6. Документооборот. Признаки эффективного документооборота.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело.

В систему документооборота предприятия могут входить разнообразные документы – письма, договоры, должностные инструкции, бухгалтерские и налоговые документы. От того, насколько четко организован процесс их прохождения, зависит эффективность управления предприятием в целом.

При построении любой системы документооборота нужно стремиться к минимизации этапов согласования и количества документов, требующих утверждения. Первое, что следует сделать, – закрепить за различными подразделениями списки документов, с которыми они должны работать. В этом случае технологическая документация не будет проходить через финансовую службу, а договор на покупку IT-системы – через рекламный отдел. Добиться этого можно, привлекая к созданию регламентов руководителей всех функциональных подразделений.

Регламенты документооборота важно не только создать, но и поддерживать, иначе они могут утратить свою актуальность. Следует своевременно их корректировать, если что-либо изменилось в самих процессах. Подходы к контролю могут быть разными. Например, если не сданы в срок бюджеты подразделений, можно провести с ответственным сотрудником соответствующую беседу, если же пропущены все сроки и я как руководитель должен принимать ответственность на себя, нельзя исключить и возможность штрафа сотрудника. Когда речь идет о договоре, который вовремя не согласован, его можно вернуть на доработку, предварительно выяснив причины срыва сроков работы, или применить меры административного воздействия – тот же штраф, депремирование.

7. Характеристика информационного обеспечения.

Сбор, хранение, переработка, передачи информации; передача информации по подразделениям.

Классификация информации:

• Экономическая

• Техническая

• Правовая

Основные направления и задачи информационного обеспечения:

1. Анализ семантического (смыслового) содержания информации

Определение следующих основных характеристик:

• Полнота используемых данных

• Объективность сведений

• Точность, надежность

2. Необходимость информации, ее практическое применение в управлении производством

3. Достаточность информации

4. Интенсивность использования информации

5. Полнота используемой информации

6. Направленность информации

7. Своевременность информации

8. Степень ее приспособленности к различным видам обработки

9. Удобство и экономичность использования

8. Характеристики управленческой информации.

Для обеспечения требуемого качества управления используемый информационный процесс должен обладать следующими характеристиками:

- полнотой и качеством информации;

- ценностью и полезностью информации;

- достоверностью и точностью информации;

- актуальность информации, зависящей от ее возраста;

- плотностью информации;

- оперативностью и доступностью информации;

- частотой использования определенных видов информации.

- насыщенность

- открытость

Достижение требуемых значений указанных характеристик может быть достигнуто благодаря:

- упорядочению системы делопроизводства по всем функциям управления в соответствии с современными моделями организации и комплексирования документов делопроизводства;

- повышению удельного веса аналитической и творческой работы в аппарате управления, в том числе за счет высвобождения времени высококвалифицированных работников, при использовании средств вычислительной техники;

- сокращению трудозатрат на информационную работу, ускорению переходных процессов и повышению качества управленческих решений;

- разработке и внедрению методических документов, содержащих описание технологии и организации работ должностных лиц с рациональным уровнем агрегирования информации по ее предназначению и конечным результатам;

- совершенствованию системы контроля за исполнением планово – управленческой документации;

- повышению качества технадзора;

- организации автоматизированных рабочих мест (АРМ) и повышению обеспеченности техническими средствами (в первую очередь, персональными ЭВМ и локальными вычислительными сетями) для решения трудоемких расчетных и информационных задач.