§ 10. Зведені таблиці

В цьому параграфі ви вивчите:

• створення зведених таблиць;

• керування відображенням даних у зведених таблицях;

У ЕТ Excel є надзвичайно корисний засіб аналізу й обробки даних – це зведені таблиці. Вони дозволяють швидко і легко узагальнювати великі обсяги даних, подавати громіздкі списки в зручному вигляді.

Що таке зведена таблиця?

Створювати зведену таблицю найкраще тоді, коли реорганізація полів великого списку дозволила б по-іншому подивитися на ті чи інші дані. Розглянемо звіт про продаж комп’ютерних ігор у магазинах «Гейм» і «Обрій» (мал. 10.1). Порівняно зі списком на мал. 9.8 цей звіт доповнений новими позиціями.

Припустимо, ви хочете з’ясувати, який обсяг продаж комп’ютерних ігор різного жанру в кожному з магазинів. Щоб отримати цей результат, не треба вручну робити будь-які вибірки з початкової таблиці. Програма Excel спроможна сама побудувати таблицю в потрібних координатах за заданим вами макетом. Така таблиця називається зведеною, а в розглянутому прикладі вона має вигляд, як на мал. 10.2. Рядки цієї таблиці для магазинів «Гейм» і «Обрій» саме і дають суму проданих ігор кожного жанру.

Мал. 10.1. Звіт про продаж у магазинах «Гейм» і «Обрій»

Звіт зведеної таблиці є інтерактивним, тобто користувач може змінювати обсяг виведених даних. Для цього призначені кнопки поруч із назвами рядків і стовпців, які розкривають списки для вибору відображення звіту.

Мал. 10.2. Зведена таблиця, у якій відображена сума продажу ігор різного жанру в двох магазинах.

Створення звіту зведеної таблиці

Зведена таблиця в Excel будується за допомогою модуля майстра зведених таблиць і діаграм. Розглянемо створення зведеної таблиці, показаної на мал. 10.2.

• Клацніть мишею по будь-якій комірці списку з вихідними даними (мал. 10.1) й оберіть команду меню Данные→Сводная таблица, після чого з’явиться перше діалогове вікно Мастер сводных таблиц и диаграмм.

• У вікні майстра визначте джерело даних, для чого в розглянутому прикладі встановіть перемикач В списке или базе данных Microsoft Excel. Інший перемикач, Вид создаваемого отчета, за замовчуванням буде встановлений у положення Сводная таблица. Натисніть кнопку Далее.

• У наступному вікні майстра вам буде запропоновано виділити діапазон комірок, що містять початкові дані. Можете цього не робити, оскільки у нашому прикладі автоматично буде виділена вся ділянка, яку займає таблиця. Натисніть кнопку Далее.

• У новому діалозі майстра (мал. 10.3) вам потрібно визначити місце розташування зведеної таблиці. За замовчуванням пропонується помістити її на новий аркуш. Погодьтеся з цим і натисніть кнопку Макет.

  Мал. 10.3. Діалог майстра зведених таблиць, крок 3

• У вікні макетування (мал. 10.4) слід задати структуру зведеної таблиці. Макет таблиці розділений на чотири частини: Страница, Столбец, Строка, Данные. Праворуч від макета розташовані кнопки полів первинної таблиці (Магазин, Назва гри тощо). Кнопки, що будуть заголовками стовпців і рядків зведеної таблиці, потрібно перемістити у відповідні ділянки макета. Перетягніть мишею кнопку Магазин у ділянку Строка, кнопку Жанр – у ділянку Столбец, а кнопку Сумма у ділянку Данные. Після задання макета натисніть кнопку Ok і ви повернетеся в діалог, показаний на мал. 10.3.

• Натисніть кнопку Готово для завершення конструювання зведеної таблиці.

Якщо ви зробили усе правильно, у вас з’явиться зведена таблиця – така, як на мал. 10.2. У цій таблиці дані полів підсумовані в нижньому рядку й у правому стовпці Общий итог. Для підсумків використана функція додавання.

Мал. 10.4. Вікно макетування зведеної таблиці

Зведена таблиця, що містить декілька сторінок

Деякі зведені таблиці можна відобразити у вигляді набору однотипних таблиць – сторінок. Як приклад розглянемо створення подібної таблиці на основі списку продажі, наведеного на мал. 10.1. У попередньому пункті була описана побудова зведеної таблиці, що складається з однієї сторінки (мал. 10.2). складемо тепер зведену таблицю з цими самими даними як двосторінкову.

Клацніть по початку списку і виконайте всі операції до етапу макетування згідно з попереднім пунктом «Створення звіту зведеної таблиці». Але у вікні макета (мал.10.4) перетягніть кнопку Магазин в ділянку Страница, кнопку Жанр – в ділянку Строка, а кнопку Сумма – в ділянку Данные. У результаті ви одержите зведену таблицю, показану на мал. 10.5.

Та чи інша сторінка («Гейм» або «Обрій») розкривається зі списку поля Магазин (мал. 10.6). Клацніть у цьому списку по потрібній позиції і натисніть кнопку Ok. Вибір визначеної сторінки зведеної таблиці називається фільтрацією даних. Справді, з усіх даних зведеної таблиці відбираються тільки ті, що стосуються однієї сторінки.

а	б
Мал. 10.5. Зведена таблиця: а – сторінка «Гейм»; б – сторінка «Обрій»

Порівняйте зведені таблиці на мал. 10.2 і мал. 10.5, і ви побачите, що односторінкова і двосторінкова таблиці в наших прикладах відображають однакові дані, але подані вони по-різному. Яке з цих зображень зручніше, обирайте самі.

Ви можете керувати відображенням даних у зведеній таблиці за допомогою розкривних списків (мал. 10.6). Такі списки є для полів Жанр і Магазин. Розкрийте список Жанр і встановіть опції, які слід відобразити у зведеній таблиці (наприклад, Action, Adventure,…).

Мал. 10.6. Розкривний список поля Магазин

Контрольні запитання

1. Що таке зведені таблиці і для чого вони призначені?

2. Як створити зведену таблицю?

3. Що таке макет зведеної таблиці?

4. У яких випадках доцільно розміщувати зведену таблицю на кількох сторінках?

5. Як керувати відображенням даних у зведеній таблиці?

 Термін консолідація утворився від латинських слів: con - разом і solido - ущільнювати.

Консолідація означає об’єднання або зміцнення чого-небудь.

40