Методичні рекомендації до практичних робіт з курсу «Інформаційні технології»

Практична робота №6

Тема: СУБД MS ACCESS. Розробка бази даних. Створення таблиць та робота з даними.

Мета: навчитись створювати базу даних, розробляти таблиці та працювати з їх даними використовуючи засоби СУБД MS ACCESS.

Програмне забезпечення: система управління базами даних MS ACCESS 2003.

6.1. Теоретичні відомості

База даних – це сукупність відомостей (про реальні об'єкти, процеси, події або явища), що відносяться до певної теми або завдання, організована таким чином, щоб забезпечити зручне представлення цієї сукупності, як в цілому, так і будь-якій її частині.

Для роботи з даними використовуються системи управління базами даних (СУБД). Основні функції СУБД – це визначення даних (опис структури бази даних), обробка даних і управління даними. СУБД MS ACCESS дозволяє керувати всіма відомостями з одного файлу бази даних, що містить всі об'єкти бази даних. Об'єкти – це компоненти, що використовуються для збереження і представлення даних. СУБД MS ACCESS має наступні компоненти:

Таблиця – це об'єкт, що використовується для збереження даних. Кожна таблиця містить у собі інформацію про об'єкт визначеного типу. Таблиця містить поля (стовпці), у яких зберігаються різного роду дані, і записи (рядки). Для зв'язування відомостей, що зберігаються в різних таблицях, кожна таблиця бази даних повинна містити поля чи набір полів, що однозначно визначають кожен запис. Таке поле чи набір полів називають первинним (головним) ключем. Первинний ключ не допускає невизначених значень і завжди повинен мати унікальний індекс. Первинний ключ використовується для зв'язування таблиці з зовнішніми (вторинними) ключами в інших таблицях.

Форма – це об'єкт, призначений в основному для введення даних, відображення їх на екрані чи керування роботою додатка. Форма представлена у вигляді структурованого вікна, яке можна представити так, щоб воно повторювало форму бланка. Форми створюються з набору окремих елементів управління.

Запит – це об'єкт, що дозволяє користувачу одержати потрібні дані з однієї чи декількох таблиць. Запити є потужним засобом обробки даних, які зберігаються у таблицях Access. За їх допомогою можна переглядати, аналізувати та змінювати дані з кількох таблиць. Вони також можуть використовуватись як джерело даних для форм та звітів. Запити дозволяють обраховувати підсумкові значення і виводити їх у компактному форматі, а також виконувати обчислення над групами записів.

Звіт – це об'єкт, призначений для створення документа, що згодом може бути роздрукований чи включений у документ іншого додатка.

Макроси – це об’єкт, який забезпечує простий спосіб автоматизації роботи додатку. Макрос являє собою структурований опис однієї чи кількох дій, які необхідно виконати за певних умов. Макроси – це макрокоманди. У вигляді макросів описуються певні дії, які досить часто повторюються.

Модулі – це об’єкт, який використовується для створення і збереження програмних процедур, написаних користувачем на MS ACCESS BASIC при розробці складних додатків, які можуть бути прив’язані до окремих форм чи звітів і виконувати певні дії.

Сторінки – це об’єкт бази даних, який служить для забезпечення доступу до даних, що містяться в базі даних, засобами віддаленого доступу.

Режими роботи. В MS Access, відповідно до певних об’єктів, розрізняються наступні основні режими роботи: таблица; запрос; форма; отчет. У кожному із названих режимів є свої підрежими: просмотр, конструктор і создать.

Робота з таблицями. Можливі два способи роботи з таблицями:

• у режимі таблиці – можна додавати, редагувати, переглядати або виконувати іншу роботу з даними таблиці. Також можна відображати записи з таблиць, зв'язаних з поточною таблицею, шляхом відображення підтаблиць у межах основної таблиці. З деякими обмеженнями можна працювати з даними підтаблиць багатьма зі способів, використовуваних для роботи з даними основної таблиці.

• у режимі конструктора – можна створити нову таблицю або додати, видалити, настроїти поля існуючої таблиці.

Характерним елементом для таблиці є поля. Поле – це мінімальна (але найважливіша) порція інформації в записі, над якою визначені операції введення, виведення, перетворення тощо. Воно має ім'я, значення, характеризується типом i низкою додаткових властивостей.

Існують різні типи полів, що характеризуються певними властивостями:

1. Основна властивість текстового поля – розмір.

2. Числове поле служить для введення числових даних. Воно теж має розмір, але числові поля бувають різними, наприклад для введення цілих чисел і для введення дійсних чисел.

3. Поля для введення дат чи часу мають тип Дата/час.

4. Для введення логічних даних, що мають тільки два значення (Так чи Ні; 0 чи 1; Істина чи Неправда тощо), служить спеціальний тип – Логічне поле.

5. Особливий тип поля – Грошовий. При використанні даного типу поля програма зображує числа разом із грошовими одиницями.

6. У сучасних базах даних можна зберігати не тільки числа і букви, але і картинки, музичні кліпи і відеозаписи. Поле для таких об'єктів називається полем об'єкта OLE.

7. У текстового поля є недолік, зв'язаний з тим, що воно має обмежений розмір (не більше 256 символів). Якщо потрібно вставити в поле довгий текст, для цього служить поле типу МЕМО. У ньому можна зберігати до 65535 символів.

8. Поле Лічильник має властивість автоматичного нарощування. Якщо в базі є таке поле, то при введенні нового запису в нього автоматично вводиться число, на одиницю більше, ніж значення того ж поля в попередньому записі. Це поле зручне для нумерації записів.

Зв'язки між таблицями. Сучасні бази даних зазвичай містять велику кількість взаємозв'язаних таблиць, що дозволяє уникнути повторів. Access дозволяє працювати одночасно з декількома таблицями, кожна з яких повинна містити записи, присвячені певній темі. Зв'язок між ними встановлюється по загальних для декількох таблиць полях. Якщо таблиці взаємозв'язані, то зміни, виконані в записі однієї таблиці, можуть впливати на записі в іншій таблиці.

Для збереження повноти і цілісності даних Access накладає певні обмеження на введення і редагування даних, наприклад, неможливо видалити запис з однієї таблиці, якщо існують пов'язані з нею записи в інших таблицях.

Між таблицями можуть існувати наступні зв'язки:

один до одного – при такому типі зв'язку одного запису в першій таблиці відповідає лише одна запис в іншій таблиці;

один до багатьох – в цьому випадку запис однієї таблиці може мати декілька погоджених з нею записів в іншій таблиці. При цьому кожен запис в другій таблиці узгоджується лише з одним записом в першій таблиці;

багато до одного – будь-якому запису таблиці, можуть відповідати декілька записів нової таблиці, але не навпаки. Фактично це відношення один до багатьом, що розглядається, в зворотному порядку. В цьому випадку ключове поле нової таблиці є зовнішнім ключем;

багато до багатьох – кожному запису з однієї таблиці може відповідати будь-яка кількість записів в іншій таблиці і навпаки. В цьому випадку поля, по яких встановлюється зв'язок, є зовнішніми ключами. Вони можуть містити значення, що повторюються.

У MS Access зв'язок між таблицями визначається шляхом додавання таблиць у вікно Схема даных із наступним перетягуванням ключового поля з однієї таблиці в іншу.

Пошук, заміна і фільтрація даних. Усі дані, що містяться в таблицях Access при потребі можуть бути відсортовані по зростанню (від «А» до «Я» або від 0 до 100) або по спаданню (від «Я» до «А» або від 100 до 0). Цього можна досягнути використовуючи відповідні команди: Сортировка по возрастанию і Сортировка по убиванию .

В Access також можна здійснювати пошук та заміну даних, що містяться в таблицях. У таких випадках слід використовувати команду Поиск и замена данных , при цьому пошук і заміна даних проводяться у режимі таблиці звичним для MS Office шляхом.

У таблицях Access часто використовується такий інструмент, як Фильтр – набір умов, застосовуваних для відбору підмножини даних або для сортування даних.

Існує декілька методів використання даного інструменту. Якщо можна легко знайти і виділити у таблиці значення які повинні міститися у записах, що відбираються, варто використовувати фільтр по виділеному .

Поле Фільтр для: використовується, якщо фокус введення знаходиться в полі таблиці і потрібно ввести конкретне шукане значення або вираз, результат якого буде використовуватися як умова добору.

Фільтр за формою (звичайний фільтр) використовується для вибору шуканих значень зі списку без перегляду всіх записів у таблиці або при вказівці декількох умов добору одночасно.

Для створення складних фільтрів в Access використовують розширений фільтр .