Бланки документов
Официальные документы организаций, как правило, оформляются на стандартных бланках предприятия и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Исключение составляют документы, издаваемые от имени двух или более организаций. Они оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм).
Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Состав видов бланков, применяемых в организации, утверждается руководителем по представлению службы ДОУ. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя организации. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы ДОУ вместе с образцами предлагаемых бланков.
Бланки документов подлежат учету. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими выданные Министерством Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам федеральных органов исполнительной власти.
Изготовление бланков без изображения Государственного герба Российской Федерации на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах осуществляется только с разрешения руководителя службы ДОУ.
Употребление бланков произвольной формы не разрешается. Заказ на изготовление бланков производится через управление делами.
Виды бланков документов и их реквизиты
При разработке бланков организации используется два варианта расположения реквизитов на бланках: продольный и угловой.
Реквизит 01, 02 или 03 (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или эмблему организации) располагают над серединой реквизита 08 (наименование организации). Реквизит 03 (эмблема организации и товарный знак) допускается располагать на уровне реквизита 08 (наименование организации).
Реквизиты 08 (наименование организации), 09 (справочные данные об организации), 10 (наименование вида документа), 14 (место составления или издания документа), а также ограничительные отметки для реквизитов 11 (дата документа), 12 (регистрационный номер документа), 13 (ссылка на регистрационный номер и дату документа) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
-
Центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов).
-
Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
В соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, документ должен иметь следующие размеры полей:
-
верхнее 20 мм;
-
левое 20 27,5 мм;
-
правое 10 22,5 мм;
-
нижнее не менее 20 мм.
При оформлении документа на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 25 мм.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
В организациях обычно применяются следующие виды бланков:
-
общий бланк;
-
бланк письма;
-
бланк конкретного вида документа.
Также могут использоваться должностные бланки и бланки структурных подразделений.
Каждый вид бланков имеет определенный набор реквизитов. Реквизиты общего бланка документа включают: герб (для организаций, имеющих на это право), эмблема организации, наименование вышестоящей организации (если имеется), наименование организации, трафаретные части реквизитов «дата» и «номер документа». На бланке могут проставляться ограничительные уголки для реквизитов «гриф утверждения», «заголовок к тексту», «отметка о контроле».
Например:
Общий бланк документов организации используется для составления любых видов документов (кроме писем).
Бланк письма содержит следующие обязательные реквизиты: герб (для организаций, имеющих на это право), эмблема организации, наименование вышестоящей организации (если имеется), наименование организации (структурного подразделения), справочные
данные об организации, трафаретные части реквизитов «дата», «номер документа» и ссылки на них.
Например:
На бланках письма ограничительные уголки ставят для реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» и «отметка о контроле».
Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка и содержит реквизит «наименование вида документа».
Например:
Должностной бланк используется для составления документов руководителя предприятия. На нем вместо наименования организации указывается должность ее руководителя.
Например:
