27.Процессы планирования и создание программы действий. Формулировка задач.

Планирование - это процесс принятия конкретных решений, позволяющих обеспечить эффективное функционирование и развитие организации в будущем.

Плановые решения могут касаться постановки целей и задач, выработки стратегии, распределения и перераспределения ресурсов, определения стандартов деятельности. В принятии таких решений состоит процесс планирования в широком смысле.

В узком смысле планированием является составление специальных документов - планов, осуществляющих взаимную увязку принятых решений с целью обеспечить их оптимальное сочетание, с точки зрения максимизации конечного результата и наиболее полного использования потенциала организации и открывающихся перед ней возможностей, а также определяющих конкретные шаги в деле их реализации.

В плане как документе содержатся прогнозы развития организации; промежуточные и конечные цели и задачи, стоящие перед ней и ее отдельными подразделениями; механизмы координации текущей деятельности и распределения ресурсов: стратегии на случай чрезвычайных обстоятельств.

По срокам выполнения планы принято делить на долгосрочные (свыше 5 лет), среднесрочные (от года до пяти лет), выполняемые в виде различного рода программ; краткосрочные (до года), имеющие форму бюджетов, сетевых графиков и пр. Разновидностью краткосрочных планов являются оперативные, составляемые на срок от одной смены до одного месяца.

Планирование базируется на ряде принципов, то есть правил, которые необходимо учитывать в процессе его осуществления. К ним сегодня относятся:

1) Участие максимального числа сотрудников организации в работе над планом уже на самых ранних этапах его составления. Причина состоит в том, что люди охотнее будут выполнять те задачи, которые сами себе поставили, как более близкие и понятные.

2) Непрерывность, обусловленная соответствующим характером хозяйственной деятельности организации. В результате планирование должно быть не единичным актом, а постоянным процессом, в рамках которого все текущие планы разрабатываются с учетом выполнения прошлых и того, что сами они послужат основой будущего планирования.

3) Гибкость, предполагающая возможность корректировки или пересмотра в любой момент ранее принятых плановых решений в соответствии с изменившимися обстоятельствами. Для обеспечения гибкости в планы закладываются так называемые «подушки», облегчающие свободу маневра (дополнительные ресурсы, завышенные сроки и пр.).

4) Согласование планов в форме координации и интеграции, необходимость чего обусловлена взаимосвязанностью всех элементов организации. Координация осуществляется между подразделениями одного уровня, а интеграция - разных.

5) Экономичность, требующая, чтобы затраты на составление плана были меньше эффекта, приносимого его выполнением.

6) Создание необходимых материальных и организационных условий для выполнения плана.

Перечисленные принципы являются универсальными, пригодными для различных уровней управления.

Для осуществления основных стратегий, увязки планов, решения новых, перспективных и масштабных проблем в рамках фирм формируются и реализуются специальные целевые комплексные программы (технические, экономические, социальные).

Они представляют собой совокупность взаимосвязанных организационных, финансовых, технических, социальных и иных мероприятий, централизованно обеспечиваемых ресурсами.

Обычно с помощью таких программ решаются стратегические проблемы, которые нельзя отдавать на откуп естественному ходу вещей, к числу подобных проблем относятся: реструктуризация, ликвидация тяжелого ручного труда, экологическое оздоровление и пр.

В зависимости от масштабов и сложности программа может включать в себя несколько подпрограмм (проектов), рассчитанных на 2 - 3 года и обеспечивающих реализацию промежуточных целей и задач,

Разработка программы начинается с формулировки проблемы и цели ее решения; затем создается прогнозный сценарий; строится дерево целей; формулируются критерии их достижения; распределяются ресурсы; конкретизируются задачи; формируются органы управления.

Программа содержит описание самой проблемы и причин ее появления: уже предпринятых шагов по ее решению; постановку цели и подцелей; перечень конкретных мероприятий, согласованных по ресурсам, срокам осуществления и исполнителям. К таким мероприятиям могут относиться научные и прикладные исследования, опытно-конструкторские разработки, испытания образцов, создание или реконструкция объектов, внедрение новых технологий, форм и методов работы, механизмов управления.

Каждое мероприятие и его ожидаемые результаты характеризуются с помощью системы количественных и качественных показателей: величины необходимых материальных, трудовых и финансовых ресурсов, уровня предполагаемой прибыли, снижения текущих затрат и пр. В основе их расчетов лежат экспертные оценки, нормативы, различные математические и статистические модели.

В качестве научно-технического обеспечения рассматриваются результаты собственных научных исследований и опытно-конструкторских разработок, а также закупленные патенты, лицензии, ноу-хау.

Обеспечение программы трудовыми ресурсами происходит за счет набора новых работников, внутреннего перераспределения, переобучения и повышения квалификации собственных кадров.

Наконец, информационное обеспечение программы составляет база стратегических данных, результаты специальных обследований, экспертные оценки, различного рода прогнозы. Механизм реализации программы строится на основе двух элементов: общих регуляторов деятельности организации и специальных, созданных исключительно для нее.

Управляет программой специальный орган, создаваемый руководством организации, который осуществляет ее планирование, координацию работ, контроль над ними и пр.

Эффективность реализации программ оценивается двояким образом: путем соотнесения фактически полученных результатов, во-первых, с запланированными, и во-вторых, с исходной ситуацией.