Методы сбора материалов обследования.

Для построения рассмотренных выше моделей, необходимо получить и проанализировать соответствующую информацию. При этом используются следующие методы обследования:

1. Метод бесед и консультаций с руководителями – чаще всего производится в форме беседы с руководителями предприятий и подразделений, а также консультации со специалистами;

2. Метод опроса исполнителей на рабочих местах – используются в процессе сбора сведений, непосредственно у специалистов, при этом заранее составляется список специалистов, с которыми необходимо провести беседу и разрабатывается перечень вопросов, которые будут задаваться специалистам;

3. Метод фотографии рабочего дня – при этом непосредственно участвуют проектировщики в выполнении работ, и засекается время, в течение которого они выполняются;

4. Метод анализа представленного материала – применяется в основном при выяснении таких вопросов, на которые нельзя получить ответ от специалистов;

5. Метод выборочного хронометража отдельных работ – производиться с помощью секундомера. С помощью него определяют в течении какого срока выполняются определенные виды работ. Данные этого обследования устанавливают нормативы на выполнение различных видов работ;

6. Метод личного наблюдения – применим, если изучаемый вопрос известен по существу, только необходимо произвести уточнение деталей без отрыва исполнителя от работы;

7. Метод документальной инвентаризации управленческих работ – заключается в том, что на каждую работу в отдельности открывается отдельная карта обследования, в которой приводятся все основные данные по регистрируемой работе или составляемых документов;

8. Метод ведения индивидуальных тетрадей – дневников. Записи в дневнике производятся исполнителем в течение месяца ежедневно сразу же после выполнения работы;

9. Расчетный метод – применяется для определения трудоемкости и стоимости работ, подлежащих переводу на выполнение их с помощью ЭВМ, а также для установления объемов работ по отдельным операциям.

Формализация материалов обследования.

Предпроектные обследования решают следующие задачи:

1. Предварительное выявление требований к будущей системе;

2. Определение перечня целевых функций организации;

3. Определение структуры организации;

4. Анализ распределения функций по подразделениям и сотрудникам;

5. Выявление функциональных взаимодействий между подразделениями;

6. Анализ существующих средств автоматизаций организаций;

Результатом предпроектного обследования является «отчет об экспресс обследовании предприятия». Структура этого отчета имеет вид:

1. Краткое схематическое описание бизнес-процессов;

2. Управление закупками и запасами;

3. Управление производством;

4. Управление продажами;

5. Управление финансовыми ресурсами;

6. Основные требования и приоритеты автоматизации;

7. Оценка необходимых для обеспечения проекта ресурсов заказчика;

8. Оценка возможности автоматизации, предложения по созданию автоматизированной системы с оценкой примерных сроков и стоимости.

Информация полученная в результате предпроектного обследования анализируется с помощью методов структурного и объектного анализа и используется для построения моделей деятельности организации. Модели организации могут быть двух видов:

1. Модель «как есть» (as is). Она отражает существующее на момент обследования положение дел в организации и описывает, каким образом функционирует данная организация. Использование такой модели позволяет выявить узкие места, и сформулировать предложение по улучшению деятельности организации.

2. Модель «как должно быть» (to be). Эта модель отражает представление новых, преобразованных технологиях работы организации.

Каждая из моделей включает в себя полную функциональную и информационную модель деятельности организации, а также модель описывающая динамику поведения организаций.