20. Організація документообігу на підприємстві.

Обробка всієї необхідної документації, рух якої здійснюється за визначеними маршрутами від місця формування або надходження на підприємство до відправлення зацікавленим організаціям або здачі на зберігання в архів називається документообігом.

Відповідно до мети створення всі документи підрозділяються на наступні:

- розпоряджувальні (наказ, вказівка);

- організаційні (положення, статут, інструкція, протокол);

- інформаційно-довідкові (довідка, доповідна або пояснювальна записка, акт);

- особисті (автобіографія, заява, ).

У документаційному забезпеченні управління можна виділити наступні групи документів:

1.Внутрішні ( ті, що створені на підприємстві) – розпоряджувальна, довідково-інформаційна документація.

2.Вхідні (що надходять на підприємство) - документи вищих органів управління (постанови, рішення, накази), документи інших організацій (листи, рішення, акти), звернення громадян та ін.

3.Вихідні (що відправляються в інші організації) – листи, планово-звітна документація.

Порядок руху документів можна представити наступним чином (СХЕМА): 1. створення (отримання) документа => 2. Первинна обробка та реєстрація =>3. Попереднє розглядання та передача докум. => 4. Виконання документу => 5. Передача в архів.

Обробка вхідних документів.

Вхідні документи мають пройти експедиційну обробку. Співробітник експедиції має перевірити правильність доставлення корреспондеції, рівень її збереженості (сохранности).Потім вхідні документи сортируються на ті, що реєструються та ті, що не підлягають реєстрації.

Обробка вихідних документів.

Вихідними називаються документи, які відправлються за межі підприємства. Їх обробка включає наступні етапи:

- складання проекта документу виконавцем;

- узгодження проекта документу;

- перевірка правильності оформлення проекта документу;

- підписання документа керівником;

- реєстрація документа;

- відправлення документа адресату;

- підшивання другого екземпляру (копії) документа у справу.

Контроль виконання включає:

- постановку документа на контроль;

- перевірку своєчасного доведення документа до виконавця;

- перевірку та регулювання ходу виконання;

- урахування та узагальнення результатів контролю виконання документів;

- доведення інформації до керівника.

21. Сутнісна характеристика управління документацією.

Управління документацією охоплює життєвий цикл документів з моменту їх створення, виконання ними відповідних задач в управлінні до знищення або передавання в архів.

Управління документацією складається з чотирьох основних складових які в сукупності дозволяють досягнути ефективності “документальної” діяльност.і Елементи управління документацією містять наступні етапи:

1.Створення документів. Цей елемент розуміється як встановлення необхідного переліку використовуваних документів, їх назв та функціонального призначення, проектування форм документів, спостерігання за їх використовуванням, застосування інформаційних технологій для складання документів.

2.Зберігання та використання документованої інформації. Передбачає формування справ, створення файлів та систем пошуку документів й інформації, розвиток систем передачі інформації, телекомунікацій, копіювання, тиражування документів.

3. Передача документів на постійне зберігання. Цей елемент розуміється як складання переліку документів з термінами зберігання, оцінка документів, ідентифікація та опис кожного документу та комплексів документів.

4.Управління архівами. . Передбачає проектування та будівництво архівохранилищ, удосконалення методів консервації та реставрації, систематизації та опису архівних фондів, доступу до документів, створення довідкових засобів.

Управління документації грунтується на принципах економічності та ефективності та на широкому використанні нових інформаційних технологій, що забезпечують якісний менеджмент по відношенню до документації підприємства як повноцінному ресурсу управління.