- •1. Документоведение
- •1.1. Предмет, содержание и задачи курса документоведения
- •1.2. Понятия «информация» и «документ» Развитие документа. Способы документирования и материальные носители информации
- •Материальные носители
- •Средства письма
- •Материальные носители и средства письма в России
- •1.3. Свойства и функции документов. Классификация Свойства документов
- •Функции документов
- •Классификация организационно-управленческих документов
- •1.4. Признаки документа: оригинальность, подлинность, копийность Типы документов
- •Развитие технологии копирования документов
- •Современные средства копирования и размножения документов
- •Обязательный экземпляр документов
- •1.5. Структура документа: формуляр современного управленческого документа; текст документа; унификация текста документа
- •Правила оформления реквизитов
- •Бланки документов
- •Виды бланков документов и их реквизиты
- •1.6. Системы документации
1.6. Системы документации
Системой документации называется совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере деятельности.
При управлении любыми организациями или предприятиями разрабатываются сходные и повторяющиеся документы. Поэтому возникла возможность создания систем документации, отражающих определенный вид деятельности (например, бухгалтерская, финансовая, юридическая, медицинская и т.д.), а затем - необходимость их стандартизации и унификации [5, 9, 11].
Унифицированная система документации - совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности (управлении, финансах и т. п.). Задачей унификации является сокращение многообразия применяемых документов, приведение к единому виду их форм, структуры, языка и стиля (в документоведении), а также процессов их обработки, учета и хранения (в делопроизводстве).
Унификация документов обеспечивает снижение трудоемкости обработки документов, достижение информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективное использование вычислительной техники.
Унифицированные системы управленческой документации разработаны на основе:
-
единого принципа построения форм документов;
-
регламентации видов документов, входящих в каждую систему документации;
-
установления совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документов;
-
установления единых правил составления и оформления реквизитов документов;
-
единства применяемой терминологии и условных обозначений.
Работа по унификации документов включает:
-
разработку унифицированной системы документирования (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
-
внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках УСД субъектов Федерации и отраслевых УСД;
-
введение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
-
разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
-
разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.
Разработаны следующие УСД:
-
организационно-распорядительной документации (УСОРД);
-
плановой документации (УСПД);
-
первичной учетной документации (УСПУД);
-
финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации (УСФБД);
-
расчетно-денежной документации (УСРДД);
-
отчетно-статистической документации (УСОСД);
-
по материально-техническому снабжению и сбыту (УСДМТСС);
-
документации по ценообразованию (УСДЦ);
-
документации по торговле (УСДТ);
-
документации по изобретениям и открытиям (УСД И О);
-
документации по труду и социальным вопросам (УСДТСВ);
-
документации по бытовому обслуживанию населения (УСД-БОН);
-
документации для планирования и управления работой транспортного узла (УСДОУТУ).
Государственный стандарт (ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов) устанавливает состав реквизитов документов, их расположение на листе, а также требования к тексту и бланкам документов. Для каждой системы документов существуют обязательные и дополнительные реквизиты.
Табель унифицированных форм документов составляется в виде таблицы, в которой документы могут быть систематизированы: по функциям и задачам (руководство, планирование, отчетность и т.п.) и по структурным подразделениям. Табели необходимы для сокращения количества используемых форм документов, их унификации и удобства работы с ними.
Составление табеля унифицированных форм документов (внесение в него изменений, в соответствии со сферой деятельности организации) осуществляется службой делопроизводства.
Табель содержит следующие графы.
-
Наименование формы документа.
-
Код формы документа (по Общероссийскому классификатору предприятий и организация - ОКПО).
-
Дата утверждения документа.
-
Периодичность издания.
-
Структурное подразделение, ответственное за подготовку документа.
-
С кем согласовывается документ.
-
Ответственный за контроль над исполнением документа.
-
Годовой тираж бланков и другие.
Задачей стандартизации является разработка и принятие обязательных для применения норм, правил и требований, принятых в делопроизводстве. Стандартизация - это форма юридического закрепления унификации и определение уровня ее обязательности.
Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), стандарты предприятия (СТП).
Государственный надзор за соблюдением требований УСД в государственном секторе возложен на органы стандартизации и метрологии, а в негосударственном секторе - на местные органы исполнительной власти.