Прикладные программы для офиса

Компьютеры в небольших офисах чаще всего используются для выполнения следующих работ:

• обработки входящей и исходящей информации с помощью текстовых редакторов и средств презентационной графики (электронная почта и факсы, письма и запросы, реклама и прочая документация);

• сбора и анализа данных, расчетов и отчетов, выполняемых обычно с использованием электронных таблиц (расчеты и обработка прайс-листов, формирование отчетов по разным направлениям и критериям, анализ и статистическая обработка информации);

• накопления и хранения поступившей информации, обеспечивающих быстрый ее поиск (по различным критериям и признакам) и доступ к ней с применением систем управления базами данных (СУБД).

Выполняются в офисах и экономические, бухгалтерские расчеты, решаются задачи анализа финансового состояния фирм, но по предложенной выше классификации их отнесем к корпоративным задачам.

Программных продуктов, раздельно или интегрировано позволяющих выполнять указанные работы, выпускается великое множество. Выбор конкретных программ для практического использования зависит, конечно, от конкретных условий, но в значительной мере и от знаний и опыта покупателя.

Для реализации первых трех указанных выше задач целесообразно воспользоваться не отдельными программами, а интегрированными пакетами офисного обслуживания. Наблюдается тенденция не просто объединения больших автономных программ в такие пакеты, а их интеграция в прикладные программные комплексы. Это подразумевает их полную унификацию, то есть общий пользовательский интерфейс и единообразные подходы к решению таких типовых задач, как управление файлами, редактирование, форматирование, печать, вычислительная обработка, статистический и финансовый анализ, работа с электронной почтой и факсами и многое другое.

Интегрированные офисные пакеты предлагаются разными фирмами под разными названиями: офисные прикладные программы, офисные пакеты, «русский офис» и т. п. Но сегодня на рынке прикладных офисных программных продуктов доминируют пакеты Microsoft Office в разных редакциях; за ними с большим отрывом следуют Lotus Smart Suite и CorelWordPerfect. Следует отметить и «Русский офис» (фирмы «Арсеналъ», Москва), включающий в себя «национальный» текстовый редактор «Лексикон», систему ведения личных финансов «Декарт», систему перевода «Сократ» и файловый менеджер «ДИСКО Командир».

Новые версии зарубежных офисных комплексов содержат средства коллективной работы, более тесной интеграции компонентов, а также средства взаимодействия с Интернетом. Кроме того, в некоторых офисных пакетах отдельные фрагменты программ используются сразу в нескольких приложениях (так, в MS Office содержится более 50% общего программного кода), что существенно экономит пространство в оперативной памяти и на жестком диске. Многие пакеты (тот же Microsoft Office, например) имеют русифицированные версии, что на первых порах существенно облегчает работу неопытному пользователю.

Пакет прикладных программ Microsoft Office 2003

Microsoft Office 2003 может работать под управлением операционных систем Windows.

Необходимая для эффективной работы Office конфигурация компьютера зависит от используемой операционной системы, но минимально достаточны:

• микропроцессор Pentium любого типа;

• оперативная память емкостью от 32 Мбайт;

• объем свободного пространства на жестком диске 300 Мбайт;

• видеоадаптер с памятью не менее 4 Мбайт.

Комплект Microsoft Office поставляется в нескольких вариантах, включающих разный состав основных приложений (табл. 10.1).

Варианты поставки:

• Office Standard предназначен для пользователей, которым нужен базовый набор средств для делопроизводства, расчетов (в том числе финансовых, экономических, статистических) и анализа информации, а также для создания и публикации документов в сети Интернет;

• Office Professional дополнительно обеспечивает средства работы с большими базами данных, в настольных издательских системах, а также для управления малым бизнесом;

• Office Premium — самый полный, универсальный вариант поставки;

• Office Small Business ориентирован в основном на решение задач малого бизнеса;

• Office Developer предназначен для профессиональных разработчиков; в отличие от Premium и Professional включает в себя большое число дополнительных средств и приложений разработки программ, вспомогательную электронную и печатную документацию.

Основные приложения:

• Word — текстовый процессор;

• Excel — табличный процессор;

• Access — система управления базами данных;

• Power Point — система подготовки презентаций;

• Outlook — менеджер персональной информации;

• FrontPage — система редактирования web-узлов Интернета;

• PhotoDraw — графический редактор для создания и редактирования рисунков и деловой графики;

• Publisher — настольная издательская система;

• Small Business Tools — специализированный инструментарий для работы с информацией и осуществления бизнес-анализа;

• Internet Explorer — web-обозреватель (браузер) для сети Интернет.

Таблица 10.1. Варианты поставки MS Office

Приложения	Standard	Professional	Premium	Small Business	Developer
Word	+	+	+	+	+
Excel	+	+	+	+	+
Access	-	+	+	-	+
PowerPoint	+	+	+	-	+
Outlook	+	+	+	+	+
FrontPage	-	-	+	-	+
PhotoDraw	-	-	+	-	+
Publisher	-	+	+	+	+
Small Business	-	+	+	+	-
Internet Explorer	+	+	+	+	+

Как уже отмечалось, Office, кроме основных программ — приложений, содержит много вспомогательных программ, используемых для создания и включения в базовые документы Office различных объектов в виде диаграмм, рисунков, формул и т. д.

Чаще всего в Office входят следующие дополнения:

• MS Graph — позволяет создавать на основе числовых рядов и таблиц разнообразные интересные графики и диаграммы;

• MS Equation Editor — эффективный редактор математических формул; помогает изобразить всевозможные, иногда достаточно сложные, математические формулы и соотношения;

• MS Office Art — графический редактор, предназначен для создания рисунков, геометрических фигур, блок-схем и т. п.;

• MS Word Art способствует красочному оформлению элементов текста, например заголовков; преобразует слова и фразы в удивительные красочные стилизованные изображения (их можно использовать в том числе и в качестве эмблем и шапок фирменных бланков);

• MS Photo Editor выполняет операции обработки и преобразования рисунков, фотографий, объектов, считанных сканером и т. п.;

• MS Clip Gallery организует включение в документ имеющихся разнообразных рисунков, пиктографических изображений, звуковых объектов;

• MS Organization Craft позволяет уточнить «кто есть кто?» и «кто за кого отвечает?» в любой организации;

• MS Organizational Char умеет строить иерархические структурные схемы и блок-схемы.

В отличие от предыдущих версий Office, в приложения которых дополнительные модули были часто встроены, в Office 97, 2000 и XP все они могут единообразно использоваться любым из этих приложений.

Некоторые приложения Office кратко охарактеризованы ниже.