Например:

Предложения, заявления, жалобы граждан на букву "А '

ИЛИ

Предложения, заявления, жалобы граждан на буквы "А ", "Б", 'В", "Г"

Коллективные обращения граждан по вопросам работы организаций и обращения по личным вопросам должны группироваться в отдельные дела. Повторное обращение и все материалы к нему подшивают в дело, где хранятся документы по первому обращению. Например, если Карелов Петр Иванович прислал обращение 21.02.2003, ответ ему был дан 28.02.2003, а второе, т. е. повторное, обращение от него получено 17.04.2003 и ответ дан 26.04.2003, в этом случае надо взять дело, где хранятся обращения граждан, фамилии которых начинаются с буквы "К", найти фамилию Карелов П.И. и за группой документов первого обращения поместить группу документов повторного обращения.

При группировке документов в дела неукоснительно должно соблюдаться одно из основных правил формирования дел - в дело подшиваются только исполненные документы.

Анализ обращений граждан необходимо вести систематически в виде обзоров, справок, сводок. Они составляются периодически (по решению руководства или ежемесячно, ежеквартально и т. д.). Только один срок подачи аналитических справок руководству установлен Типовым положением - 15 января. В этот день делопроизводственная служба должна представить проанализированный и обобщенный материал по работе с обращениями граждан за предыдущий год.

Составление аналитических справок необходимо для анализа содержащихся в обращениях предложений, рекомендаций, практических советов, критических замечаний с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан, а также совершенствования работы организации. Сводка анализа обращений граждан не имеет установленной формы.

В структурных подразделениях могут составляться сводки, отражающие причины задержки или неисполнения обращений граждан, которые передаются в делопроизводственную службу. Такая сводка отражает исполнительскую дисциплину.

Например:

Сводка о нарушениях срока исполнения и неисполненных обращениях граждан

Ф.И.О. граж- данина, откуда поступило, дата, регистрационный номер	Содержание обращения	Резолюция	Должность, имя, отчест­во, фамилия исполнителя	Причина задержки исполнения
1	2	3	4	5

Руководитель структурного подразделения______________________

Подготовка и передача обращений граждан в архив в организации

осуществляется в основном так же, как и в общем делопроизводстве: дела в зависимости от сроков хранения подлежат полному или частичному оформлению, проходят экспертизу научной и практической ценности документов, на них составляют опись и передают на хранение в архив.

В настоящее время в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения установлены сроки хранения обращений граждан в зависимости от их значимости:

- предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях, -постоянно;

- обращения граждан личного характера - 5 лет "ЭПК".

- второстепенного, оперативного характера - 5 лет. Отметка "ЭПК" означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке передается в государственные, муниципальные архивы или хранится в организации, поэтому в процессе экспертизы необходимо еще раз внимательно рассмотреть срок хранения каждого обращения с точки зрения его значимости для общества, государства и т. д. Если в процессе справочно-аналитической работы обращение требовалось неоднократно, пятилетний срок его хранения устанавливают с даты последнего использования.

В тех случаях, когда ЭК организации принимает решение, уве­личивающее срок хранения обращения, оно обязательно утверждается руководителем организации.

Порядок передачи дел в архив, их уничтожение не отличаются от технологии, используемой в общем делопроизводстве.