Методичні рекомендації до практичних робіт з курсу «Інформаційні технології»

Практична робота №7

Тема: СУБД MS ACCESS. Створення та використання запитів.

Мета: навчитись розробляти запити використовуючи засоби СУБД MS ACCESS.

Програмне забезпечення: система управління базами даних MS ACCESS 2003.

1. Теоретичні відомості

Запит – це об’єкт бази даних, що дозволяє відбирати дані з однієї або кількох таблиць за умовами. Запити використовуються для перегляду, зміни й аналізу даних різними способами. Запити також можна використовувати як джерела записів для форм, звітів і сторінок доступу до даних.

Запит – вимога на добір даних, що зберігаються в таблицях, або вимога на виконання певних дій з даними.

Типи запитів:

1. Запити на вибірку – запити цього типу повертають за деякими умовами дані з однієї або декількох таблиць і відображають їх у вигляді таблиці, записи в якій можна оновлювати (з деякими обмеженнями).

2. Запити з параметрами – запити, які при виконанні відображають у окремому діалоговому вікні запрошення ввести дані, наприклад, умова для повернення записів, або значення, що потрібно вставити в поле.

3. Перехресні запити – запити, у яких підраховується сума, середнє, число значень або виконуються інші статистичні розрахунки, після чого результати групуються у виді таблиці по двох наборах даних, один із яких визначає заголовки стовпців, а інший заголовки рядків.

4. Запити на зміну: запити на створення таблиці; видалення записів; відновлення записів; додавання записів; запити, що за одну операцію вносять зміни в кілька записів; запити SQL: запити на об'єднання, запити до сервера, керуючі запити, підлеглі запити, даний тип запитів створюється за допомогою інструкцій SQL. SQL (Structured Query Language) – мова програмування, призначена для виконання запитів, відновлення і керування реляційними базами даних.

Створення запитів.

Запит на вибірку можна створити автоматично, зберігши існуючий фільтр у вигляді запиту. Також можна використовувати запит як фільтр.

Крім цього, автоматично (майстром) можна створювати:

• Перехресні запити

• Запити на вибірку:

  • запит «Звичайний запит»

  • запит «Повторювані записи»

  • запит «Записи без підлеглих»

У загальному випадку запити створюються в режимі конструктора, оперуючи з бланком запиту.

Багато різних властивостей запиту можна встановити у вікні «Властивості запиту».

Якщо треба отримати у результаті не всі записи, а якусь кількість або процент, то потрібно змінити значення списку «Набір значень».

Щоб створити діалогове вікно для введення значення параметра (запит з параметром), треба у вираз включити рядок Підпис. При виконанні запиту в цьому місці буде використане введене значення.

Якщо треба задати спеціальні умови на данні, вводимо вираз у рядок «Умови відбору:». При цьому можна користуватися майстром «Будівник виразів».

Обчислювальне поле – поле, визначене в запиті для виводу результату розрахунку виразу. Обчислення проводяться всякий раз при виконанні запиту.

Для розрахунків з використанням формул, визначених користувачем, треба ввести бажаний вираз в порожню комірку Поле: бланку запиту:

Поле: Назва_поля: вираз_з_формул.

Вирази, що визначають обчислювальні поля, створюються за допомогою майстра звичайних запитів або вводяться користувачем у рядок Групова операція: бланку запиту, у якому дозволяється вибір статистичних функцій для виконуваних обчислень.

Вбудовані статистичні функції дозволяють знайти наступні підсумкові значення для груп записів або для всіх записів:

SUM суму значень поля

AVG середнє значення поля

COUNT число значень у полі

MIN мінімальне значення

MAX максимальне значення

STDEV середньоквадратичне відхилення

VAR дисперсію

Обчислення підсумкових значень для груп записів у запиті:

У рядок Групова операція: бланку запиту можна ввести:

1. Групування – визначає групи, для яких виконуються обчислення.

2. Вираз – створює обчислювальне поле, за допомогою виразу, що включає статистичну функцію.

3. Умова – визначає умови добору для поля, що не бере участь в групуванні.

Якщо для поля вибирати цей параметр, автоматично знімається прапорець Вивід на екран, і поле не виводиться на екран при виконанні запиту.

При створенні запиту на основі декількох таблиць треба враховувати тип їхнього об'єднання. Об'єднання таблиць – зв'язок між полем однієї таблиці або запиту і полем в іншій таблиці або запиті, що має той же тип даних.

Запит на зміну (запити-дії):

Запит на створення таблиці – створює нову таблицю на основі усіх або частини даних з однієї або декількох таблиць.

Запит на оновлення записів – вносить спільні зміни в групу записів однієї або декількох таблиць.

Запит на додавання – додає групу записів з однієї або декількох таблиць у кінець однієї або декількох таблиць.

Запит на видалення – видаляє групу записів з однієї або декількох таблиць.

Найпростіше створити спочатку запит на вибірку, далі упевнитися в тім, що його результат не містить помилок, і вже після перетворити в потрібний запит-дію кнопкою Тип запиту на панелі інструментів у режимі конструктора.

Для виконання запиту треба натиснути кнопку Запуск .

Перехресний запит створюється за допомогою майстра або самостійно в режимі конструктора.

У режимі конструктора (комірки Перехресна таблиця:) можна вказати поля, значення яких будуть заголовками стовпців і рядків, а також поле, значення якого варто використовувати в обчисленнях.