4. Оцінка ефективності підбору персоналу

На сьогоднішній день тільки в деяких компаніях впроваджена якісна система управлінського обліку в області підбору персоналу. Більшість з них не веде статистику таких важливих показників, як звільнення протягом іспитового строку, не враховує причини звільнень співробітників. Не маючи статистики за цими показниками, важко точно оцінити, на якому етапі HR-циклу (підбір - адаптація - утримання - розвиток) і чому компанія втрачає співробітників.

Оцінити ефективність підбору персоналу можна в шести напрямах:

1. вартість закриття вакансії

2. час роботи над вакансією

3. кількість закритих вакансій

4. якість підбору

5. задоволеність бізнес-менеджерів найнятими спеціалістами

6. іхня задоволеність процесом підбору персонала (роботою відділу)

Єфективно управляти діяльністю відділу підбору персоналу, зокрема оцінювати її роботу, можна за допомогою наступних інструментів:

• система ключових показників ефективності (KPI);

• бенчмаркінг;

• регулярна звітність;

• опитувальник задоволеності роботою відділу підбору персоналу.

Розглянемо ці інструменти докладніше.

Сутність системи ключових показників ефективності є в тому, що для кожного співробітника відділу рекрутингу визначається перелік ключових показників ефективності, відповідно до яких оцінюються його результати протягом року.

За допомогою системи ефективності співробітники відділу підбору систематично і комплексно отримують інформацію про результати своєї роботи, рівень кваліфікації і потенціалу. Вклад і можливості кожного співробітника визначені і вимірні, що дозволяє виявити як лідерів, так і аутсайдерів. Оцінка результатів є основою для виплати регулярних премій, тому у співробітників існує можливість заробляти більше - відповідно до рівня особистих, командних і корпоративних результатів. Оцінка кваліфікації і потенціалу працівника є основою для формування бюджету на його навчання і прийняття кар'єрних рішень.

Створювані показники ефективності повинні бути вимірними і порівнянними. Для цього кожен показник повинен мати назву, визначення, встановлений метод для вимірювання та порівняння і власне цільовий показник. KPI потрібні для того, щоб мати можливість керувати процесом та вносити до нього зміни. Вони є інструментом для організації та оцінки роботи співробітників і допомагають сфокусувати їхню увагу на досягненні організаційних цілей, що стоять перед компанією.

Важливо, щоб співробітник мав можливістю впливати на ситуацію встановлення цільових значень. Необхідний постійний діалог між співробітником і його керівником - в цьому випадку співробітник, відповідальний за виконання KPI, буде залучений у процес прийняття рішень щодо цільових значень, а не тільки поінформований про них.

Насупний інструмент – бенчмаркіг. HR-бенчмаркінг – це процес визначення, розуміння та адаптації наявних прикладів ефективного функціонування HR-служб з метою поліпшення роботи цього підрозділу в конкретній компанії. Він рівною мірою включає в себе два процеси - оцінювання і зіставлення. Зазвичай за зразок приймають "кращі" результати і практики, використовувані прямими конкурентами і компаніями, що працюють в інших подібних областях, для виявлення компанією можливих способів вдосконалення результатів і методів роботи HR-служб.

HR-бенчмаркінг передбачає порівняння організації з провідними компаніями по ряду показників діяльності відділу по підбору персоналу. Застосування цього інструменту дозволяє HR-фахівцям зіставити результати своєї діяльності з аналогічними показниками роботи конкурентів, побачити можливості для підвищення ефективності.

Оцінити ефективність процесу підбору персоналу можна використовуючи наступні показники:

1. Кількість відкритих вакансій на одного рекрутера на рік. Показник виявляє фактичну загруженість одного рекрутера і дозволяє планувати їхню кількість.

2. Кількість закритих вакансій одним рекрутером на рік. Показник відображає продуктивність рекрутера та дозволяє ефективно планувати його загруженість.

3. Аналіз плинності персоналу. Показує рух робочої сили з компанії і дозволяє спрогнозувати потребу в персоналі.

4. Такий показник, як плинність персоналу на випробувальному терміні, показує відсоток нових співробітників, що покинули компанію в перші 90 днів роботи. Може свідчити про якість підбору.

5. Проаналізувавши витрати на підбір одного співробітника, компанія отримує можливість оцінити вартість заповнення вакансії. У сукупності зі значеннями плинності дозволяє прогнозувати витрати на підбір.

Таким чином, використання даних бенчмаркінгу дає HR-фахівцям і топ-менеджерам компаній надійну, об'єктивну інформацію, що дозволяє зробити результати роботи з персоналом більш відчутними і вимірними. Вітчизняні компанії все частіше застосовують HR-бенчмаркінг у своїй роботі слідом за західними організаціями, де подібна практика існує вже не один десяток років.

Оцінювати роботу відділу підбору персоналу можна також шляхом впровадження системи звітності. Вона може включати наступні етапи:

1. Підбір:

• планування потреби в персоналі

• поточний план підбору

• хронология вакансії

• щотижневий звіт про роботу над вакансією

• загальний квартальний звіт

2. Адаптація: аналіз звільнень протягом випробувального терміну

З метою постійної оптимізації процесу рекрутингу необхідно регулярно отримувати зворотний зв'язок від замовників. Для цього розробляється опитувальник задоволеності роботою, який включає як відкриті, так і закриті

питання. Періодичність оціночних вимірів – раз на квартал. Керівник відділу підбору має щоквартально формувати списки керівників-замовників, які брали участь у відборі претендентів на вакансії в даний період; їм направляється анкета, де пропонується оцінити вміння рекрутера виявляти потреби замовника, оперативність пошуку шукачів, якість оцінки професійних і особистісних якостей кандидатів та інше. По кожному з параметрів виставляються бали, які в підсумку сумуються.

Аналіз отриманих них даних дає нам можливість отримати об'єктивну оцінку роботи відділу, визначити зони для подальшого розвитку рекрутінгового процесу, проаналізувати побажання і пропозиції, підвищити коефіцієнт ефективності роботи відділу підбору для бізнес-підрозділів.