Технология обработки текстовой информации

5. Основы подготовки документов в текстовых редакторах (процессорах)

Документы возникли вместе с письменностью и являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти и истории. Подобно тому, как внешний вид человека и его речь характеризуют его культуру, интеллект, деловые качества и т.п., так и документ, исполненный человеком, позволяет достаточно объективно судить о его достоинствах и недостатках.

Документ – материальный объект, содержащий информацию, закрепленную способом, созданным человеком, для ее передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.

Любой процесс управления в социальных структурах может быть реализован только посредством создаваемых и циркули­рующих в организациях и их подразделениях документов. Аппарат управления в нашей стране по некоторым оценкам составляет около 14 млн человек, а ежегодный документооборот – 60 млрд страниц. Это свидетельствует о необходимости рационального регулирования документопотоков и о необходимости повышения квалификации людей, работающих в сфере делопроизводства.

Поскольку любой работник ОВД в той или иной степени участвует в процессе создания, оформления, циркуляции и исполнения различных документов, эффективность его работы во многом зависит от его знаний и практических навыков в этой области.

Еще совсем недавно для подготовки документов использовалась пишущая машинка, основным достоинством которой является стандартизация используемого шрифта. Действительно, если документ выполнен на пишущей машинке, то не важно какой почерк у его исполнителя. Но в то же время пишущей машинке присущ ряд недостатков. Это, прежде всего, необходимость специальной подготовки исполнителя документа для работы на клавиатуре (скорость набора текста, грамотность, умение правильно поместить текст на странице и т.д.) и трудность редактирования набранного текста.

С появлением такого мощного вычислительного средства как компьютер возникла идея использовать его для устранения хотя бы части недостатков пишущей машинки. Программы для ввода и обработки текста и получения распечатки документов назвали текстовыми редакторами¹. Естественно, первые текстовые редакторы были весьма несовершенны, но даже они по своим возможностям значительно превосходили пишущую машинку. По сути дела от недостатков пишущей машинки осталась только необходимость приобретения навыков ввода текста с клавиатуры. Но даже этот последний недостаток в настоящее время почти устранен – использование сканирования и распознавания текста значительно упростило подготовку документов, а появление в последнее время для массового потребления программ голосового ввода текста может привести если не к упразднению самой клавиатуры, то, по крайней мере, к значительному снижению ее важности.

Современные текстовые редакторы позволяют не только вводить и оформлять текст, но и включать в него таблицы, графику, звуки и видеоизображения. По своим возможностям они приближаются к настольным издательским системам, т.е. обеспечивают подготовку к печати газет, журналов, книг и оформление Web-страниц Internet.

При работе с текстовым документом обычно выделяют следующие этапы:

• предварительный этап – подготовка документа– заключается в подготовке смысловой части документа автором документа;

• ввод текста – скорость и качество ввода зависят только от навыков работы оператора и возможностей аппаратного и программного обеспечения (при работе со сканером);

• редактирование текста – здесь все определяют воз­можности текстового процессора и навыки оператора;

• форматирование (оформление) текста зависит не только от навыков оператора и его художественного вкуса, но и от знания им требований нормативных документов по оформлению печатной продукции и воз­можностей текстового процессора;

• печать текста – окончательный этап, состоящий в получении печатной копии документа, имеющей все необходимые реквизиты (фирменный знак учреждения, его наименование по уставу, адрес и телефон, дату подписи и подпись автора документа, исходящий номер и т.п.).

Д

Рис. 2.1. Варианты ориентации бумажного листа

ля правильной работы с текстовыми документами необходимо знать их основные параметры, определяемые нормативными документами, и возможности текстовых процессоров по управлению этими параметрами.

Для исполнения большинства документов применяют стандартный лист бумаги формата А4 (210297 мм)¹, который может быть ориентирован в двух положениях (рис. 2.1): книжном (портрет) и альбомном (ландшафт). Реже используются форматы А5 (обычно при подготовке книг к изданию) и А3 (например, при оформлении больших таблиц, но в этом случае требуется применение специального принтера). Формат А5 получается сгибанием листа формата А4 пополам (148,5210 мм), если удвоить лист формата А4 разворотом вокруг большей стороны, то получиться лист формата А3 (297420 мм). Текстовые процессоры позволяют пользователю как выбрать любой из стандартных форматов, так и настроить параметры листа по своему усмотрению.

В силу ограниченных возможностей принтера, а также из-за необходимости оставлять часть листа для подшивки, брошюровки или обрезки, текстом заполняют не весь лист, а между ним и краями листа оставляются поля. Размеры полей задаются в текстовых процессорах в зависимости от требований к соответствующим документам. Для простых документов формата А4 (рефераты, курсовые работы и т.п.) можно порекомендовать следующие размеры полей: верхнее и нижнее – 20 мм, левое – 25 – 30мм, правое – 10–15 мм.

Текст документа состоит из отдельных блоков – абзацев, параметрами которых можно управлять. Параметры границ абзацев определяются требованиями нормативных документов или художественным вкусом оформителя, но первая строка абзаца (красная строка) для формата А4 должна отстоять на 5–6 печатных знаков или 1,25–1,27 см от левой границы абзаца (рис. 2.2).

При наборе текста в текстовом процессоре переход на следующую строку абзаца осуществляется автоматически при достижении правой границы абзаца, при этом допускается четыре варианта выравнивания текста внутри абзаца: по центру, по ширине, по левому краю, по правому краю (рис. 2.3).

Текст документа обычно выравнивается по ширине, выравнивание по центру часто используют для оформления заголовков, а выравнивание по левому или правому краю – при оформлении «шапки» документа или подписи.

Р

Рис. 2.2. Поля страницы и границы абзацев

асстояние между строками текста внутри абзаца называется междустрочным интервалом¹. Обычно текст оформляется с полуторным интервалом (1,5). Но может быть использован одинарный интервал (обычно для экономии бумаги), двойной (например, для оформления дипломов или кандидатских диссертаций) или любой другой по выбору пользователя. Один интервал равен 1/6 дюйма.

По центру	По ширине	По правому краю	По левому краю
Рис. 2.3. Варианты «растекания» текста внутри абзаца

Текст документа (или его части) может быть набран или оформлен любым типом шрифта (гарнитурой)¹. Существует множество разнообразных шрифтов, предназначенных для самых различных целей. При обсуждении типа шрифта выделяют некоторые характерные особенности шрифтов:

– наличие или отсутствие засечек (серифов) на концах знаков (литер);

– величину внутреннего пространства (пуансона);

– толщину штриха в изображении литеры и т.д.

По наличию серифов шрифты разделяются на серифные и бессерифные.

Серифные шрифты хорошо смотрятся в средних размерах, в мелких они сливаются и выглядят хуже бессерифных, в очень крупных – могут выглядеть просто неаккуратно. Однако благодаря серифам, при чтении таких шрифтов зрение меньше напрягается. К серифным шрифтам относятся такие распростра­ненные типы шрифтов как Times, Bodoni, Shoolbook, Courier, Helvetica и т.д.

Бессерифные шрифты хорошо смотрятся как в очень мелких размерах (когда серифные сливаются и становятся нечитабельными), так и в больших размерах шрифта, отлично подходящих для заголовков.

Часто при одном размере шрифт смотрится более мелким за счет пространства внутри литеры, называемого пуансоном. Эту характеристику важно учитывать особенно при использовании шрифтов малых размеров, так как некоторые шрифты могут выглядеть неразборчиво. Зачастую крупный размер с большим пуансоном выглядит слишком светлым и не акцентирует внимания.

Рисунок литеры зависит от соотношения основных и соединительных штрихов буквы. Правила определенного написания букв пришли к нам из времен рукописных книг. Выделяют шрифты, имеющие равномерную толщину штриха во всей литере, такой шрифт называют рубленым (Arial, Omega CE) и неравномерную толщину – с утолщенным основным штрихом.

Большинство шрифтов являются пропорциональными, то есть каждая буква занимает столько места, сколько нужно для ее написания. Существуют моноширинные шрифты, ширина всех букв в которых одинакова, как у машинописного шрифта. Моноширинные шрифты, например, Courier используются при отображении исходных текстов компьютерных программ. Тексты, напечатанные пропорциональным шрифтом, являются более привычными и легкими для восприятия.

Наиболее распространенными шрифтами в нашей стране являются Times ET, Times New Roman Cyr, Schoolbook, Optima, Arial Cyr, Courier New Cyr и т.д. Для оформления большинства документов применяют гарнитуры Times New Roman (основной текст) и Arial (для оформления заголовков).

Кроме этого текстовые процессоры позволяют изменять стиль начертания символов шрифта (нормальный, полужирный, курсив, подчеркнутый или их комбинация и др.) и размер (кегль) шрифта.

Очень важной характеристикой шрифта является кегль (от англ. – size) или вертикальный размер шрифта, который обычно выражается в типографских единицах – пунктах (point или pt): 12 пт = 1 пике, 6 пик = 1 дюйму.

Примечание. Существуют две типографских системы измерений: французская и англо-американская. Система Дидо (Didot system) типометрическая (французская) система, предложенная в конце XVIII века Фирменом Дидо (Firmin Didot). Применяется в континентальной Европе: 1 пункт (пт) = 0,3759 мм; 1 цицеро (cicero) = 12 пт; 1 квад­рат = 48 пунктов; 1 см = 26,6 пт. Англо-американская типографская система, или система Пика: 1 point = 0,353 мм; 1 pica = 12 pt; 1 см = 28,5 pt; 1 дюйм = 6 пик. В России принята французская система измерений, но в компьютерно-издательских системах используются иностранные программные продукты с англо-американской системой измерений. Поэтому хотя пишут пункт, но на самом деле это point. 1 point = 0,9348 пункта; 1 пункт = 1, 0697 pt.

В компьютерно-издательских системах и текстовых процессорах размер шрифта может быть между 2 и 720 пт. Размер, близкий к размеру шрифта обычной пишущей машинки, – 12–14 пт (при гарнитуре Times New Roman). Для заголовков обычно выбирают более крупные размеры (14 пт и выше), для сносок и примечаний – 10 пт.