3.4.2. Роль оргструктур

Функционирование компании обеспечено, если выполняются все процедуры, обозначенные на схемах бизнес-процессов. И если они действительно выполняются, то важно лишь что выполняется, когда выполняется и как выполняется, но принципиально безразлично, кто их выполняет. От того, что и когда выполняется, зависит своевременное получение нужного результата; от того, как выполняется – качество результата и расходование ресурсов. Что, когда и как обеспечиваются структурой бизнес-процессов.

Выбор исполнителя и организационной структуры важен только для того, чтобы процедуры действительно выполнялись те, тогда и так, как нужно.

Таким образом, совершенствование организационной структуры не обеспечивает оптимизации функционирования, но обеспечивает реализуемость оптимизированных схем бизнес-процессов.

Функции и процессы должны существовать в структуре компании независимо от того, предусмотрены ли для их выполнения отдельные подразделения, должностные лица или они будут выполняться с привлечением сторонних организаций, но если, к примеру, на заводе есть станки, то, помимо собственно производства, должны быть предусмотрены функции их ремонтно-механического, энергетического, метрологического обслуживания, транспортировки заготовок и изделий, уборки помещения и прочие вспомогательные функции. «Забывчивость» при составлении функциональных схем кончается тем, что соответствующие работы не попадают ни в чьи должностные инструкции и не учитываются системой оплаты труда, что вызывает серьезные проблемы исполнения.

Каждая функция должна выполняться, но, с точки зрения результативности, не безразлично, в каком подразделении будет находиться ее исполнитель и будет ли он при этом выполнять и другие функции.

Идеальных работников, действующих «правильно» абсолютно автономно – вне правового и социального окружения – нет. Способ действий человека не задается жестко его внутренними свойствами: знаниями, умениями и иными компетенциями, привитыми при формировании личности (например, в системе образования). Деятельность каждого человека требует наличия определенных императивных и социокультурных норм, а следовательно, определенных условий власти и коммуникации – условий, по своей природе, не функциональных, а социальных. Именно эти условия обеспечиваются определенными оргструктурами компании. Оргструктура задает отношения власти – подчинения и, тем самым, делает возможным существования императивных норм. Эти нормы должны создаваться компетентными людьми, что требует помещения работника под начало компетентного руководителя. С другой стороны оргструктура обеспечивает возможность инкультурации работника – приобретения им норм культуры, в том числе, профессиональной, помещая его в соответствующую социокультурную среду.

Организационная структура переводит функционирование компании в институциональный и социальный планы и создает организационно-правовые и социокультурные основания для выполнения необходимых функций работниками компании.

Как конструкция в технике, эффективная оргструктура должна обеспечить получение должного результата с минимальными потерями, минимальной стоимостью обеспечения условий работы (обеспечения материалами, средствами труда, создания собственно условий труда), а также эффективность контроля результатов деятельности.

Для успешной деятельности компании бизнес-процессы, трудовые задания и организационные структуры, ценности и убеждения (организационная культура), системы управления и оценки результатов – должны соответствовать друг другу.

В конечном счете, оргструктура должна быть такой, которая минимизирует внутренние транзакционные издержки компании.

Оргструктура компании создается для решения следующих основных задач:

• разделение труда – распределение процедур, составляющих бизнес-процесс, между исполнителями и координация действий исполнителей, каждый из которых выполняет лишь часть бизнес-процесса;

• распределение исполнителей по подразделениям для установления в компании рациональной структуры формальных отношений власти-подчинения, обеспечивающей выбранные механизмы координации деятельности исполнителей и компетентное принятие управленческих решений;

• создание условий для неформальной коммуникации, обеспечивающих инкультурацию работников в компании;

• обеспечение своевременного приобретения, рационального распределения и экономного расходования ресурсов путем возложения функций управления отдельными видами ресурсов на отдельные подразделения или должностных лиц. Сюда входят, в том числе, такие важные задачи, как управление запасами, обеспечение взаимозаменяемости персонала, формирование страховых фондов и др.

В число задач формирования оргструктуры также входят:

• рациональное распределение ответственности, в том числе, исключение ситуаций, когда за выполнение какого-либо процесса или отдельной задачи и итоговый контроль его / ее выполнения отвечает одно и то же лицо;

• обеспечение возможности создания единой системы показателей эффективности деятельности по ее видам, функциям или бизнес-процессам;

• создание единой системы мотивации для работников, выполняющих аналогичные функции или ответственных за аналогичные ресурсы;

• обеспечение необходимой скорости реакции на события, в том числе, устранение или смягчение действия факторов, вызывающих задержку или искажение информации;

• урегулирование конфликтов интересов, целей, борьбы за ресурсы между разными исполнителями (локализация в подразделениях однородных интересов и целей, исключающих борьбу, и сведение конфликтов и борьбы к противоречиям между руководителями подразделений).

Общими требованиями к организационной структуре являются следующие:

• полнота ответственности каждого подразделения за решение поставленных перед ним задач;

• минимизация дублирования функций;

• рациональные разделение и кооперация труда между подразделениями;

• обеспечение надежности функционирования при воздействии внешних и внутренних сил – со стороны потребителей, поставщиков, конкурентов, персонала организации.

Помимо изложенных выше общих требований к оргструктурам, применительно к структурам управления появляются новые требования. Управление – это процесс получения, передачи, переработки, хранения и использования информации. Вся деятельность любого управленца связана с информацией. Оргструктура должна обеспечить условия получения оперативной, полной, достоверной и неизбыточной информации и достаточную пропускную способность управленческих подразделений для ее переработки.

В частности, право принятия управленческих решений целесообразно делегировать на тот уровень управления, на котором наилучшим образом может быть собрана информация, удовлетворяющая приведенным выше требованиям.

При невыполнении любой из перечисленных задач возникает задача перестройки организационной структуры компании.

Задачи реструктуризации (примеры):

• улучшить взаимодействие между подразделениями,

• сократить производственный цикл,

• сократить издержки,

• повысить качество обслуживания клиентов.

Для решения этих задач необходимо сначала выполнить оптимизацию или реинжиниринг бизнес-процессов, но для того, чтобы результаты этой оптимизации (реинжиниринга) были выполнимы, почти всегда необходима перестройка организационной структуры.