3.6. Определите понятие информационной пирамиды предприятия, определите информационные системы, работающие на разных уровнях управления предприятием
Информационная пирамида (рис. 31) отражает количество информации, идущее от исполнителей к управленческим органам. Количество информации становится меньше, но степень сложности решаемых задач и мера ответственности за принятые решения возрастают. Сама же информация становится менее формализованная (однозначно определенная) и степень ее неопределенности возрастает.
В организациях существуют стратегический, управленческий, профессиональный и операционный уровни управления.
На операционном (оперативном) уровне управления требуется быстрое реагирование на изменяющиеся условия. На этом уровне управления решаются многократно повторяющиеся (рутинные), в основном учетные, задачи, т.е. происходит реализация планов, составленных на вышестоящих уровнях управления, и составляются отчеты о ходе их выполнения. Системы операционного уровня помогают менеджерам – операционистам контролировать все элементарные действия и транзакции (набор связанных операций) внутри организации, такие как продажи, денежные поступления, депозиты, платежные ведомости, кредитные истории и поступление сырья на производство.
Примерами задач решаемых на этом уровне могут служить:
сколько запасных частей имеется в наличии;
учет количества произведенной (или проданной) продукции;
учет затрат на выполнение отдельных производственных операций (затрат – времени, сырья, материалов, рабочей силы и т.д.);
бухгалтерский учет и т.д.
Системы обработки транзакций (СОТ) (иногда их называют системами обработки данных – СОД) являются основными бизнес – системами, работающими на операционном уровне. На этом уровне все цели, задачи, и ресурсы предопределены заранее и четко структурированы. Сотрудник обычно просто проводит проверку соответствия условиям всех указанных критериев. Примерами подобных систем могут служить системы:
обработка заказов на покупки;
бронирование номеров в отелях, бронирование билетов на проезд;
компьютерная обработка платежных ведомостей;
управление перевозками;
учета кадров и пр.
На профессиональном уровне используются Системы работы со знаниями (СРСЗ), рабочие станции для научного и технического проектирования позволяют создавать новые знания и данные, а также проводить все сторонние технические экспертизы.
Системы работы со знаниями и офисные системы служат для работы с информацией на уровне данных.
Офисные системы представляют собой приложения, предназначенные для повышения эффективности работы сотрудников путем координирования и обмена информацией в пределах офиса. Типичные офисные системы предназначены:
для обработки документов (текстовые редакторы, издательские системы, системы графического представления документов (системы распознавания) и электронные картотеки);
составления календарных графиков (электронные календари и органайзеры);
осуществления коммуникаций (системы электронной и голосовой почты, видеоконференции).
Управленческий уровень (тактический или функциональный) сосредотачивает свое внимание на составлении тактический планов, т.е. траекторий достижения поставленных целей:
в определении контрольных точек;
в контроле за выполнением заданий;
в слежение за состоянием ресурсов;
в выработке директив для вывода предприятия на требуемый планами уровень (т.е. принятие нестандартных решений).
Объем задач по сравнению с оперативным уровнем уменьшается, а сложность задач увеличивается. На этом уровне управления происходит решение задач, требующих предварительного анализа информации, подготовленной на низшем (оперативном) уровне. Управление на этом уровне связано с некоторой задержкой от момента поступления информации до принятия решения и его реализации, а также от момента реализации решения до получения реакции на управляющие воздействия (отклик системы).
Управленческие информационные системы (УИС) концентрируют всю информацию об основных операциях компании, обеспечивая получение различных отчетов. Данные об основных операциях (предоставляемые системами обработки транзакций) являются сжатыми и обычно используются в регулярных отчетах о состоянии дел компании. На рис. 33 показано, как УИС обрабатывает данные об операциях, связанных с продажей, производством и бухучетом, помещая их в специальные файлы, с помощью которых менеджеры могут получать отчеты.
Системы поддержки принятия решений (СППР) также функционируют на управленческом уровне управления организацией. Они помогают менеджерам принимать решения в исключительных, быстро изменяющихся и непредсказуемых ситуациях. Такие системы изначально предназначены для помощи в решении проблем, которые нельзя определить заблаговременно, т.к. они, используя «внутреннюю информацию» из СОТ и УИС, зачастую используют дополнительные сведения из внешних источников. Эти системы обладают большими аналитическими возможностями и в них встроено множество моделей анализа данных. Системы СППР являются интерактивными, т.е. при работе с ними пользователь может произвольно менять исходные условия, задавать новые вопросы и добавлять в систему новые данные.
Высший (стратегический) уровень управления определяет цели управления, внешнюю политику, определяет долгосрочные планы и стратегию их выполнения. В компетенцию этого уровня управления входит:
анализ рынка, конкуренции, конъюнктуры;
поиск альтернативных стратегий развития предприятия на случай выявления угрожающих тенденций в сфере интересов предприятия.
- Системы поддержки принятия стратегических решений (СППСР) справляются с нестандартными проблемами, требующими точных суждений, оценок и определенных интуиции и проницательности, поскольку стандартной процедуры их решения не существует. СППСР – системы формируют общую компьютерную вычислительную и коммуникационную сред, гораздо более богатую возможностями, чем любое отдельное приложение. На рис. 35 представлена модель типичной СППСР - системы, которая собирает данные из различных внутренних и внешних источников и придает им удобочитаемую форму, доступную для администраторов.
- СППСР – системы разрабатываются таким образом, чтобы они могли группировать данные обо всех внешних событиях (изменения в налоговом законодательстве или появление новых конкурентов) и получать данные от внутренних систем организации (УИС и СППР). Они отфильтровывают, концентрируют и отслеживают все «критические» значения данных, позволяя сократить усилия и время для получения информации, полезной для руководителей.
- СППСР – системы используют в своей работе наиболее совершенные графические программы и могут представлять графики, диаграммы и схемы из различных источников непосредственно в офисы или в зал заседания совета директоров.