4.Организация работы с входящими и исходящими документами.

Бухгалтер ведет реестр поступивших счетов-фактур, накладных от поставщиков в программе «1С:Предприятие 8». Для входящей документации, например писем, существует папка, которая называется «Входящие документы». Соответственно, исходящие письма регистрируются в папке «Исходящие документы». Печатает и рассылает исходящие письма бухгалтер. Письма печатаются по распоряжению директора данной организации. Внутренняя документация, например приказы, регистрируются в папке «Приказы». В случае отсутствия приложений, указанных в документе, или несоответствия различных пометок на конверте (номеров, индексов и т.п.) об этом делают запись на обороте первого листа.

Запрос о высылке недостающих документов, если они необходимы, делает исполнитель.

Конверты после проверки корреспонденции уничтожают за исключением:

если дата отправки или обратный адрес указаны только на конверте;

если даты подписания документа и его отправки имеют большое расхождение во времени;

если конверт необходим в качестве обоснования к расходам по оплате корреспонденции.

5.Порядок регистрации документов, используемые формы и их эффективность.

Регистрация входящих и исходящих писем производится раздельно. Централизованную регистрацию всех документов осуществляет бухгалтер. В организации используется журнальная форма регистрации документов, т.е. запись данных производится о документах только в хронологической последовательности.

6.Организация контроля исполнения документов (используемые формы).

Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников [5, 58].

В контроле исполнения документов можно выделить:

-        контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;

-        контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу вопроса решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

7.Организация хранения документов.

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность хранятся в течение периода, который установлен в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет (пункт 1 статьи 17 Закона о бухгалтерском учете).

Для определения конкретных сроков хранения тех или иных документов применяется перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 года (далее — Перечень).

В графе 3 таблицы этого Перечня приведены сроки хранения документов, которые распространяются на все организации. При этом не имеет значения, передают ли они документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или хранят самостоятельно.