Определение связей между таблицами

1. Схематизация данных:

Поскольку данные, сохраненные в созданных на предыдущих шагах таблицах, логически взаимосвязаны, следует явно указать присутствующие в различных таблицах совпадающие поля, которые можно использовать для установления связей. Таблице, в которой не определен ключ, нельзя участвовать в этом процессе.

Различают три типа связей между таблицами в базе данных:

• “Один к одному” (), когда одному значению поля в первой таблице соответствует единственное значение поля в другой таблице;

• “Один ко многим” (), когда одному значению поля в первой таблице соответствует несколько значений в другой таблице, а каждому значению поля второй таблицы соответствует одно значение поля первой таблицы. Одна из таблиц называется родительской, или главной, и общее поле является в ней первичным ключом, а вторая таблица – дочерней, или подчиненной (общее поле – внешний ключ);

• “Многие ко многим” (), или непрямая табличная связь, когда каждой записи в одной таблице может соответствовать множество записей в другой таблице, и каждому значению поля второй таблицы соответствует множество значений поля первой таблицы.

Задание. Оформите связи между таблицами, открыв соответствующее окно на закладке Работа с базами данных нажатием кнопки Схема данных, и поместите на схему все имеющиеся таблицы.

В случае использования Мастера подстановок, реализующего связи между таблицами, на Схеме данных эти связи сразу будут отображены. В противном случае между таблицами следует установить связи по одинаковым по смыслу полям перемещением, при нажатой левой кнопке манипулятора мышь, выбранного поля и наложением его на то поле, с которым устанавливается связь. При связывании нескольких полей одновременно их следует перемещать при нажатой клавише Ctrl.

Чтобы учесть предписание не нарушать связи между таблицами при вводе или удалении записей, вызывают команду Изменение связи и в появившемся окне устанавливают флажок Обеспечение целостности данных, как показано на рисунке 8.

Рисунок 8.

После этого рядом с полем родительской таблицы на связи появляется символ “”, а рядом с полем дочерней таблицы – символ “”.

Схема данных должна выглядеть так, как показано на рисунке 9.

Рисунок 9.

Чтобы изменить (или удалить) связь, ее следует выделить щелчком мыши, вызвать контекстное меню и выполнить команду Изменить (Удалить). Для удаления связи можно использовать клавишу Del.

2. Создание пользовательских экранных форм.

Экранные формы позволяют организовать наглядную и удобную работу с реляционной базой данных, состоящей из большого количества связанных таблиц. Имеющийся Мастер разработки экранных форм позволяет создавать экранные формы нескольких видов (простые – для работы с данными одной таблицы, более сложные – составные – для работы с несколькими таблицами с использованием подчиненных форм).

Задание. Создайте формы для каждой таблицы с помощью кнопки Форма на закладке Создание. Для улучшения их внешнего вида используйте закладку Формат.

3. Создание и формирование запросов.

Запрос – это команда на выбор, просмотр, изменение, создание или удаление данных. Результат работы запроса – таблица, которая содержит динамический набор записей, удовлетворяющих заданному критерию запроса,.

Запросы позволяют собрать воедино информацию из нескольких таблиц, учитывая связи, установленные между таблицами в базе данных.

При разработке запроса можно выбрать, какие поля исходных таблиц и в какой последовательности будут включены в таблицу результатов.

В Режиме запроса можно как отображать, так и анализировать данные из таблиц. Например, построить запрос, выводящий сведения о наиболее активных читателях, или сформировать перечень книг, пользующихся наибольшим спросом, и т.п.

В Режиме запроса можно также осуществлять операции манипулирования данными. Запросы на изменение позволяют, например, удалить несколько записей, удовлетворяющих определенному условию, создать новую таблицу по результатам запроса или скопировать данные из одной таблицы в другую.

В запросах можно производить разнообразные расчеты: вычислять суммы, средние значения, определять количество записей, удовлетворяющих критерию отбора, и т.д.

В Режиме Конструктора или с помощью Мастера по Разработке Запросов можно создать Запрос на выборку, Запрос на изменение (добавление, удаление, обновление, создание), Перекрестный запрос, Запрос с параметром.

Для задания условий отбора данных и создания вычисляемых полей в запросах используются логические и арифметические выражения.

Задание. Создайте запрос “Книги читателей” по следующему алгоритму:

• на закладке Создание с помощью кнопки Конструктор запросов создать новый запрос и сохранить под именем “Книги читателей”;

• поместить в созданный запрос необходимые таблицы и выбрать из этих таблиц соответствующие поля, как показано на рисунке 10;

• проверить правильность работы запроса, выбрав на закладке Конструктор команду Выполнить.

Рисунок 10.

4. Создание отчетов и подготовка их к печати.

Отчет – это информация из базы данных, подготовленная к выводу на печать.

Средствами Microsoft Office Access 2007 можно сформировать отчеты трех категорий: простая распечатка (вывод содержимого базы данных из Режимов таблицы, формы, запроса), детальный отчет (включающий ряд дополнительных элементов для представления данных из базы в удобном для пользователя виде), специальный отчет (позволяет формировать почтовые наклейки и различные формы писем).

Для изменения внешнего вида распечатки, подготовленной в Режиме таблицы, существуют следующие возможности, реализуемые в Режиме конструктора:

• Увеличить или уменьшить ширину столбца;

• Сменить Книжную ориентацию страницы на Альбомную;

• Вставить диаграмму или график с помощью Мастера создания диаграмм (с учетом ограничений на параметры работы Мастера);

• Добавить объекты, предусмотренные Панелью элементов приложения.

Задание. Создайте отчет, содержащий сведения о читателях библиотеки, указав наименование тематики и названия выданных книг с итогом по их числу.

Для этого на закладке Создание с помощью кнопки Мастер отчетов создайте простой настраиваемый отчет на основе запроса “Книги читателей”.

При работе с Мастером отчетов установите уровни группировки, указанные на рисунке 11.

Рисунок 11.

Для добавления итогов откройте созданный отчет в Режиме макета и на закладке Формат в списке Итоги выберите Количество значений. Общий вид отчета должен соответствовать рисунку 12.

Рисунок 12.