7.3. Последовательное решение и раннее осуществление этапов реализации проектов

В процессе бизнес-планирования чаще всего окончательное решение о начале реализации проектов задерживается до момента утверждения бизнес-планов руководителем, однако это не всегда оправдано.

При методе «аккордеон» применяется другой подход. В конце каждого этапа действий становится ясно, что необходимо предпринять определенное действие независимо от выводов, полученных на последующих этапах. Например, после анализа перспективы развития отрасли или рынка, становится очевидно, что возможности фирмы наблюдать за внешней средой недостаточны. В конце анализа конкурентоспособности может оказаться, что у фирмы нет будущего в некоторых традиционных зонах хозяйствования и поэтому необходимо прекратить капиталовложения в эти зоны во избежание дальнейших потерь. В таких случаях отсрочка действий, которые, в конечном счете, все равно должны быть предприняты, ничего не дает. Следовательно, соответствующие программы должны начинаться с каждого этапа действий методом «аккордеон». Это дает ряд преимуществ.

▪ Рассредоточение решений во времени обеспечивает равномерную рабочую нагрузку на высших руководителей фирмы, снижает перегрузки, сопровождающие принятия решений в обычном порядке в момент утверждения бизнес-планов.

▪ Раннее начало программ аналогичным образом позволяет рассредоточить нагрузку, связанную с реализацией, и обеспечивает раннее завершение процесса изменения.

▪ Реализация, происходящая параллельно планированию, обеспечивает цепную обратную связь по дополнительному обоснованию плановых решений и их предпосылок.

▪ Раннее начало реализации развивает и совершенствует потенциал для принятия стратегических решений о реализации, которые последуют в конце процесса планирования.

▪ Возможность более раннего принятия решений позволяет менеджерам контролировать продолжительность процесса изменений, согласуя его, таким образом, со временем принятия решения.

7. 4. Контроль и систематическое перепланирование

Для контроля за выполнением бизнес-плана необходимо установить контрольные точки, по которым можно было бы определять своевременность выполнения плана. Как правило, планы составляются на год вперед, но это не означает, что точки должны устанавливаться на конец периода. Соотношение доходов и расходов предприятия, состояние денежной наличности, уровень запасов на складе, выполнение производственных планов, качество продукции, счета, переходящие с предыдущего периода, и т. д. следует проверять регулярно, например, раз в месяц. Система контроля должна быть простой, но в то же время обеспечивать всех лиц, принимающих ключевые решения, своевременной информацией, чтобы своевременно могли применить корректирующие меры в случае возникновения отклонений. Ниже приведено краткое описание каждого элемента системы контроля.

Контроль за запасами. Контролируя уровень запасов, фирма заботится не только о себе, но и о потребителе: и чем быстрее удастся окупить деньги, овеществленные в сырье, материалах и готовой продукции на складе, тем быстрее их можно будет вложить вновь в процесс производства, и, следовательно, тем больше товаров и услуг фирма сможет предложить своим клиентам.

Производственный контроль предполагает сравнение уровня издержек, предусмотренных в плане, с отчетными цифрами. Особое внимание следует обратить на такие показатели, как полезная нагрузка на танки и оборудование, число отработанных человеко-часов, продолжительность производственного цикла, время ожидания и время простоя.

Контроль за качеством в значительной мере зависит от типа производства, но цель его всегда одна – обеспечить безотказную работу по изготовлению товара, оказанию услуги.

Контроль за продажами. Информация об увеличении или снижении продаж в натуральных и стоимостных показателях, о средней стоимости одной покупки, одной услуги, соблюдении сроков поставки, количестве товаров, проданных в кредит, необходима для правильной оценки бизнес-плана. Очень важно также создать надежную систему контроля за поступлением платежей, чтобы избежать просроченных счетов и безнадежных долгов.

Контроль за расходами необходим для отслеживания расходования денежных средств и потребности в них.

Систематическая корректировка бизнес-плана. Влияние факторов внешней и внутренней среды вызывает необходимость корректировки бизнес-плана. Главный проект-менеджер должен уметь улавливать новые тенденции во внутренней жизни фирмы, в отрасли, в рыночной конъюнктуре и вносить соответствующие корректировки в бизнес-план. Корректировка плана дает возможность, не изменяя целей, менять пути их достижения и, следовательно, повышать шансы предприятия на успех.