Учет расчетов по претензиям и возмещению материального ущерба

Взаимные претензии возникают в основном из-за несоблюдения условий договоров и обязательств по расчетам. Субсчет 76.2 «Расчеты по претензиям» наиболее широко используется при расчетах с поставщиками, подрядчиками, транспортными, кредитными организациям и т.п. С покупателями и заказчиками данный субсчет применяется только по штрафам, пеням, неустойкам, взыскиваемым за несоблюдение договорных обязательств. Обращаем внимание на то, что обязательным условием для отражения сумм финансовых санкций в бухгалтерском учете, является их признание плательщиками или факт присуждения этих санкций судом (суммы предъявленных претензий, не признанных плательщиками, на учет не принимаются).

В бухгалтерском учете эти суммы отражаются проводкой:

дебет счета 76 кредит счета 91.

По поступлении денежных средств в погашение задолженности по финансовым санкциям оформляется проводка:

дебет счета 51 (50, 52) кредит счета 76.

В Инструкции по применению нового Плана счетов имеется, правда, оговорка, что суммы, которые, как выяснилось впоследствии, взысканию не подлежат, относятся, как правило, на те счета, с которых они были приняты на учет по дебету счета 76. Однако, указанное выше условие, при котором такие суммы принимаются к учету, практически исключает возникновение подобной ситуации.

Учет расчетов с подотчетными лицами

Постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55 утверждена форма «Авансового отчета» (форма № АО-1), подлежащая обязательному применению юридическими лицами всех форм собственности кроме бюджетных учреждений, для оформления выдачи и списания подотчетных денежных средств, предназначенных на административно-хозяйственные расходы.

Отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

В частности, на оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы, которыми могут быть командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы). Суммы затрат по оправдательным документам записываются по графам 1-6 обратной стороны формы. Документы, приложенные к отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии организации проверяется целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм. По результатам проверки на оборотной стороне формы в графах 7–8 указываются суммы расходов, принятые к учету, и корреспонденция счетов бухгалтерского учета.

Отметим, что реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией организации производится списание денежных сумм в установленном порядке.

Следует обратить внимание, что направление работника в командировку производится исключительно руководителем организации с выдачей командировочного удостоверения. В настоящее время применяется форма командировочного удостоверения, утвержденная постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26.

Удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, а именно время прибытия в каждый из пунктов назначения, и время убытия из них. В целях удостоверения мест пребывания, на оборотной стороне удостоверения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые должны быть заверены подписью ответственного должностного лица и печатью.

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании устного или письменного распоряжения руководителя организации.

Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

Дополнительно к командировочному удостоверению, по усмотрению руководителя организации может оформляться приказ (распоряжение) по организации. При этом тем же постановлением Госкомстата России № 26 утверждены типовые формы «приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку» (форма № Т-9) и «приказа (распоряжения) о направлении работников в командировку» (форма № Т-9а).

Приказ заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре, и передается на подпись руководителю организации или уполномоченному им лицу. В приказе указываются фамилия и инициалы командируемого работника, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого, цель, время и место командировки. При необходимости в приказе указывается источник оплаты сумм командировочных расходов, и другие условия направления в командировку.

До убытия в командировку руководителями структурных подразделений, от которых командирован работник, подлежит оформлению «Служебное задание для направления в командировку….» (форма № Т-10а), утверждаемое руководителем организации или уполномоченным им лицом. Задание передается в кадровую службу организации для его использования при оформлении приказа о направлении в командировку.

По прибытии из командировки работником должны быть оформлены и представлены по принадлежности «Авансовый отчет» и «Отчет о выполнении служебного задания».

Отчет о выполнении задания оформляется на бланке «Служебного задания…» (форма № Т-10а), согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию организации вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.

Что касается расчетов с командированными работниками, то в соответствии с пунктом 11 «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденного решением Совета Директоров Центробанка РФ от 22.09.93 № 40, организации вправе выдавать под отчет наличные денежные средства в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Для определения суммы аванса производится примерный расчет исходя из срока командировки, предполагаемых норм расходов по суточным и найму жилого помещения (в том числе в пределах установленных норм), а также по проезду к месту командировки и обратно.

Рассмотрим порядок оформления авансового отчета на практическом примере, связанном с направлением работника в служебную командировку.

Условия примера. Работник организации направлен в служебную командировку в город Самару на период с 16 по 31 октября 2001 года. Для следования в командировку работнику 12 октября выдан аванс в размере 7430 руб. (из расчета суточных в 55 руб. за 16 дней командировки; оплаты проживания за 15 дней по 270 руб. за сутки; оплаты стоимости проезда железнодорожным транспортом в размере 2500 руб.).

Фактически выезд работника в пункт командировки согласно железнодорожным билетам состоялся в 16 час. 40 мин. 16 октября, а выезд назад – 10 час. 15 мин. 29 октября, прибытие в 20 час. 34 мин. 29 октября. Расходы на оплату проездных билетов составили 2700 руб.

Кроме проездных документов, работник организации 1 ноября 2001 года представил в бухгалтерию организации командировочное удостоверение и счет за проживание в гостинице «Космос» за период с 17 по 29 октября 2001 года за 12 дней по 250 руб. за сутки.

Необходимо оформить авансовый отчет об использованных подотчетных суммах на служебную командировку под порядковым номером 125 от 1.11.2001 г.

Рассмотрим порядок заполнения авансового отчета по его реквизитам.

Прежде всего, отметим, что в соответствии с пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением Совета Директоров Центробанка РФ 22.09.93 № 40) лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Строка «Наименование организации» – приводится полное или сокращенное наименование организации, направившей работника в командировку – ОАО «Стар».

Графа «Код по ОКПО» – код организации по ОКПО, присвоенный при государственной регистрации организации – 11334632.

Строка «Авансовый отчет» – работником бухгалтерии по результатам проверки авансового отчета и подготовки его для утверждения руководителем организации отражается порядковый номер очередного авансового отчета и его дата – № 125 от 1.11.2001 г.

Строка «Наименование структурного подразделения» – приводится наименование структурного подразделения организации (согласно штатной структуре, штатному расписанию или т.п. документу), работник которого был направлен в командировку – «Администрация».

Строка «Подотчетное лицо» – приводится фамилия и инициалы командированного работника (подотчетного лица) – Николаев П.В.

Строка «Табельный номер» – проставляется табельный номер работника – А121.

Необходимо учитывать, что номер является индивидуальным, приводимым во всех документах по учету труда и заработной платы. Табельный номер присваивается работникам, принимаемым как на постоянную, так и временную работу.

В случае увольнения или перевода работника на другую работу, его табельный номер, как правило, не может присваиваться другому работнику в течение 1-2 лет.

Строка «Профессия (должность)» – приводится должность работника, которому выдавались подотчетные средства или который отчитывается перерасходом (наименование приводится согласно тарифно-квалификационным справочникам и штатной структуре организации) – менеджер по продажам.

Строка «Назначение аванса» – указывается назначение выданного аванса – командировочные расходы (может быть – административно-хозяйственные расходы и т.п.).

Графа «Предыдущий аванс (остаток/перерасход)» – отражаются данные об остатке числящегося за работником ранее выданного аванса или наоборот, о задолженности организации перед работников по выдаче суммы перерасхода – нет.

При этом следует отметить, что пункт 11 Порядка ведения кассовых операций не допускает выдачу аванса в том случае, если работник не отчитался по ранее полученным подотчетным суммам.

Графа «Получен аванс» – сумма выданного работнику аванса на служебную командировку – 7430 руб.

Отметим, что на выданные под отчет суммы оформляется запись по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 50.

Графа «Израсходовано» – проставляется сумма, причитающаяся в погашение суммы ранее выданного аванса.

Отметим, что Инструкцией Минфина РФ от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» командированному работнику подлежат возмещению следующие суммы:

расходы по проезду до места командировки и обратно;

расходы по найму жилого помещения;

суточные расходы.

До 1 января 2002 года нормы возмещения командировочных расходов определены приказом Минфина РФ от 13.08.99 № 57н «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации»:

оплата найма жилого помещения – по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 270 рублей в сутки (при отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 7 рублей в сутки);

оплата суточных – 55 рублей за каждый день нахождения в командировке.

С 1 января 2002 годы применяются нормы, установленные приказом Минфина РФ от 06.07.01 № 49н «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации».

При этом нормы расходов составят:

по оплате найма жилого помещения – по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки (при отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 12 рублей в сутки);

оплата суточных – 100 рублей за каждый день нахождения в командировке.

Суточные возмещаются с учетом дней убытия и прибытия из командировки. Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы командированного. Размер суточных определяется приказом руководителя организации, но не менее установленных норм.

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно день отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. Если станция (пристань, аэропорт) находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до соответствующего пункта отправления. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

При командировке работника в такую местность, откуда он имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Если работник по окончании рабочего дня по своему желанию остается в месте командировки, то при предоставлении документов о найме жилого помещения расходы по найму ему возмещаются в размерах, предусмотренных законодательством. Вопрос о том, может или нет работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту постоянного жительства, решается в каждом конкретном случае руководителем организации, в котором работает командированный с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

По условиям примера суточные работнику должны быть оплачены за период с 16 по 29 октября 2001 года, а именно за 14 дней – 770 руб. (14 дней х 55 руб.).

Расходы по найму жилого помещения возмещаются работнику со дня прибытия его в командировку и по день убытия, которые устанавливаются на основании отметок в командировочном удостоверении. К возмещаемым расходам по найму жилого помещения относятся также расходы по дополнительным услугам гостиниц, отраженные в счете.

При потере оправдательных документов, подтверждающих проезд и найм жилого помещения, руководитель предприятия вправе принять решение о возмещение расходов по найму в пределах установленных норм и расходов по проезду – исходя из минимальной стоимости (общий вагон пассажирского поезда).

К расходам же по проезду до места командировки и обратно относятся расходы по проезду воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом (за исключением такси).

К этой же группе расходов относятся расходы по пользованию постельными принадлежностями, стоимость услуг по предварительной продаже билетов и платежи по обязательному страхованию пассажиров. Расходы по проезду работника в мягком вагоне на железнодорожном транспорте, на морском транспорте – в каютах, оплачиваемых по I–IV группам тарифных ставок, на речном транспорте – в каютах I и II категории, на воздушном транспорте – по билету I класса возмещаются с разрешения руководителя организации при предоставлении проездных документов.

Командированному работнику возмещаются также расходы по проезду транспортом общего назначения (кроме такси) к станции, пристани, порту, если они находятся за чертой населенного пункта, а также расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями (возмещаются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами).

Расходы по найму жилого помещения составят 3000 руб. (12 дней х 250 руб.), а расходы по проезду – 2700 руб. Всего сумма командировочных расходов, подлежащая зачету в счет ранее выданного аванса, составит 6470 руб. (770 руб. + 3000 руб. + 2700 руб.).

В бухгалтерском учете сумма командировочных расходов отражается по дебету счетов учета затрат или материально-производственных запасов (прочих активов) в корреспонденции с кредитом счета 71 – дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» кредит счета 71.

При этом командировочные расходы относятся на себестоимость продукции (работ, услуг) на основании подпункта «и» пункта 2 Положения о составе затрат (по расходам до 1 января 2002 года) или на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 главы 25 части второй НК РФ (по расходам после 1 января 2002 года). Вместе с этим следует учитывать, что в целях налогообложения затраты на служебные командировки подлежат корректировке согласно утвержденным в установленном порядке нормам расходов.

При этом по служебным командировкам, приходящимся на период до 1 января 2002 года, в пределах установленных действующим законодательством норм должны приниматься как расходы на оплату суточных, так и расходы по найму жилых помещений.

По служебным же командировкам, приходящимся на период после 1 января 2002 года, на себестоимость продукции (работ, услуг) в целях налогообложения относятся следующие расходы (подпункт 12 пункта 1 статьи 264 части второй НК РФ):

на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

по найму жилого помещения (по данной статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах, за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами;

суточные и (или) полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации;

на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Графа «Остаток» – подсчитывается неиспользованный остаток подотчетных сумм, который представляет собой превышение суммы ранее выданного аванса над утверждаемой суммой расхода – 960 руб. (7430 руб. – 6470 руб.).

Сумма остатка подлежит возврату в кассу организации – дебет счета 50 «Касса» кредит счета 71.

Графа «Перерасход» – отражается превышение утверждаемой по отчету суммы командировочных расходов над ранее полученной суммой аванса.

Если авансовым отчетом оформляется списание суммы командировочных расходов, под которые работник не получал аванса, то вся сумма командировочных оформляется перерасходом.

Строка «Приложение документов» – записывается число приложенных к отчету документов (командировочное удостоверение с отметками о прибытии в пункт командировки и убытии; проездные билеты – 2; счет гостиницы, итого 4 оправдательных документа, допустим на 6 листах).

Строка «Отчет проверен. К утверждению сумма» – ответственными работниками бухгалтерии проставляется подтверждение факта проверки авансового отчета и согласованная сумма расходов.

Строка «Остаток внесен» – прочеркивается ненужное (в нашем случае – перерасход), отражается сумма внесенного в кассу неиспользованного аванса и реквизиты приходного кассового ордера – 960 руб. по ордеру № 435 от 1.11.2001 г.

Корешок расписки – оформляется расписка работника бухгалтерии о принятии от работника авансового отчета, передается самому работнику.

Оборотная сторона авансового отчета – подотчетным лицом выписываются наименование и реквизиты каждого из оправдательных документов с указанием сумм расходов по ним.

По результатам проверки авансового отчета работниками бухгалтерии он представляется для утверждения руководителю организации или иному уполномоченному на это должностному лицу, который накладывает свою резолюцию на лицевой стороне отчета. По факту утверждения отчета соответствующие суммы подлежат списанию с подотчетного лица в установленных регистрах учета.

Отметим, что подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются записью по кредиту счета 71 и дебету счета 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (при использовании Плана счетов 2000 года – дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»).

В дальнейшем эти суммы списываются со счета 84 (94) в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», если они могут быть удержаны из оплаты труда работника, или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника.

В перечень счетов, корреспондирующих по дебету, включен счет 79, что может означать списание подотчетных сумм на филиалы и представительства, но не по договору доверительного управления имуществом, так как выдача подотчетных сумм работникам, не являющихся работниками организации, прямо запрещена Порядком ведения кассовых операций. Кроме того, в этот же перечень включен счет 91. Экономическое содержание проводки пока остается неясным. Из перечня счетов, корреспондирующих по кредиту, исключены только счета, не применяемые в новом Плане счетов.

Кроме того, считаем необходимым напомнить об изменении отношения Минфина РФ к отражению в учете операций, связанных с оплатой продукции, работ или услуг наличными деньгами.

Схема отражения операций по расчетам с подотчетными лицами:

• на выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств;

• на израсходованные подотчетными лицами суммы, указанные в утвержденном авансовом отчете, счет кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов;

• подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94. В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Таким образом, на счете 71 могут быть оформлены следующие основные бухгалтерские проводки:

дебет счета 71 кредит счета 50 — на сумму наличных денег, выданных под отчет, включая суммы, выданные командированным работникам. В принципе, возможны случаи, когда подотчетное лицо самостоятельно получает деньги с расчетного счета (51 «Расчетный счет») или аккредитива (55 «Специальные счета в банках»). Однако такие ситуации являются исключительно редкими;

дебет счета 10 «Материалы» кредит счета 71 — на сумму стоимости приобретенных материалов;

дебет счета 41 «Товары» кредит счета 71 — на сумму стоимости товаров, приобретенных за наличный расчет. По нашему мнению, чаще такой проводкой будет оформляться не приобретение товаров, а покупка комплектующих изделий в организациях, занятых промышленным производством — в тех случаях, когда такие комплектующие следует учитывать на счете 41;

дебет счета 20 (23, 25, 26, 29, 44) кредит счета 71 — на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, выполненных или оказанных в интересах производства и оплаченных наличными деньгами. Такими же проводками отражается списание авансовых отчетов командированных работников;

дебет счета 94 кредит счета 71 — на подотчетную сумму (или ее часть), не погашенную вовремя (сумму, в оправдание которой не был представлен авансовый отчет, утвержденный руководителем организации);

дебет счета 73, субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» кредит счета 94 — на сумму, подлежащую взысканию с работника;

дебет счета 70 кредит счета 71 — проводка оформляется в той же ситуации, что и предыдущая. Разница состоит в том, что при оформлении данной проводки предполагается, что всю непогашенную сумму можно, без нарушения норм трудового законодательства (имеется в виду ограничение максимального размера удержаний с сумм оплаты труда, письменное согласие работника на удержание), удержать из сумм оплаты труда за текущий месяц, а сам срок выплаты заработной платы наступает весьма скоро.

Аналитический учет по счету 71 так же, как и раньше, ведется по каждой сумме, выданной под отчет.