1.4. Способы исправления ошибок в учетных регистрах.

При учетной регистрации хозяйственных операций могут быть допущены ошибки. В бухгалтерском учете применяются такие методы их исправления: корректурный, дополнительных записей, «красного сторно», способ обратной проводки.

Суть корректурного метода исправления ошибок в учетных регистрах заключается в том, что неправильная запись зачеркивается тоненькой линией так, чтобы было видно зачеркнутое, рядом пишут правильную сумму, которую подтверждает подписью лицо, что сделала исправление, и ставит дату осуществления исправления.

Способ дополнительных записей применяется в том случае, когда бухгалтерская проводка сложена правильно, но в меньшей сумме, чем фактически исполнена хозяйственная операция. Например, на предприятии отпущено со склада на производство материалы в сумме 1000 грн. В учетном регистре эта операция записана в сумме 800 грн. То есть допущена ошибка – сумма снижена на 200 грн. В таком случае делают дополнительную запись в регистре на момент выявления ошибки на сумму 200 грн, т.е. Дт 23 Кт 201-200 грн, который также заверяют.

Дополнительные записи используются при корректировке учетных данных до уровня их фактического значения, когда фактические показатели превышают учетные.

Способ «красного сторно» используется в таких случаях:

- когда сделана ошибка в корреспонденции счетов;

- когда записанная операция не состоялась;

- когда в учетном регистре сумма хозяйственной операции больше, нежели фактический размер ее исполнения.

Суть способа «красное сторно» заключается в том, что неправильная бухгалтерская запись сторнуется (аннулируется) составлением такой же бухгалтерской проводки и в той же сумме, только красной пастой. После сторнировки делают правильную запись, исправление подтверждают подписями.

Способ «красного сторно» используют для корректировки плановых показателей до уровня фактических при преимуществе плановых показателей над фактическими (частичная сторнировка), при записи сумм экономии средств.

Способ обратной проводки используется для исправления проводки. То есть, чтобы исправить определенную проводку делают запись обратной корреспонденцией. На сегодняшний день этот метод почти не применяется.

Ошибки, которые были обнаружены после составления бухгалтерского баланса и других формах отчетности, исправляются способом дополнительных записей или способом «красного сторно» в регистрах отчетного периода при их открытии.

1.5. Хранение учетных регистров.

Порядок хранения учетных регистров определяется соответствующими положениями и инструкциями по бухгалтерскому учету.

В конце отчетного периода проверенные и исправленные данные в учетных регистрах суммируются и заносятся в другие учетные регистры (журналы-ордера, ведомости, Главную книгу). Такие записи удостоверяются подписями на регистре ответственных за это личностей. На протяжении текущего периода (года) учетные регистры хранятся в текущем архиве бухгалтерии в специальных шкафах. После окончания текущего периода и составления годового отчета учетные регистры передают, как первичные документы, на хранение в постоянный архив, где они хранятся определенное количество лет. Например, Главная книга и журналы-ордера – пять лет, кассовая книга – три года (при условии окончания ревизии).

После окончания этого периода и при условии проведения на предприятии документальной ревизии учетные регистры могут быть уничтожены, для этого составляют специальный акт на их уничтожение.

Порядок хранения учетных регистров, полученных в результате машинной обработки учетной информации, имеет ряд своих особенностей.

Так, контрольные и справочные машинограммы хранятся на протяжении года, машинограммы – регистры и разработки для заполнения отчетности хранятся в бухгалтерии на общих основаниях.