5. Матеріально-технічне і фінансове забезпечення пр-діяльності.

Ефективність ПР-діяльності великою мірою залежить від її матеріально-технічного забезпечення. Головним обладнанням, яке застосовується ПР-фірмами та ПР-фахівцями є засоби оргтехніки, такі як персональні комп’ютери, сканери, прилади для копіювання, відеоапаратура, диктофони і магнітофони), засоби зв’язку, а також обладнання для участі у виставках.

Фінансове забезпечення ПР-діяльності є в прямій залежності від об’єкта, характеру поставлених завдань, затраченого часу та кількості працівників залучених до його реалізації.

Як правило, кошторис ПР-проекту базується на застосуванні одного з наступних підходів:

1. Окреслення обсягу роботи на підставі наданих замовником коштів та системи розцінок ПР-структури на певні види діяльності;

2. Оформлення плану та кошторис проекту за системою обумовлених розцінок та відповідно до завдань поставлених замовником, які стосуються його змісту, термінів реалізації та очікуваних результатів.

Вже на початку співпраці важливо чітко підкреслити зумовленість залежності системи оплати від характеру та обсягів виконаних робіт. До ПР-фірм часто звертаються з пропозиціями здійснити розробку певних ПР-програм, що означає значні затрати часу, інтелектуальних та організаційних зусиль, а згодом відмовляються від їх реалізації та оплат наданих послуг. Тому в угоді необхідно зазначити оплату кожного з етапів виконання роботи. Такими етапами можуть виступати проведення досліджень, розробка концепції та здійснення програми.

Якщо ПР-фірма отримує запрошення до співпраці на довгий термін, вона може призначити систему оплати у формі фіксованого попереднього гонорару чи попереднього гонорару та щомісячної оплати за затрачений час на підставі погоджених тарифів (за годину чи за день); основної щомісячної оплати за виконання погодженої програми із здійсненням доплат за додаткові роботи. Матеріальні та адміністративні витрати, як правило, включаються у вартість і плюсуються до основної оплати. Оплата роботи ПР-фахівця може здійснюватись погодинно, за видами робіт чи за кінцевим результатом.

При підписанні угоди варто обговорити і оформити документально можливість та принципи розподілу заощаджених при достроковому здійсненні роботи коштів, шляхи можливого уточнення витрат в процесі роботи.

ПР-фірма чи ПР-фахівець встановлюють систему розцінок за годину та за окремі види роботи, враховуючи всі обставини. Загальна оплата роботи включає оплату праці ПР-працівників і допоміжного персоналу, витрати пов’язані з орендою приміщення, комунальними послугами, використанням обладнання та засобів зв’язку, оплату за авторські статті, прес-релізи і інші інформаційні матеріали, оплату за поліграфічні роботи, виготовлення відео- та аудіо продукції, придбання необхідних матеріалів, оплату здійснених заходів та витрати на відрядження.

ПР-підрозділи фірми, як правило, функціонують на бюджетній основі, керуються штатним розкладом, кошторисом та застосовують погоджені із керівництвом плани. Бюджет ПР-підрозділу може бути окреслений на підставі минулорічного фінансування або певного відсотка від загального обсягу обігу коштів він може також опиратись на конкретну встановлену суму, фінансування зумовлених завдань або з огляду на перспективи розвитку фірми чи організації. У бюджеті ПР-підрозідлу не враховується погодинна робота чи використання обладнання, бо це передбачено в силу самого функціонування ПР-підрозділу.

З метою зведення до мінімуму фінансових проблем не слід піддавати бюджет розпорошуванню через намагання охопити якомога більшу кількість програм. Варто обмежити кількість проміжних ланок, не допускати дублювання матеріалів (це має особливе значення при роботі з кількома структурами чи представництвами), здійснювати постійний контроль над витратами, не здійснювати роботу без попередньої її оплати замовником. ПР-агенство, яке є стабільним у своєму функціонуванні, є як правило зорієнтованим на широке коло клієнтів, з однаковим рівнем професійності розвиває різні напрями своєї діяльності, опирається на систему представництв у різних регіонах, має свій Інтернет-сайт. Його діяльність є ефективною завдяки роботі висококласних фахівців, які майстерно використовують різні, в тому числі і власні технології та методики.