1.7. Приказ об организации электронного документооборота (далее Приказ).

Приказ издается в случае, если передача отчетности организации по каналам связи доверяется руководителем другому сотруднику организации. Приказ издается в целях безопасности руководителя организации, так как вся ответственность лежит на владельце сертификата ключа подписи.

Для Клиента форма приказа является образцом. Он может издать приказ на своем фирменном бланке, предоставив Оператору ксерокопию. Заверять ксерокопию не обязательно. Таких приказов может быть несколько в одной организации.

Данные в Приказе должны соответствовать данным ответственного лица, указанного в Приложении к заявке пользователя.

1.8. Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи (далее Соглашение с ПФР), Соглашение на представление статистической отчетности в электронном виде (далее Соглашение со службой Статистики).

Соглашение с ПФР и Соглашение со службой Статистики может быть заполнено для открытия дополнительного направления передачи отчетности, но при этом необходимо, чтобы в регионе была достигнута договоренность с региональным Отделением Пенсионного фонда и соответственно с Территориальным органом Федеральной службы государственной статистики о приеме отчетности по каналам связи с использованием услуг спецоператора связи ЗАО Калуга-Астрал, установлены соответствующие приемные места. Указанная информация должна быть получена в Центре регистрации, а также на сайте Партнера ЗАО Калуга-Астрал в регионе.

Соглашение с ПФР Клиент должен заключить с Управлением Пенсионного фонда РФ по месту своей регистрации и подписанный экземпляр соглашение представить в Центр регистрации для открытия дополнительного направления. Соглашение с ПФР клиент составляет в 2-х экземплярах – 1 остается в ПФР, 1 – у клиента.

Если территориальные органы Службы Статистики требуют заключение Соглашения, для открытия направления сдачи отчетности в РосСтат Клиент должен заключить с Территориальным органом Федеральной службы государственной статистики по месту своей регистрации и подписанный экземпляр соглашения представить в Центр регистрации для открытия дополнительного направления. Соглашение со службой Статистики Клиент составляет в 2-х экземплярах – 1 остается в Службе статистике, 1 – у Клиента.

2. Оформление штатной и внеплановой замены ключей эцп.

Штатная смена ключей ЭЦП - смена ключей, не вызванная компрометацией ключей, в соответствии с документацией на СКЗИ, производится с периодичностью согласованной с Клиентом, но не превышающей одного года (через каждый год использования ПО). Срок, в который необходимо произвести штатную смену сертификата, указан в сертификате ЭЦП. При этом ПО «Астрал-Отчет» оповещает Клиента об окончании срока действия сертификата при каждом сеансе связи за 45 дней до окончания срока действия ключа. Клиент должен обратиться к Сотруднику ЦР с просьбой, произвести штатную смену ключа минимум за 2 недели до окончания срока действия сертификата. Для этого Клиент должен заполнить и отправить по факсу Сотруднику ЦР Регистрационную карту абонента (Приложение 3). Специалист ЦР выставляет счет клиенту на следующие позиции:

• Передача неисключительных прав на ЭЦП (за один сертификат на 12 месяцев);

• Изготовление сертификата ЭЦП (за один сертификат);

• Регистрация сертификата ЭЦП в ИРУЦ.

После оплаты счета Специалист ЦР выполняет действия в соответствии с Руководством пользователя по работе с Программным обеспечением рабочего места оператора связи «АРМ-Регистратор», а также Регламентом взаимодействия сторон по предоставлению услуг удостоверяющего центра.

Сотрудник ЦР должен проверить, не изменились ли реквизиты Клиента. Если произошли изменения, то штатная смена сертификата производится по аналогии с внеплановой сменой сертификата.

Внеплановая замена ключей ЭЦП производиться в случае, если в период действия сертификата у Клиента произошли изменения в реквизитах. Такими изменениями могут быть:

- наименование организации,

- ИНН или КПП,

- ФИО владельца сертификата или его должность (ФИО или должность сотрудника организации, которому ранее вырабатывалась ЭЦП (руководитель, главный бухгалтер или другой сотрудник)).

Если меняется хотя бы один из вышеуказанных реквизитов, то Клиент должен обратиться за внеплановой заменой ключей. Внеплановая замена ключей производится также при потере ключа ЭЦП (компрометация ключа).

В случае внеплановой замены ключа Клиент оформляет Заявление в произвольной форме, Заявку пользователя (в соответствии с пунктом 3.2.), заверенную в Налоговой инспекции, Доверенность (в соответствии с пунктом 3.3.), Регистрационную карту абонента (в соответствии с пунктом 3.5.). В заявлении Клиента конкретно должно быть указано, какие реквизиты меняются.

Образец Заявления Клиента при внеплановой смене сертификата ЭЦП:

Директору ЗАО Калуга Астрал Чернину И.И. От ООО «ТТТ» Заявление. Просим внести изменения в ключевую информацию в связи со сменой КПП на 183401001 вместо 183201001 и переходе на учет из ИФНС России по Ленинскому району г.Ижевска в Межрайонную ИФНС России № 8 по Удмуртской Республике. 11 февраля 2010 г. Генеральный директор ООО «ТТТ» _______________ Иванов И.И.

Сотрудник ЦР выставляет счет клиенту на следующие позиции:

• Передача неисключительных прав на ЭЦП (за один сертификат на 12 месяцев);

• Изготовление сертификата ЭЦП (за один сертификат);

• Регистрация сертификата ЭЦП в ИРУЦ.

После оплаты счета сотрудник ЦР Специалист ЦР проводит работы в соответствии с Руководством пользователя по работе с Программным обеспечением рабочего места оператора связи «АРМ-Регистратор», а также Регламентом взаимодействия сторон по предоставлению услуг удостоверяющего центра.

При внеплановой смене ключей ЭЦП Клиент должен составить Акт об уничтожении отозванных сертификатов и ключей ЭЦП (Приложение 21) (далее Акт) в соответствии с Приказом от 13 июня 2001 №152 «Об утверждении инструкции об организации и обеспечении безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи с использованием СКЗИ с ограниченным доступом, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну». Сотрудник ЦР должен помочь Клиенту составить указанный Акт, при этом Клиент должен иметь при себе сертификат, который подлежит замене на новый. В Акте должен быть указан серийный номер сертификата ключа ЭЦП. Этот сертификат должен быть отозван, о чем должна быть сделана пометка на самом сертификате. Пометкой может служить как запись от руки, сделанная Сотрудником, так и специально изготовленный штамп. Акт заверяется печатью организации, чьи сертификаты ЭЦП уничтожаются. Акт передается Специалистом ЦР в УЦ в соответствии с Регламентом взаимодействия сторон по предоставлению услуг удостоверяющего центра.

Акт составляется также в том случае, если Сертификат ЭЦП просто прекращает свое существование (сотрудник организации – владелец ключа сертификата уволился, а на его место никто не будет принят), т.е. внеплановой замены ключа не требуется, требуется только уничтожение сертификата и ключа ЭЦП.

- ксерокопию последнего листа Соглашения с ПФР (РосСтат).

При этом Клиент может направить указанные документы по факсу.

Приложение 3