45. Комплектування архівів

Комплектування архіву – це систематичне, цілеспрямоване і планомірне поповнення його фондів профільними для нього документами державних органів, підприємств, установ і організацій усіх форм власності, а також громадян та їхніх об'єднань на всіх можливих носіях, що мають наукову, історико-культурну цінність. Метою комплектування є створення повноцінної джерельної бази з історії країни, регіону, а відомчого архіву –організацій його системи. Воно охоплює такі питання:

– визначення конкретних джерел комплектування та їхній розподіл між відповідними архівами;

– визначення складу документів, що підлягають переданню на зберігання;

– науково-технічне опрацювання документів з метою підготовки їх для дальшого зберігання;

– безпосередній прийом-передавання документів до архіву.

Завданнями державного архіву є комплектування документами від усіх установ і організацій його профілю і у визначені терміни, укладання необхідного науково-довідкового апарату та створення умов для всебічного використання наявної в ньому джерельної бази.

До складу документів відомчих архівів відповідно з Типовим положенням про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного підприємства, установи і організації (1995 р.) входять:

– закінчені у поточному діловодстві документи на паперовій основі постійного та довготривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами організації;

– науково-технічна, кіно-, фото-, фоно-, відео-документація, машиноорієнтовані документи, створені організацією або одержані нею на законних підставах;

– особові архівні документи працівників організацій;

– документи на різних видах носіїв інформації установ – ліквідованих попередників організації;

– друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву;

– обліковий та довідковий апарат до архівних документів.

Відомчий архів комплектують усіма видами документів на всіх можливих носіях:

– документи на паперовій основі передають із структурних ідрозділів організації до відомчого архіву через 2 роки після закінчення їх у діловодстві у впорядкованому стані за описами встановленого Головархівом України зразка;

– науково-технічну документацію передають одразу після затвердження і в порядку, встановленому державними стандартами України; кіно-, фото-, фоно-, відеодокументацію передають з виробничих підрозділів одразу після завер-шення її виробництва.

Відтак на відомчий архів у галузі комплектування покладено такі завдання:

– прийняття від структурних підрозділів організації та зберігання архівних документів на різних видах носіїв інформації;

– контроль разом зі службою документаційного забезпечення управління стану зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах організації;

– участь у складанні зведеної номенклатури справ організації, перевірка відповідності формування документів у справи згідно затвердженої номенклатури;

– проведення попередньої експертизи цінності документів, що зберігаються, складання та подання на розгляд ЕК організації описів документів НАФ, справ з особового складу організації та актів про вилучення до знищення документів, які не віднесено до складу НАФ України;

– підготовка і передавання документів НАФ до відповідного державного архіву, в сферу комплектування якого входить даний відомчий архів.

Отже, права відомчого архіву забезпечують виконання покладених на нього завдань, кінцевою метою яких є передавання документів постійного терміну на державне зберігання.

Як відомо, є дві категорії державних архівів України – з постійним та змінним складом документів. У поняття комплектування входить розподіл джерел комплектування з урахуванням значення документів і профілю архівів.

Під час комплектування дотримуються певних принципів, насамперед, неподільності архівних фондів та їхніх комплексів (один фонд або комплекс фондів однорідних установ регіону повинні зберігатися в одному архіві).

Організацію комплектування здійснюють безпосередньо державні архіви. На Головархів України покладено функції контролю щодо організації цієї роботи. Такі само функції здійснюють і державні архіви областей щодо своїх філіалів, районних та міських державних архівів з перемінним складом документів. Комплектування державних архівів здійснюється планово, у зв'язку з чим щорічно укладаються списки установ і організацій, документи яких підлягають прийняттю, з зазначенням кількості справ та їх крайніх дат. Державні архіви областей та їхні філіали включають до списків і районні та міські архіви. Для зручності установам і організаціям, а також райміськдержархівам надсилають графіки передавання матеріалів. До списків першочергово вносять провідні та визначальні для даного архіву організації з простроченими термінами зберігання документів, а також ті, в яких немає належних умов зберігання архівного матеріалу. Дострокове приймання документів допускається лише у виняткових випадках.

Кожна установа має щорічно передавати документи до державного архіву. Для архівів зі значною кількістю джерел комплектування (від кількох сотень і до понад тисячу) дозволяється приймати раз на 2-3 роки, але не рідше одного разу на 5 років. Треба стежити, щоб усі галузі народного господарства, науки і культури були представлені в складі фондів архіву повноцінно.

Безпосереднє приймання-передавання документів здійснює завідувач відомчим архівом чи відповідальна за архів особа та представник державного архіву. Доставку матеріалів (в тому числі й 4 примірники описів, історичних довідок та передмов до описів, а також науково-довідковий апарат) установа здійснює власними силами і транспортом. Приймання-передавання відбувається згідно описів поодинично, для таємних і документів особового походження – поаркушно і подокументно. Факт прийняття-передання документів оформляють актом встановленої форми, передбаченою Основними правилами роботи державних архівів. Передання документів (у впорядкованому стані) з одного державного архіву до іншого здійснюють під час уточнення їхніх профілів лише з дозволу Головархіву України.

Слід пам'ятати, що від правильності комплектування кожного державного архіву залежить якість формування НАФ України, ефективність його використання.