2. Трудовая книжка как вид документа.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника согласно ст. 66 ТК РФ. Этот персональный документ последовательно отражает факты трудовой биографии человека, его квалификационный и служебный рост, отношение к труду, причины увольнения. Кроме того, это основной документ для расчета трудового и страхового стажа человека. Трудовая книжка относится к числу обязательных кадровых документов, прямо предусмотренных ТК РФ.

На титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя, отчество работника полностью без сокращений, дата рождения. Сведения об образовании и специальности или профессии указываются на основании соответствующих документов (аттестатов, дипломов, сертификатов, справок, если образование незаконченное высшее).

На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была заведена.

Все записи на последующих страницах трудовой книжки производятся в точном соответствии с приказом о приеме, переводе или увольнении. С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.

При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования в сейфах не менее 50 лет.

12 Билет

1. Допустимые сокращения в тексте деловых документов.

В документах допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами.

Приведем примеры для наиболее распространенных случаев.

Слова при географических названиях: город — г., село— с., поселок— п., поселок городского типа— пгт. Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква "г." не ставится. Буква "г." также не ставится перед городами, в названиях которых имеется слово "город" (Новгород, Волгоград и др.).

Слова при фамилиях: товарищ — т. (в начале предложения — Тов.), господин — г-н, профессор — проф. доцент — доц., начальник — нач., и т. д.

Слова, употребляемые при цифрах: пункт 3 — п. 3., подпункт 1.1. — подл. 1.1., рисунок 5— рис. 5., раздел 2 — разд. 2.

Слова при указании денежных единиц: рубль — р., тысяча рублей — тыс. р., миллион рублей — млн. р., миллиард рублей — млрд. р.

Слова, сокращение которых пишется через дефис:

министерство — м-во, завод — з-д, производство — пр-во, район — р-н, хозяйство — хоз-во, количество — кол-во, человеко-час — чел.-час., и т. п.

Широкое применение в качестве сокращений находят буквенные аббревиатуры. Например: РФ — Российская Федерация, ПК — персональный компьютер, НИИ — научно-исследовательский институт, АО — акционерное общество, ЕЭС — Европейское экономическое сообщество, и др.

Допускаются сокращения словосочетаний: и так далее — и т. д., и тому подобное — и т. п., и другие — и др.

Можно использовать сокращения, принятые в данном документе. При этом в скобках указывается принятый вариант сокращения или аббревиатуры непосредственно после первого упоминания полного написания сокращенного слова или словосочетания. Однако сокращать одно и то же слово или словосочетание по-разному или писать их в одном месте полностью, а в другом сокращенно не допускается.

Не допускаются также следующие сокращения: ед. изм. — единица измерения, напр. — например, п/упр. — под управлением, т. г. —текущего года, с. г. — сего года, т. н. — так называемый, т. о. — таким образом.

2. Схема работы с входящими документами.

К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др.), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.

Обработка входящих документов включает:

• прием и первичную обработку документов;

• предварительное рассмотрение и распределение документов;

• регистрацию;

• рассмотрение документов руководством;

• передачу на исполнение.

Первичная обработка документов

Прием и первичная обработка документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших — секретарем. Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или переданы по электронной почте или по факсу.

Предварительное рассмотрение

Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения.

Распределение документов

Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Регистрация документов

Учет входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа.

Рассмотрение руководством

Рассмотрение документа руководством состоит в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе. Резолюция переносится в регистрационную форму.

Передача на исполнение

Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством.

Документы должны исполняться в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Если документ требует немедленного исполнения, он может быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.