36. Технология автоматизации офиса Электронный офис

Решение задач управления и принятие решений подразумевают широкое использование автоматизированных информационных технологий, другими словами — работу в электронном офисе. По степени возможности перехода к работе в электронном офисе выделяют:

• электронную обработку данных, с использованием персональных компьютеров, т. е. без пересмотра методологии и организации процессов управления ведется обработка данных с решением отдельных экономических задач;

• автоматизацию управленческой деятельности;

• вычислительные средства, включая серверы и персональные компьютеры, используемые для комплексного решения функциональных задач, формирования регулярной отчетности и работы в информационно-справочном режиме для подготовки управленческих решений. Сюда же можно отнести автоматизированные информационные

• технологии поддержки принятия решений, которые предусматривают широкое использование экономико-математических методов, моделей и пакетов прикладных программ для аналитической работы и формирования прогнозов, составления бизнес-планов, обоснованных оценок и выводов по изучаемым процессам и явлениям производственно-хозяйственной практики.

• Экспертные системы

Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:

• один или несколько персональных компьютеров, возможно, объединенных в сеть (локальную или глобальную, в зависимости от рода деятельности офиса);

• МФУ:

• печатающие устройства;

• средства копирования документов;

• сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственное первичных документов;

• проекционное оборудование для проведения презентаций.

Следует подчеркнуть, что главным звеном и управляющим субъектом в электронном офисе являются специалисты.

Виртуальный офис В последнее время все большее распространение приобретают электронные офисы, оборудование и сотрудники которых могут находиться в разных помещениях. Необходимость работы с документами, материалами, базами данных конкретного предприятия (организации) в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению виртуальных офисов.

Телекомьютинг, телеработа.

Информационные технологии виртуальных офисов основываются на работе локальной сети, соединенной с территориальной или глобальной сетью. Благодаря этому, абонентские системы сотрудников организации независимо оттого, где они находятся, оказываются включенными в общую сеть.

Виртуальный офис – virtual office – Интернет-ресурс, или его часть, позволяющие, сотрудникам компании, географически разобщенным, организационно взаимодействовать посредством единой системы для обмена, хранения, обработки и передачи информации и управляющих воздействий.

37. Электронные системы документооборота

При изучении информационных потоков большое значение придается правильной организации документооборота, т. е. последовательности прохождения документа от момента выполнения первой записи до сдачи его в архив.

Движению документа до обработки придается особое значение. Документ, как правило, составляется в ходе выполнения каких-то производственно-хозяйственных операций, в различных подразделениях экономического объекта. В его составлении могут участвовать различные исполнители многих подразделений. Обычно преобладает ручной способ составления документа, степень механизации и автоматизации этого процесса низка. Часто появляется несколько копий документа, которые в дальнейшем имеют свои схемы движения. Имеет место дублирование реквизитов в разных документах, излишняя многоступенчатость и длительность их пребывания у исполнителей. Все это увеличивает сроки обработки и усложняет документооборот.

Практика, сложившаяся при ручной обработке информации, показывает, что система документооборота сложна и громоздка из-за существования различных форм документов, многоэтапного прохождения каждой из них, дублирования одних и тех же показателей в различных документах. Например, учет сдачи готовой продукции на склад выполняется во многих подразделениях: на складе, в отделе сбыта, бухгалтерии, производственном и плановом отделах. Кроме того, каждый отдельный документ, отражающий какую-либо одну сторону хозяйственного явления, имеет связь с другими документами. Например, по данным обследования объемов информации и маршрутов учетных документов, каждый показатель встречается в среднем в трех-четырех документах.

По оценкам специалистов, в мире ежедневно появляется более 1 млрд. новых документов. В основном это текстовая информация, и лишь 10% — это документы, приспособленные для дальнейшей автоматизированной обработки. Это свидетельствует о необходимости организации на предприятиях электронного документооборота.

Критериями выбора системы автоматизации документооборота являются:

• масштабы предприятия;

• степень технической и технологической подготовки персонала в области компьютерной обработки информации;

• структура управления;

• наличие других систем автоматизации управления.

Малые и средние предприятия с небольшим объемом документации, имеющие один или несколько компьютеров, могут использовать для автоматизации документооборота достаточно широко распространенные и удобные текстовые редакторы. Малые и средние предприятия с большим объемом документации, а также все крупные предприятия должны использовать специализированные системы управления документооборотом.

Для выбора системы электронного документооборота существуют следующие критерии:

• интеграция с другими автоматизированными системами и базами данных;

• легкость освоения;

• удобство работы;

• обеспечение работы в сетях;

• надежность системы;

• защита от несанкционированного доступа.

Предприятия с очень большим объемом документации, где наиболее рациональным является создание собственной системы документооборота, должны уделять особое внимание оптимальной организации электронного документооборота. Любой системе необходимо пройти специальную сертификацию и тестирование, обеспечивающие защиту от потери, хищения и умышленной порчи документов.

В своей основе, СЭД должна содержать следующие технологии и возможности:

• СЭД должна работать с любым типом контента, независимо от того, в каком виде он поступает в организацию – будь то несистематизированные электронные данные (электронная почта, таблицы, мгновенные сообщения), бумажные документы (факсы, накладные, заказы) или электронные формуляры. Технологии должны позволять делать фотокопии документов, сканировать, импортировать документы, работать с электронными формулярами

• Система предоставления информации в соответствующих ситуациях должна легко предоставлять информацию соответствующим людям.

• Управление документами: обеспечивает все процессы, связанные с управлением электронными документами, включая обработку документа, просмотр, установку перекрёстных ссылок и предоставление.

• Библиотечные услуги, такие как выдача/приём, поиск/обработка, а также безопасность документов, являются важными технологиями, которые включает в себя управление документами. Менеджмент веб-контента: помогает решать задачи, связанные с управлением контентом, который специально предназначен, для доступа через Интернет. Подобные технологии помогают решать такие задачи, как создание, просмотр, утверждение и публикация веб-контента.

• Совместная деятельность: предоставляет внутренним и внешним сотрудникам (например, служащим или деловым партнёрам) инструменты для работы с одним и тем же документом или ресурсом, обеспечивая динамичный совместный рабочий процесс, независимо от географического местонахождения. Совместная работа людей, которые находятся в разных географических точках, резко приобретает характер ценного конкурентного преимущества, поскольку позволяет всем сотрудникам иметь доступ к самой актуальной информации, без потери продуктивности.

• Управление записями: позволяет устанавливать продолжительность и прочие параметры существования документа – возможность, которая является особенно важной в связи с тем, чтобы придерживаться необходимых формальных требований со стороны законодательства. Посредством менеджмента записей, организация должна иметь возможность хранить, контролировать доступ к документам, а также избавляться от них, в соответствии с корпоративными правилами или же внешними законодательными требованиями.

• Управление рабочим процессом: обеспечивает поток информации, связанной с такими действиями, как уведомления, обзор и подтверждение, которые должны выполнить соответствующие люди. Для достижения максимальной отдачи, управление рабочим процессом, должно быть совместимым с такими системами, как интегрированная система управления предприятием (ИСУП) или как система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM).

• Технологии хранения и помещения информации в архив - как для краткосрочной надобности в этих документах, так и для долгосрочного хранения - должны включать базы данных и библиотечные сервисы, а также, инфраструктуру и пространство для хранения, как, например, сети хранения данных (NAS/SAN), оптические носители, микрофильмы, магнитные ленты или CD.

EMC Documentum, IBM, Microsoft, Oracle Microsoft Office SharePoint Server 2007 “1С:Архив 8”