1.3.Обработка дел по личному составу

Обработка дел по личному составу имеет свою специфику. При подготовке к архивному хранению на каждого уволенного может быть оформлено самостоятельное дело. Однако рационально индивидуальные личные дела, как правило небольшие по объёму, объединять в одно дело, не превышающее 250 листов. В этом случае отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения. Внутри дела они располагаются в строгом алфавите фамилий и отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества лица, на которое заведено личное дело. К объединенному делу составляется внутренняя опись включенных в него личных дел с перечислением по алфавиту фамилий, имен и отчеств и указанием соответствующих страниц в деле, где сгруппированы документы на одно лицо.

На архивное хранение передаются и невостребованные трудовые книжки.

Трудовые книжки хранятся в строгом алфавите фамилий. Каждая трудовая книжка является самостоятельно хранящейся единицей и в дела не подшивается. Для удобства хранения трудовые книжки можно помещать в папки с клапанами, коробки или ящики, на которых указывается: «невостребованные трудовые книжки – ... шт». При изъятии трудовой книжки в их количество вносится исправление.

Многие документы по личному составу имеют длительный срок хранения и подлежат особому учету. Чаще всего ведутся журналы, которые сдаются в архив вместе с делами:

-учета приказов о приеме, переводе, увольнении;

-учета приказов о командировании; учета трудовых книжек и вкладышей к ним;

-учета личных дел.

Журнал учета приказов по личному составу ведется по годам и является документом долговременного хранения (75 лет).

Журнал регистрации приказов о командировании ведется по годам и имеет срок хранения 5 лет.

Журналы учета трудовых книжек и личных дел имеют срок хранения 75 лет.

Все кадровые документы, имеющие кратковременный срок хранения (до 10 лет), могут быть уничтожены по истечении одного календарного года после окончания срока их хранения. Эти документы не сдаются в архив, а уничтожаются сотрудниками, ответственными за ведение кадровой документации, на основании акта о выделении дел к уничтожению, имеющего типовую форму.

Учитывая особую значимость кадровой документации, 21 марта 1994 г. Председателем Правительства РФ В. С. Черномырдиным подписано распоряжение об улучшении организации хранения документов по личному составу. В распоряжении указывается: «В целях обеспечения сохранности документов по личному составу...

1. Рекомендовать учредителям вновь образующихся юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, включать в свои учредительные документы положения, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу...

2. Рекомендовать федеральным органам исполнительной власти, органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации осуществлять государственную регистрацию учредительных документов на приобретение права юридического лица при наличии в них положений, предусмотренных в п. 1 настоящего распоряжения».

Таким образом, в уставы создаваемых фирм, товариществ и т.д. обязательно должны быть включены пункты по работе с кадровой документацией и обеспечению ее сохранности, что предотвратит гибель кадровой документации и будет способствовать социальной защищенности трудящихся.