5.2. Определите достоинства и недостатки организации информации в виде отдельных файлов

Эффективная информационная система обеспечивает пользователей точной, своевременной и актуальной информацией. Вся информация хранится в компьютере в виде файлов. Если файлы правильно организованы и управляются должным образом, пользователи легко могут получить необходимую информацию. Работа же с плохо структурированными и не организованными файлами, может привести к увеличению стоимости обработки, повышению недостоверности информации и просто к хаосу.

Файл – поименованная совокупность связанных однотипных записей, хранящихся во внешней памяти компьютера и рассматриваемых как единое целое. Обычно файл однозначно идентифицируется указанием имени файла, его расширения и пути доступа к файлу. Каждый файл состоит из атрибутов и значений атрибутов. Различают текстовые, графические и звуковые файлы.

Файлы могут храниться в виде отдельных единиц, могут быть объединены в папки (директории) или в базы данных.

Для решения каждой конкретной задачи при автоматизированной обработке информации простейший подход состоит в разработке одной или нескольких специальных прикладных программ (ПП) и использование одного или нескольких файлов. Но для каждого из них в программу необходимо включить такие операции, как добавление, удаление, замена, поиск записей. Кроме этого, некоторые элементы (имя, номер, адрес) неизбежно используются несколькими программами, а значит, и хранятся в нескольких файлах. Это делает проблематичным обеспечение “непротиворечивости” данных, так как обновление (актуализацию) необходимо проводить одновременно в нескольких файлах. Между атрибутами существует некоторая взаимосвязь, например, между ФИО студента и количеством сданных им экзаменов. Однако когда файлы реализованы в виде отдельных единиц, установить связь между элементами затруднительно или вообще невозможно. Существует также ограничение по доступности. Информация должна подаваться пользователю быстро, а если она разбросана по разным файлам, доступность ее ограничена. Из-за избыточности данных в файлах трудно реализовать изменения в предметной области, которые возникают достаточно часто.

5.3. Определите достоинства и недостатки использования для организации информации субд

Обобщенные “методы доступа”, обеспечивающиеся универсальными программами, освобождают программиста от кодирования, тестирования и отладки стандартных блоков. Универсальные программы доступа, называемые системами управления базами данных (СУБД) гарантируют также определенную степень независимости данных от их физического хранения.

База данных - по законодательству РФ - объективная форма представления и организации совокупности данных, систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью ЭВМ.

Преимущества создания единой БД.

1. Одноразовость ввода – меньше нагрузка на людей и на технику.

2. Независимость сбора и обновления, т. е. актуализация данных в процессе использования.

3. Независимость прикладных программ от физической организации БД.

Имея дело с единым объектом, программы ЭВМ используют и формируют ту или иную систему данных об объекте, называемую информационной моделью.

СУБД создает возможность доступа к интегрированным данным, которые пересекают операционные, функциональные и организационные границы предметной области.

Интеграция данных какой-либо предметной области имеет и ряд недостатков:

1. из-за интеграции данных отдельных файлов в БД пользователи теряют право единоличного владения ими, что приводит, как следствие к снижению ответственности и уменьшению достоверности информации;

2. без соответствующего аппарата разграничения доступа к БД повышается вероятность нарушений защиты данных, что ставит под угрозу секретность хранимой информации.