10 Расчеты с подотчетными лицами. Порядок оплаты расходов по командировкам. Порядок составления авансовых отчетов

Подотчетные лица – это работники предприятия, которые согласно приказу по предприятию имеют право получать деньги из главной кассы предприятия на всевозможные цели.

Деньги в подотчет могут быть выданы на следующие цели:

1. Командировочные расходы;

2. Хозяйственные расходы;

3. Закупку горючих – смазочных материалов;

4. Оформление годовой подписки периодических изданий.

Для того чтобы выдать деньги в подотчет необходимо наличие приказа о направлении работника в командировку. В этом случае в приказе указывают:

1. Кого направлять в командировку;

2. На какой срок направляют в командировку;

3. С какой целью;

4. Куда направляют.

Согласного этого приказа, бухгалтер имеет право рассчитать необходимую сумму денежных средств для командировки. А затем выписать на эту сумму расходно – кассовый ордер. Установлены Министерством финансов РФ следующие нормы для осуществления командировочных расходов:

1. Суточные расходы (100 рублей в сутки);

2. Оплата проживания в гостинице (550 рублей в сутки);

3. Проезд до вокзала, с вокзала – согласно проездных билетов, но не в такси;

4. Проезд в поезде, самолете, пароходе, но не в ВС вагоне и не в бизнес классе самолета.

Оплата за приобретенную техническую литературу осуществляется на основании кассового и товарного чека на эту литературу.

Оплата за ГСМ осуществляется на основании касс и товарного чека авто заправленной станции. После таких расчетов подотчетное лицо проходит в главную кассу предприятия, где по расходно – кассовому ордеру получает деньги в подотчет. В течение трех дней по возвращению из командировки подотчетное лицо обязано отчитаться о потраченной сумме денег. Этот отчет составляет на специальном бланке «Авансовый отчет». К авансовому отчету по командировке подотчетное лицо обязано приложить следующие документы:

1. Счет гостиницы за проживание;

2. Билеты на проезд;

3. Кассовые и товарные чеки на литературу;

4. Квитанцию на постельное белье в поезде.

Если подотчетное лицо покупает ГСМ для автомобиля, то оно обязано также составить авансовый отчет и приложить к нему кассовые и товарные чеки.

Для учета расчетов с подотчетными лицами используется счет № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет № 71 активный, сальдо дебетовое, обозначает сумму задолженности подотчетного лица за полученный в подотчет сумму денег. По дебету отражает сумму, выданную из кассы в подотчетности; по кредиту отражает сумму, списанную с подотчетного лица на основании авансового отчета.

В учете по счету № 71 дают записи:

1. Выданы из кассы в подотчет дебет 71,кредит 50;

2. Согласно авансового отчета бухгалтер списывает с подотчетного лица деньги дебет 44,кредит 71,

1. или дебет 10,кредит 71.

2. Подотчетное лицо внесло в главную кассу предприятия остаток неиспользованной подотчетной суммы дебет 50, кредит 71.

3. Подотчетному лицу на основании расходно – кассового ордера выдана из кассы сумма перерасхода согласно авансового отчета, дебет 71,кредит 50.