Тема 3: Форматы данных. Типы данных в ячейках Excel.

Таблица Excel отображается на одном Листе. Часто на Листе располагается несколько таблиц. Основным элементом таблицы является ячейка. Они объединяются в строки, столбцы и диапазоны (блоки). Команда Формат ячейки включает следующие вкладки: Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Вид, Защита.

Вкладка Число задаёт формат данных в ячейке:

• Общий

• Числовой

• Денежный

• Финансовый

• Дата

• Время

• Процентный

• Дробный

• Экспоненциальный

• Текстовый

• Дополнительный (все форматы)

Реально в Excel используется только два типа данных – Число и Текст. Форматы Дата и Время являются частным случаем типа данных Число. Формат Общий означает, что тип и формат данных Excel должна выбрать сама. И, разумеется, уж она выберет!!! Поэтому обычно применение пользователем этого типа данных является ошибкой (бальной!).

Формат Числовой является основным. Пользователь может указать, сколько разрядов высвечивать после запятой (Х,ууу), а также задать разделители групп разрядов – в русском языке каждая тройка цифр отделяется от другой пробелом, а в английском – запятой.

Форматы Денежный и Финансовый являются разновидностью формата Числовой, но позволяют указать единицу измерения (р., $ и т.д.). Обычно вместо них рекомендуется использовать формат Числовой, а единицу измерения задавать в шапке таблицы.

Другой разновидностью числового формата является процент. В Excel число в этом формате автоматически умножается на 100 и добавляется значок “”.

Форматы Дата и Время являются фактически также разновидностью формата Числовой, но позволяют выводить на экран значения в удобном для пользователя виде. Следует обратить внимание на наличие объединённого формата Дата и Время. Подробнее этот вопрос будет раскрыт при изучении функций Даты и Времени.

Формат Экспоненциальный также являются разновидностью формата Числовой, он имеет вид мантиссаEпорядок позволяет числа не только как десятичную дробь, но и другими способами.

Формат Текстовый является фактически комментарием. Он не несёт для Excel никакой реальной информации, при использовании в арифметических операциях считается равным нулю и, главным образом, служит для пояснения содержимого таблицы пользователю. Содержимое ячейки автоматически считается текстом, если оно начинается с буквы (включая знак пробела). Если текст начинается с цифры, то перед ним надо поставить апостроф – < ' >. В самой ячейке апостроф не будет отображаться, в ней будет виден только сам текст, а в строке формул апостроф будет виден.

По умолчанию текст выравнивается по левому краю. Чтобы ввести текст в ячейку, надо:

0. Сделать ячейку активной, щелкнув по ней курсором мыши или подведя курсор клавишами клавиатуры.

1. Набрать текст на клавиатуре. По мере набора текст будет появляться в ячейке и в строке формул.

2. По окончании набора текста нажать клавишу Enter. Курсор переместится в следующую ячейку вниз по столбцу. Можно завершить набор клавишей Tab, тогда курсор переместится в следующую ячейку вправо по строке. Также можно завершать набор стрелками. Курсор переместится в следующую ячейку по направлению стрелки. Для удаления текста до конца набора надо нажать клавишу Esc.

3. Для редактирования (исправления) текста можно использовать клавишу “Забой” или нажать F2, чтобы перейти в режим редактирования ячейки.

4. Если текст не умещается в ячейке, то лучше продолжать ввод. К ячейке будет привязан весь текст, который Вы введете. В дальнейшем можно или расширить столбец, или объявить ячейку многострочной.

По умолчанию текст сдвигается к левому краю ячейки, а число - к правому. Этот признак также можно использовать для того, чтобы отличать число от текста. Необходимо только учитывать, что такое расположение является наиболее распространенным, но не обязательным.

Заголовки столбцов и строк. Данные, которые вводятся в лист Excel, обычно имеют вид таблицы, содержащей числовые значения. Первая строка такой таблицы - это заголовки столбцов, а первый столбец - заголовки строк. Эти заголовки идентифицируют данные в таблице и содержат: названия объектов, даты, годы, месяцы и т.д.

Формат Дополнительный (все форматы) включает несколько дополнительных (специальных) форматов, полезных при экспорте и импорте из баз данных. Указание "(все форматы)" является не вполне корректным.

Вкладка Выравнивание задаёт размещение данных в ячейке. Она включает опции:

• Выравнивание по горизонтали,

• Выравнивание по вертикали,

• Ориентация,

• Направление текста,

а также флажки Отображение:

• переносить по словам,

• автоподбор ширины,

• объединение ячеек.

Опция Выравнивание по горизонтали аналогична Word'у, но кроме 4-х имеющихся там вариантов включает ещё: по значению, с заполнением, по центру выделения и распределённый.

Вариант Выравнивание по значению позволяет по расположению данных в ячейке определить их тип. Напоминаю, что в Excel фактически существует 2 типа данных – текстовый и числовой. Текстовый тип данных (формат Текстовый) выравнивается по левому краю, а Числовой (все остальные форматы) по правому.

Вариант Выравнивание с заполнением позволяет заполнить идентичным содержимым всю ячейку. Т.е. при занесении в ячейку какой-либо ли группы символов они будут автоматически повторены до конца ячейки. При задании Выравнивание с заполнением для группы смежных ячеек в одной строке набор символов, занесённый в 1-ю ячейку будет автоматически повторен до конца группы смежных ячеек.

Вариант Выравнивание по центру выделения позволяет расположить данные в центре группы смежных ячеек, расположенных в одной строке. Но, в отличие от Объединения ячеек, в рассматриваемом варианте все ячейки группы остаются независимыми. Поэтому при вводе новых данных в какую-либо ячейку группы, последняя автоматически распадается на два набора ячеек, а данные располагаются в центре каждого набора.

Вариант Распределённый позволяет распределить данное по всей ширине ячейки. В отличие от Выравнивание по ширине это справедливо и для последней (единственной) строке абзаца. Разумеется данное должно представлять собой набор слов. Флажок Распределять по ширине отменяет Отступ. Параметр Отступ задаёт величину отступа абзаца справа, слева или с обеих сторон.

Опция Выравнивание по вертикали позволяет распределить данное по высоте ячейки. Она содержит варианты: по центру, по нижнему краю, по высоте и распределённый. Разницу между этими вариантами требуется определить самостоятельно. Разумеется, необходимо при использовании этой опции установить флажок переносить по словам.

Опции Ориентация и Направление текста позволяют расположить текст в ячейке не только слева направо, но и вертикально, а также под углом. Это удобно для более компактного расположения таблицы и для большей наглядности.

Действие флажков автоподбор ширины и объединение ячеек очевидно, но следует его согласовывать с другими параметрами и опциями.

Вкладка Шрифт задаёт параметры шрифта и является частным случаем аналогичной вкладки Word'а. Флажок Обычный задаёт параметры шрифта по умолчанию (Arial, обычный, 10). Эти параметры можно изменить через Сервис, Параметры, Общие, Стандартный шрифт.

Вкладка Граница позволяет задать Вид, Цвет, и Расположение линий в таблице. Её функции и возможности очень похожи на действие команды Границы в Word'е.

Вкладка Вид – это заливка ячеек.

Вкладка Защита – это ограничение доступа с помощью пароля. В персональных компьютерах эта защита малоэффективна, т.к. опытный программист в состоянии вскрыть такую защиту. Зато на практике довольно часто бывают случаи, когда пользователи забывают или теряют пароль со всеми прилагающимися удовольствиями. В этой ситуации бывает разумным скопировать таблицу, вставить Специальной вставкой и далее работать с копией таблицы.

Команда Формат ячейки включает:

• Высота – позволяет задать высоту строки числом;

• Автоподбор высоты,

• Скрыть,

• Отобразить.

Формат строки включает опции: высота, автоподбор высоты, скрыть и отобразить. Опция Высота позволяет задать высоту одной или нескольких строк числом.

1. Тексты. Текст - это набор любых символов.

2. Числа и числовые выражения. Числа вводятся так же, как и тексты, но в отличие от последних, состоят только из цифр и некоторых специальных знаков. Рекомендуется из знаков использовать только “-”, а остальные (р., %, $) использовать только через Формат ячейки. Как уже говорилось, числа обычно выравниваются вправо, в отличие от текстов.

Числовые выражения. Очень часто при вводе данных их приходится пересчитывать. Кроме того, когда имеешь дело с числами, постоянно приходится проводить какие-нибудь расчеты. Для этого в Excel используются числовые выражения. Любое выражение начинается со знака “+”, после которого идут числа и знаки арифметики. В ячейке будет записан результат вычислений, а в строке формул будет сохранено само выражение.

Числа и основная часть арифметических знаков вводятся с бухгалтерской части клавиатуры при включенной клавише-лампочке NumLock. “/” - деление, “*” - умножение, “-” - вычитание, “+” - сложение, “^” - возведение в степень, “()” - скобки. Порядок выполнения этих операторов следующий:

1. ^ ()

2. / *

3. + –

Большинство вычислений в Excel осуществляется через формулы, а числовые выражения используются только в отдельных случаях для удобства ввода исходных данных и для проверки некоторых результатов.

Если число не помещается в ячейке, то оно переводится в экспоненциальную форму, например 7.78Е+06. Если размер ячейки недостаточен и для такого представления числа, то в ячейке будет записано “#####”. После увеличения размера ячейки число восстановится.

3. Дата и время. Дату и время можно задавать в различных форматах, их довольно много, поэтому во время выполнения практического задания войдите в “Формат”, “Ячейки” и просмотрите все форматы.

4. Формулы (адресные выражения). Формулы - это основной вид представления данных в Электронных таблицах. Только исходные данные вводятся в виде чисел или числовых выражений. Все вычисления осуществляются с использованием формул. Простейшая формула - это ссылка. Введем в ячейку “А1” какое-нибудь число, а в ячейку “С3” запишем ссылку на нее в виде =А1. В ячейке С3 отобразится тоже число, что и в А1. Изменим число в А1. Оно изменится и в С3. Формулы подобны алгебраическим уравнениям. Например, можно написать: a=(b+c)/e. Это уравнение означает, что b, c и e мы присваиваем любые числовые значения, а “a” - это результат. Аналогично, если в ячейке А1 мы запишем “=(В1+С1)/Е1” и введем в ячейки В1, С1 и Е1 какие-нибудь числа, то в ячейке А1 будет результат вычислений. Если данные в ячейках С1, В1 или Е1 мы изменим, то автоматически изменится результат в ячейке А1. Это очень удобно, поэтому в Электронных таблицах большая часть ячеек - это результаты вычислений. Они записываются в виде формул и при изменении исходных данных изменяются автоматически. При создании формул можно использовать все знаки арифметики, как и в числовых выражениях. В адресах ячеек используются только латинские буквы. Таким образом:

Формула - это выражение, состоящее из адресов ячеек, соединенных арифметическими операторами. Формула начинается знаком “=” и может включать, кроме адресов ячеек, числа и функции.

При формировании выражения для формулы, вместо набора адреса ячейки, можно щелкнуть на нее курсором мыши, результат будет тот же. Обычно в ячейке будет результат вычисления формулы, а в строке формул - ее выражение. Иногда бывает нужно просмотреть все формулы в таблице так, как они написаны. Для этого:

1. Откройте Сервис (Tools), команда Параметры (Options).

1. Выберите вкладку Вид (View).

1. В секции Параметры окна (Windows Options) установите флажок Формулы. ОК.

После просмотра и редактирования формул аналогично уберите этот флажок, чтобы вернуться в нормальный режим.

Для печати ряда других работ требуется таблица, содержащая только данные. Для этого таблицу обычно копируют, затем вставляют на другой лист или в другое место данного листа. Последняя опция делается командой Специальная Вставка (раздел Правка), в переключателе устанавливается позиция Значения. [Посмотреть позиции команды Специальная Вставка]

Функции. Функции - это стандартные формулы, для вычислений. Например, функция =СУММ(А1:Н1) эквивалентна формуле =А1+В1+С1+...+Н1, но значительно короче и поэтому нагляднее и свободнее от ошибок. Поэтому обычно формулы стараются заменять на функции. Любая функция имеет вид:

1. Знак равенства(=) - показывает, что далее следует функция (или формула)

2. Название функции, например СУММ.

3. Аргумент в скобках, например (А1:Н1), показывает адреса ячеек, с которыми работает функция.

Наиболее употребляемые функции:

Пример	Описание
=СРЗНАЧ(В4:В9)	Вычисляет среднее арифметическое нескольких чисел
=ЕСЛИ(А3>100,A3*2,A3^2)	Позволяет ввести в формулу условие
=МАХ(C5:G5)	Возвращает максимальное значение в заданном диапазоне ячеек
=МИН(В6:К6)	Возвращает минимальное значение в заданном диапазоне ячеек
=СУММ(А1:Е6)	Подсчитывает сумму всех чисел в заданном диапазоне ячеек
=СУММЕСЛИ(А1:А7,<100,B1:B6)(интервал, критерий, усл_интервал)	Складывает содержимое тех ячеек из диапазона (А1:А6), которым соответствуют ячейки в столбце “В”, значения в которых меньше 100.
=ППЛАТ(0.0825/12,360,180000)(процентная ставка по ссуде, число периодов выплат, основная сумма)	Вычисляет величину периодической выплаты по ссуде.

Редактирование и удаление содержимого ячейки