нам лучше понять оппонента, разобраться, какие чувства он испытывает. Так, поднятые брови, широко раскрытые глаза, опущенные вниз кончики губ, приоткрытый рот свидетельствуют об удивлении, опущенные вниз брови, изогнутые на лбу морщины, прищуренные глаза, сомкнутые губы, сжатые зубы выражают гаев.

Печаль отражают сведенные брови, потухшие глаза, слегка опущенные уголки губ, а счастье - спокойные глаза, приподнятые внешние утолки губ.

Для каждого, участвующего в беседе, с одной стороны, важно уметь «расшифровывать» «понимать» мимику собеседника. С другой стороны, необходимо знать, в какой степени он сам владеет мимикой, насколько она выразительна.

В связи с этим рекомендуется изучить и свое лицо, знать, что происходит с бровями, губами, лбом. Если вы привыкли хмурить брови, морщить лоб, то постарайтесь отучиться собирать складки на лбу, расправляйте почаще нахмуренные брови. Чтобы ваша мимика была выразительной, систематически произносите перед зеркалом несколько разнообразных по эмоциональности (печальных, веселых, смешных, трагических, презрительных, доброжелательных) фраз. Следите, как изменяется мимика и передает ли она соответствующую эмоцию.

Жестикуляция

О многом может сказать и жестикуляция собеседника. Мы даже не представляем, сколько разнообразных жестов использует человек при общении, как часто он ими сопровождает свою речь. И вот что удивительно. Языку учат с детства, а жесты усваиваются естественным путем, и хотя никто предварительно не объясняет, не расшифровывает их значение, говорящие правильно понимают и используют их. Вероятно, объясняется это тем, что жест используется чаще всего не сам по себе, а сопровождает слово, служит для него своеобразным подспорьем, а иногда уточняет его.

Понятна ли будет фраза, сказанная без жеста: «Дочь у меня вот тут сидит»? Нет, непонятна. Где «тут»? В углу комнаты, за столом, у телевизора или еще где? Указательное местоимение требует уточнения. Но если говорящий сопроводит эти слова жестом (постучит ребром ладони ниже затылка по шее), тогда сказанное приобретает смысл, что дочь находится на полном его иждивении, непомерно обременяет его.

В русском языке существует немало устойчивых выражений, которые возникли на базе свободных словосочетаний, называющих тот или иной жест. Стаз фразеологизмами, они выражают состояние человека, его удивление, равнодушие, смущение, растерянность, недовольство, обиду и другие чувства, а также различные действия. Например: опустить голову, вертеть головой, поднять голову, покачать головой, рука не поднимается, развести руками, опустить руки, махнуть рукой, поло-ока руку на сердце, приложить руку, протянуть руку, погрозить пальцем, показать нос.

Эмоциональные жесты

Речь наша часто бывает эмоциональной. Волнение, радость, восторг, ненависть, огорчение, досада, недоумение, растерянность, замешательство - все это проявляется не только в подборе слов, в интонации, но и в жестах. Жесты, передающие разнообразные оттенки чувств, называются эмоциональными. Некоторые из них закреплены в устойчивых сочетаниях, поскольку такие жесты стали общезначимыми. Например: бить себя в грудь, стукнуть кулаком по столу, хлопнуть (ударить) себя по лбу, повернуться спиной, пожать плечами, развести руками, указать на дверь.

Указательные жесты

Скажите, можно ли выполнить приказания: «Открой то окно», «Эту книгу не бери, возьми вон ту», если они произносятся без жеста? Ответ будет один: «Нельзя!» В таких ситуациях требуется указательный жест. Им говорящий выделяет какой-то предмет из ряда однородных, показывает место - рядом, наверху, над нами, там, подчеркивает порядок следования - по очереди, через одного.

Указать можно взглядом, кивком головы, рукой, пальцем (указательным, большим), ногой, поворотом тела.

Некоторые указательные жесты имеют условный характер. Так, когда говорящий показывает себе на грудь - слева, где сердце, говоря: «У него тут (жест) ничего нет», то понятно, речь идет о бессердечном, бесчувственном человеке..

Бывают случаи, когда расшифровка жеста определяется ситуацией. Вот несколько примеров:

Идет лекция. Один из слушателей, поймав взгляд другого, показывает пальцем место на руке, где носят часы. Догадались, о чем он спрашивает? Он хочет узнать, который час.

Другая ситуация. Ассистент лектора делает ему тот же знак, но жест уже равнозначен словам: «Время истекло. Пора заканчивать лекцию».

Наконец, этот же жест может означать: «Поторопись! Настало время уходить».

Указательный жест рекомендуется использовать в очень редких, необходимых случаях, когда есть предмет (или наглядное пособие), на который можно указать.

Символические жесты

Вы, несомненно, не один раз были в театре, на концерте, смотрели выступление актеров по телевидению. Вспомните, как они жестикулируют, заканчивая выступление, прощаясь с публикой. Самый частый жест - поклоны, как символ благодарности за теплый прием, за аплодисменты. Или, стоя на авансцене, актер широко разводит руки в стороны, как бы заключая в свои объятья сидящих в зале. Используется еще такой жест: руку (руки) прижимают к груди и низко кланяются. Этот жест символизирует сердечное отношение, любовь актера к зрителям.

Другая картина. Передача КВН. Ведущий Александр Маслюков представляет судей. Один, когда называют его, встает, поворачивается к сидящим в зале, делает кивок головой; другой поднимает обе руки вверх, соединяет ладони и покачивает руками; третий кланяется; четвертый приветливо машет рукой.

Такие жесты условны и называются они символическими.

Некоторые из них имеют вполне определенное значение. Например, скрещенные руки указывают на защитную реакцию. Руки, заведенные за голову, выражают превосходство. Руки в боки - символ непокорности. Обхватить руками голову - признак неприятности или беды.

Символический жест нередко бывает характерен, для ряда типовых ситуаций. Так, существует жест предельности (категоричности) - сабельная отмашка кистью правой руки. Он сопровождает выражения: Никогда не соглашусь; Никто не знает; Нигде вы не найдете; Это совершенно ясно; Абсолютно не об этом.

Жест интенсивности - рука сжимается в кулак (вариант: два кулака). Он используется, когда говорят: Он очень упорный; Какая она упрямая; В нем чувствуется такая собранность, активность; Честолюбив он страшно.

Известен также жест отказа, отрицания - отталкивающие движения рукой или двумя руками ладонями вперед. Этот жест сопровождает выражения: Нет, нет, нет! Не надо, не надо, прошу вас; Никогда, никогда туда не поеду!

Жест противопоставления - кисть руки исполняет движение в воздухе «там» и «здесь»: Пришли и молодые и старые; Нечего туда - сюда ходить; Одно окно на север, другое на юг. Годятся скамейки и большие и маленькие.

Жест разъединения, расподобления - ладони раскрываются, «разъезжаются» в разные стороны: Это совершенно разные приемы; Это надо различать; Мы это разъединили; Они разойтись; Братья разъехались.

Жест объединения, сложения, суммы - пальцы соединяются в щепоть или соединяются ладони рук: Они хорошо сработались; Очень они подходят друг к другу; Мы с вами умеем находить контакты; А если вместе это положить? Давайте соединим усилия; Только объединившись, можем победить.

Поза

Поза -- определенное положение частей тела человека: головы, туловища, рук, ног, а также движения, которые изменяют это положение или влияют на него. Анализировать позу трудно, так как перечисление отдельных элементов мало что дает для ее понимания. Наблюдатель улавливает гармоничность или дисгармоничность взаимосвязей компонентов позы и делает вывод о ее естественности или неестественности, состоянии человека, его отношении к окружающим.

Почти у каждого человека есть своя излюбленная поза (или позы), поэтому не всегда легко понять, является ли данная поза выражением состояния человека в данный момент или это всего лишь дань привычке. Однако предпочтение той или иной позы может отражать подверженность человека соответствующему состоянию.

Существуют лишь общие правила «чтения» позы, которые распространяются на большинство людей. При этом однозначность понимания зависит от типичности позы, широты ее распространения. В самом общем плане позы можно разделить на две большие группы в зависимости от того, сидит человек или стоит. В связи с этим смысловую интерпретацию получают некоторые элементы поз:

· стойка широко расставив ноги означает потребность в самоутверждении, потребность в высокой самооценке, а часто сверхкомпенсацию чувства неполноценности;

· широкая, удобная, грузная посадка на всю поверхность сидения выражает желание человека наслаждаться покоем и уютом, т.е. «устроиться поудобнее»;

· посадка на краю стула с выпрямленной спиной и полной обращенностью к партнеру говорит о высокой степени заинтересованности в собеседнике, концентрации внимания;

· ноги, скрещенные или прижатые друг к другу, свидетельствуют о педантичной корректности или беспомощности человека;

· руки под столом во время деловых переговоров -- знак неготовности к разговору либо выражение чувства неуверенности, нервозности.

Позы можно классифицировать по следующим основаниям:

· этапы общения -- позы вступления и выхода из контакта;

· виды отношений и взаимоотношений -- позы, выражающие симпатии -- антипатии, подчинение -- доминирование, включенность -- отчужденность;

· психофизиологические состояния -- поза напряженная и расслабленная, активная и пассивная;

· соответствие поз партнеров в общении -- синхронные или несинхронные позы;

· направленность позы -- позы партнеров лицом друг к другу, спиной друг к другу, лицо к спине;

· соответствие позы другим элементам экспрессии -- поза гармоничная или дисгармоничная.

Чтобы построить эффективную коммуникацию, направленную на взаимопонимание, необходимо учитывать количество элементов невербального поведения, которые одинаковы у обоих партнеров. При этом позы разделяются на несогласованные и согласованные, которые в свою очередь подразделяются на зеркально согласованные и идентичные (правая и левая сторона одного партнера соответствует конфигурации позы левой и правой стороны другого). Одинаковые позы партнеров свидетельствуют о сходстве их взглядов на обсуждаемый вопрос, а несогласованные позы -- на значительные расхождения в оценке одного и того же явления, на несоответствие статусов участников коммуникации. Количество времени, проведенное партнерами в согласованных позах, отражает степень их включенности в общение, доброжелательное отношение друг к другу. Причем зеркально согласованные позы участников общения являются более надежным показателем того, что партнеры понимают друг друга, чем идентичные позы.

Важными компонентами коммуникации являются также открытость и закрытость позы:

· открытая поза определяется поворотом корпуса и головы к собеседнику, раскрытостью ладоней, нескрещенным положением ног, расслабленностью мышц, прямым взглядом в лицо; эта поза собеседника способна облегчить контакт, «оживить» общение, продемонстрировать симпатию к партнеру;

· закрытая поза характеризуется «отбрасыванием» корпуса назад, скрещенным положением рук и ног, напряженностью мышц.

36. Внешний вид и одежда в деловой коммуникации.

Особенность предпринимательской деятельности выдвигает к внешнему виду её участников очень серьёзные требования. Для делового человека внешний облик является первым шагом к успеху, так как костюм – это код для потенциальных партнёров, который свидетельствует о степени респектабельности и надёжности.

Внешний облик делового человека должен быть аккуратным, со вкусом и подтянутым, именно такой внешний вид доброжелательно воспринимается окружающими клиентами и партнёрами. И главное здесь не изысканность вкуса, а в уважении к людям, о котором свидетельствует внешность этого человека.

У предпринимателей, впрочем, как и любой другой профессиональной группы людей, в отношении одежды сложился определённый стереотип. Приняв участие на любой международной выставке или ярмарке, бросается в глаза поразительное сходство взглядов большинства стендистов в выборе цвета костюма, сорочки или галстука.

Сейчас большинство предпринимателей прислушиваются к советам модельеров. По их мнению, основным принципом при составлении гардероба является универсальность одежды. Когда в гардеробе присутствует множество невостребованных вещей, гардероб составлен неверно.

В вопросах моды нынешний деловой мир проявляет консервативность. Во время работы не следует надевать костюмы ярких тонов, на работе носят костюмы более светлых тонов, чем на приёмах, а в летнее время костюмы должны быть более светлыми, чем в холодные времена года.

Чаще всего выбирают сорочки белого цвета или любых других светлых тонов. Не последнюю роль играет и цвет галстука. По общепринятым правилам галстук должен быть в тон сорочке и костюму, но темнее или светлее, а также можно выбрать галстук и костюм контрастных тонов.

Внешний облик женщины-бизнесмена

Женщине-бизнесмену, которая хочет стать успешной, следует поставить свою внешность на службу бизнесу.

Деловая одежда отличается классическим покроем, неброскими цветами, многофункциональностью. Для вечеринок и коктейлей вполне подойдут шикарные брючные костюмы и сексапильные шифоновые платья с рисунками, которые напоминают полотна импрессионистов, но на работе появления в подобных нарядах означают крах карьеры.

Основной рабочей одеждой по всему миру – является костюм. Только в жару можно позволить себе однотонное платье.

Гардероб деловой женщины должен включать в себя 2-3 блузки, жакеты и 2-3 юбки. Стоит как можно чаще менять свои туалеты, чтобы одна и та же вещь, которую кто-то предпочитает носить каждый день, не надоела окружающим.

Не следует гнаться за модой и слишком укорачивать юбку, а также носить облегающие свитера и джинсы. Получиться, что во время переговоров мужчины станут оценивать ваши достоинства, а не прислушиваться к вашим словам, к тому же они могут решить, что вам гораздо важнее убедить их в своей красоте, а не в хороших деловых качествах.

Деловой костюм органично дополняют бижутерия, макияж и причёска. Не стоит совсем отказываться от украшений, но всё-таки их должно быть минимальное количество, и это должны быть самые лучшие ваши драгоценности. Косметика должна быть такой, чтобы её можно было разглядеть только с очень близкого расстояния. Лучше больше купить профилактической косметики, нежели декоративной. Духов должно быть столько, чтобы окружающие едва могли улавливать их аромат, конечно, это должны быть только лучшие духи. Причёска должна быть строгой и в то же время элегантной.

Безусловно, индивидуальность – это самое главное. Ведь дело не в вашей одежде, а в том, как вы себя в ней ощущаете. Улыбаясь, внимательно слушая собеседника и прибегая к маленьким хитростям, не следует перебарщивать с «играми глаз» или «случайно» обнажённой коленкой – и тогда успех вам будет обеспечен!

Одежда - является "визитной карточкой" делового человека, поскольку при встрече, сначала обращается внимание на то, во что и как он одет. Это впечатление будет долго в памяти людей, с которыми мы знакомимся. Значит халатное отношение к своему внешнему виду является непростительной ошибкой. Аккуратность в одежде довольно часто ассоциируют с умением ценить как своё, так и чужое время, с организованностью в работе. А неопрятность является синонимом забывчивости и суетливости.

37. Зоны и дистанции в деловой коммуникации.

Зоны и дистанция в деловой коммуникации

Дистанцирование - это дистанция, которой придерживается один человек относительно другого, а также неожиданные движения, которые имеют целью изменения дистанции, например резкий шаг назад.

Как известно, далеко не каждого человека мы подпускаем близко к себе. Наше пространство подразделяется на четыре зоны: интимную, личную, социальную, публичную.

Интимная зона.

В английском языке интимная зона называется «buble», что означает «пузырь». Внутри нашего пузыря мы чествуем себя в безопасности. Людей, которых мы подпускаем к границе интимной зоны, мы держим на расстоянии. Доверие, что именно дает пропуск к близко к нам, а в остальных случаях мы ограждаем себя от других людей «панцирем».

В деловом взаимодействии вторгаться в чужую интимную зону не принято, поэтому многие люди с трудом переносят ситуации, когда кто то приближается ближе расстояния вытянутой руки (граница интимного пространства). Человек сам хочет определить кого он хочет видеть в своей интимной зоне. Тем самым тот, кто вторгается в интимную зону другого человека, проявляет неуважение к партнеру, этим вызывая чувства отвращения.

Величина интимной зоны в каждый конкретный момент зависит от внешних и внутренних обстоятельств, а именно:

а) от статуса того, с кем происходит деловая коммуникация;

б) от собственного настроения в данную минуту (или чувства безопасности).

Неумение определять величину необходимой дистанции по отношению к клиенту наиболее проявляется у работников сферы обслуживания. Нарушение интимной зоны свойственно некоторым менеджерам.

О положении человека в той или иной фирме можно судить по некоторым показателям. Таких, как например, чем больше письменный стол, тем выше статус его владельца. Но чем больше стол, тем больше расстояние между деловыми партнерами.

Умение распознавать сигналы дистанцирования, поможет вам определить кто на деловых переговорах является главным лицом. Наблюдайте за тем, кому окружающие выделяют больше места - это и есть человек, принимающий основные решения.

Зоны интимной дистанции отличаются по расстоянию в зависимости от той или иной культурной среды:

В Западной Европе они составляют 60 см.

В Восточной Европе 45 см.

В странах Средиземноморья это расстояние от кончика пальца до локтя.

Нарушение границ территории, в особенности интимного пространства делового человека, сопровождается сигналами тела, а именно:

а) беспокойное ёрзанье, сигнализирующее о желании удалиться;

б) закидывание ноги на ногу, прочь от захватчика - поворот в сторону и подготовка к бегству;

в) постукивание пальцами (сигнал вну4тренней тревоги);

г) опора на руки с намерением подняться, что сигнализирует о желании встать и удалиться;

д) зажмуривание глаз: «Я не хочу видеть, что вы подошли ко мне так близко»;

е) опускание подбородка на грудь: «Я подчиняюсь, да, мне страшно и я защищаю шею, оставьте меня в покое».

ж) хватание предметов, особенно карандашей, которые затем в большинстве случаев заточенным концом поворачиваются в сторону «аккупанта».

Личная зона.

Эта зона ровняется от 45 до 120 см. В этом пространстве должны совершаться нормальные деловые взаимодействия, коммуникативные процессы. Именно из этой зоны происходит внезапное вторжение в интимную зону, переход осуществляется плавно.

Личнастная или безличностная дистанция характерны для таких форм делового взаимодействия, как деловые переговоры или дружеская встреча, прием посетителей и консультирование.

Приведем пример Ницше: дикобразы, чтобы не замерзнуть, жмутся друг к другу, но при этом они так плотно прижимаются, что колются своими иглами. Тем самым можно сформулировать для выработки манеры поведения с точки личного дистанцирования: следует искать близости, что бы «не замерзнуть», и избегать любой интимности, которая способна «поранить».

Говоря о деловом взаимодействии, это правило может быть сформулировано следующим образом: если мы неожиданно оказались притиснутыми к другим, то мы вынуждены с ними общаться. Однако, это правило относится к каждым культурам по - разному. Так, например, японцы страдают от давки значительно меньше чем другие народы. А для жителей Западной Европы, Северной Америки перечисленные правила - обязательны. Деловые парнеры в таких ситуациях должны избегать тесного контакта глазами, постараться замереть и не разговаривать друг с другом, если только при необходимости. Российские деловые люди должны следовать этим правилам.

Социальная зона.

Социальная зона - это то расстояние, на котором мы держимся от людей, которых не очень хорошо знаем или вовсе незнакомы, а также при взаимодействии с малой группой лиц. Обычно таким расстоянием принято пользоваться при групповой встречи деловых лиц.

В деловом взаимодействии такое общение осуществляется на расстоянии 1,2 - 3,5 м. социальная зона граничит с личной, она предназначена для, как правило, для деловых контактов. Очень важно, что бы партнеры фиксировали сигналы тела, которые свидетельствуют о приближение к «допустимой» границе. Ведь отрицательная реакция и психологический дискомфорт при нарушении дистанции возникают бессознательно.

Об этом следует помнить всем, кто работает в сфере общения, с клиентами.

Социальная зона дает возможность деловым партнерам, не только слышать друг друга, но и видеть; как правило, взгляд должен быть направлен на лицо и руки. Т.к. ладони человека приспособлены для того что бы прикрывать ими лицо, и при таком взаимодействии (ладоней и лица), человек как бы что то скрывает.

Количество таких жестов возрастает, когда один из участников делового взаимодействия лжет. Наиболее часто используются следующие жесты, которые используют лжецы, но такие жесты можно легко «считать»: это поглаживание подбородка, прикрытие рта, касание носа, потирание щеки, потягивание мочки уха и др. Эти жесты означают либо самонаказание, либо успокоение.

Много информации при деловом взаимодействии можно получить при наблюдении за движениями «рука - нос». Такие движения, как касание собственного носа, проделывают неуверенные в себе люди. С такими движениями могут быть связаны состояния задумчивости и пассивности.

Все эти связки хорошо видны лишь на расстоянии, поэтому, оказавшись в социальной зоне общения, целесообразно как можно лучше контролировать самого себя и внимательно наблюдать за партнерами коллективного взаимодействия.

Публичная зона (зона общения).

Публичная зона - это расстояние, предпочтительное при взаимодействии с большой группой людей, с массовой аудиторией. Публичная зона начинается от 3,5 м., и чем больше расстояние с аудиторией, тем важнее использование аудио - визуальных средств. Это нужно чтобы аудитория не только могла слышать слова, но и «считывать» невербальную информацию, рассказываемую о степени их искренности или лживости.

Эту зону принято называть открытой. Размеры этой зоны не ограничены.

Таким образом, в деловом взаимодействии важным элементом этикета является соблюдение границ и зон взаимодействия, нарушение этого правила чревато самыми серьёзными последствиями.

Использование зон общения, большая или меньшая свобода действий в них очень четко характеризуют деловых партнеров.

38.Организация пространственной среды в деловом взаимодействии.

Организация пространственной среды

Человек всегда пытается подчинить себе окружающее его небольшое пространство и воспринимает все находящееся в этом пространстве как часть себя или свою собственность.

В речевой коммуникации существует три зоны приближения:

·        1м 30 см – личностная зона; ·        1м – социальная зона; ·        45 см – интимная зона.

Если человек не ощущает коммуникативного пространства, он почти наверняка психически болен.

Очень часто люди входят в состояние нервного стресса оттого, что нарушаются их территориальные притязания.

Но человек не просто переносит себя в пространстве вместе со своим полем, он еще как бы оставляет это поле в тех местах, где он часто бывает. Для самого человека очень важно, чтобы он понял, где его место в доме или офисе, но не менее важно понять, где места других членов семьи или коллег.

В деловом общении большое значение имеет использование возможностей сесть за стол именно там, где это важно для достижения целей или удобно. Какую же информацию можно «считывать», наблюдая за тем, как рассаживаются деловые люди?

1. Угловая позиция подходит больше всего для дружеской непринужденной беседы, хотя возможна и для делового разговора, например: врач – пациент, руководитель – подчиненный. Позиция способствует постоянному контакту глаз и создает условия для жестикуляции, не мешающей партнеру, позволяет наблюдать друг за другом. Угол стола служит частичным барьером: при возникновении конфронтации можно отодвинуться дальше, в ситуации взаимопонимания – сблизиться; территориальное разделение стола отсутствует.

2. Такая позиция подходит для непосредственного делового взаимодействия. Когда задача или проблема решаются совместно, людям нужно сидеть рядом, чтобы лучше понять действия и намерения друг друга, видеть анализируемые материалы, обсудить и выработать общие решения.

3. Положение деловых партнеров друг против друга создает атмосферу соперничества, при которой каждый из участников жестко ведет свою линию, отстаивает свою позицию, пытается обыграть делового партнера. Стол между ними становится своеобразным барьером. Достичь согласия при такой позиции за столом чрезвычайно трудно, даже компромисс затруднителен, а вот конфликт вполне возможен.

С другой стороны, такая позиция может свидетельствовать о субординации. Разговор тогда должен быть коротким и конкретным. Именно так садятся за стол переговоров: тогда это означает равноправную позицию и может способствовать конструктивному общению.

4. В определенных ситуациях делового общения целесообразно занимать независимую позицию, то есть по диагонали через весть стол. Эта позиция характерна для людей, не желающих взаимодействовать. Она свидетельствует об отсутствии заинтересованности или о желании остаться незамеченным, например, на деловом совещании, семинаре и пр.

 

Форма стола тоже имеет значение:

·        квадратный стол способствует отношениям конкуренции и соперничества между людьми, равными по положению; ·        за прямоугольным столом на встрече партнеров одинакового социального статуса главенствующим считается место, на котором сидит человек, обращенный лицом к двери; ·        круглый стол создает атмосферу неофициальности и непринужденности.