8. Учёт расчётов с подотчётными лицами

Подотчётные лица – это работники предприятия, которым выданы наличные деньги из кассы предприятия под отчёт для оплаты каких-либо расходов на оплату мелких хозяйственных и командировочных расходов.

Список должностных лиц, имеющих право на получение денежных средств на хозяйственные и оперативные расходы утверждаются руководителем организации. Командировочные расходы выдаются в подотчёт лицу на основании приказа руководителя. Порядок и условия командирования сотрудника определяются Инструкцией от 07.04.88 № 62, она была издана на основании постановления совета министров СССР от 18.03.88 № 351. Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя на определённый срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

На командировочные расходы выдаются также суммы:

- на покрытие расходов по найму жилого помещения

- расходы по оплате проезда к месту командировки и обратно

- суточные

Эти виды расходов нормировались, сейчас норматив только по суточным.

При отсутствии документов, подтверждающих сумму расходов, 12 рублей. Суточные на каждый день командировки – 100 рублей.

Командировочные работника оформляются унифицированными формами первичных документов. Они утверждаются Госкомстатом. В своё время было принято постановление Госкомстата от 06.04.01 № 26. Далее было принято Госкомстатом постановление от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты».

№ Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»

№ Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»

№ Т-10 «Командировочное удостоверение»

№ Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчёт об его исполнении»

Подотчётные суммы должны быть израсходованы по целевому назначению. Неизрасходованные суммы должны быть возвращены в кассу одновременно с предоставлением авансового отчёта об израсходованных суммах. К авансовому отчёту должны быть приложены оправдательные документы.

Авансовый отчёт должен быть предоставлен в течение 3-х дней после командировки. По другим авансовым отчётам руководителем может быть установлен другой срок.

Для учёта расчётов с подотчётными лицами действующим планом счетов предназначен счёт № 71: счёт хозяйственных средств, имущества (источников), основной, расчётный, активный (пассивный).

Отражение хозяйственных операций на счетах БУ:

1. Выданы ДС из кассы в подотчёт: Дт 71 – Кт 50/1

2. Выданы оплаченные билеты подотч.лицу: Дт 71 – Кт 50/3

3. Включены в издержки пр-ва команд.расходы при предост-нии ав.отчёта: Дт 25,26,44 – Кт 71

4. Оприходованы материалы, поступившие через подотчётных лиц: Дт 10,15 – Кт 71

5. Отражается НДС по приобретённым материалам: Дт 19 – Кт 71

6. Принято к учёту оборудование, поступившее от подотчётных лиц: Дт 08,07 – Кт 71

7. Отражён НДС по приобретённому оборудованию через подотчётных лиц: Дт 19 – Кт 71

8. Возвращён в кассу остаток неисп-ых ДС из подотчётных сумм: Дт 50/1 – Кт 71

9. Выдано из кассы работнику возмещение перерасхода по подотч.суммам: Дт 71 – Кт 50/1

10. Если работником не возвращён остаток подотч.сумм в установленные сроки, то

1. Дт 94 – Кт 71 2) Дт 73/2 – Кт 94 – На МОЛ 3) Дт 70,50 – Кт 73/2 – удержана сумма

Загранкомандировка – это поездка работника предприятия за рубеж по распоряжению руководства для выполнения служебного поручения.

С 1 января 2005 года изменяются нормы суточных компенсаций за наём жилья в командировках. См. Приказ Минфина РФ от 02.08.2004 г. № 64н «Об установлении размера выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран».

В извлечении этого приказа есть таблица: нормы даны в долларах США

Антигуа и Барбуда = 69$ в сутки при переезде из России

Бермудские острова = 48$

Предельная норма возмещения – до 100 $

Эти нормы – не последнее нововведение. С 18 июля 2004 года стал иным порядок, в которым такие организации должны покупать иностранную валюту. Был введён Федеральный закон от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (с изменениями от 29.06.2004). Теперь командировочные в валюте не выдаются. Хотя согласно новому закону организация имеет право списать со счёта наличную иностранную валюту.

Законодательство трактует отношения между организацией и работником как отношения между резидентами.

Работник может получить командировочные в рублях и при поездке за границу сконвертировать их. Если будет безналичный расчёт с работником, средства он переведёт на карту.

Выход ФЗ № 173 сопровождался принятием целого ряда нормативных документов (инструкций Банка России).

Визит сотрудника зарубеж оформляют тем же документом, что и командировку по России. Если поездка в страны СНГ, то нужно выписать командировочное удостоверение. Если поездка в другие страны – будет отметка в паспорте, к отчёту нужно приложить копию отметки в паспорте.

См. ТК РФ ст. 168. За время командировки фирма обязана выплатить работнику суточные, возместить расходы на проезд и на проживание, возместить иные понесённые расходы (если эти расходы согласованы с руководителем).

Предприятие может утвердить порядок и размеры возмещённых расходов в коллективном договоре или «Положении о командировках». Если подобные распорядительные документы отсутствуют, бухгалтерия всё равно вправе принять такие расходы к учёту. Основанием для этого будет запись об утверждении авансового отчёта руководителем предприятия.

В расходы на проезд входят:

- стоимость ж/д билетов, авиабилетов и др. билетов

- оплата услуг по бронированию билетов, предварительной продаже

- платежи по обязательному страхованию

- плата за пользование постельными принадлежностями в поезде

- расходы на провоз багажа

- стоимость проезда к станции (пристани, аэропорту, если они находятся за городом).