3. Поняття адаптивного плану підприємства та основні етапи його розробки

Вихідна позиція, як уже говорилося раніше, полягає в тому, що виробничі організації — відкриті системи, що розвиваються, ефективність функціонування яких тісно пов'язана з можливістю адаптації до умов внутрішнього і мінливого зовнішнього середовища. Ця позиція повинна забезпечуватися можливістю проектування динамічних структур і процесів керування.

Успіх менеджменту проблемних ситуацій визначається ступенем готовності фірми до потенційних загроз і криз в їхньому прояві, наявністю резервів, рівнем підготовки менеджерів і ступенем профілактичних заходів, ефективністю застосовуваних методів керування.

Витрати часу і засобів на завчасне створення резервних систем керування, підготовку ситуаційних заходів, створення необхідних резервів стають часто більш вигідними, ніж малоефективні поспішні дії менеджерів з подолання кризи на основі попереднього досвіду, інтуїції й ентузіазму.

Відповідно до викладеного підсистема ситуаційного менеджменту повинна включати:

• Постійний моніторинг за зовнішньою і внутрішньою обстановкою. Причому зовнішні загрози з боку держави, конкурентів, злочинних елементів є найбільш небезпечними і можуть призвести до повного руйнування підприємств, фірм, організацій. Цей фактор повинен бути пріоритетним в оцінці зовнішньої обстановки.

• Розробку заходів для зниження зовнішньої вразливості фірми. Сюди можна віднести створення дублюючих організаційних форм керування. Завчасне створення дублюючих організаційних форм керування дозволяє підприємству оперативно перекинути вільні фінансові засоби і перевести туди працюючих.

• Підвищення гнучкості всередині фірми. Наприклад структурної, за рахунок забезпечення всередині підприємства дивізіональної структури з досвіду США, дочірніх підприємств, а також малих підприємств шляхом виділення їх з великих.

• Розробку підготовчих планів при виникненні проблемних ситуацій і проблем, здійснення попередніх заходів для їхнього забезпечення. До таких заходів, насамперед, варто віднести створення страхових фондів, стратегічних резервів фінансових і технічних засобів, комплектування групи ситуаційного керування з кращих менеджерів, у разі потреби розв'язання проблемних ситуацій.

• Впровадження планів практичних заходів при виникненні кризової ситуації. У цих умовах менеджер повинен володіти:

• умінням оперативно налагоджувати роботу окремих груп і фахівців для виконання поставлених завдань;

• приймати ризикові і нестандартні рішення у випадку відхилення розвитку ситуацій від допустимого ходу подій;

• координувати дії всіх учасників і постійно контролювати хід виконання заходів і їхні результати.

Необхідність створення підсистеми менеджменту для кожної конкретної організації може бути обгрунтована за допомогою спеціальної матриці.

Очевидно, буде доречним зробити деякі уточнення, що стосуються понять «ситуаційний менеджмент», «адаптивні» і «Антикризові плани».

Насамперед відзначимо, що функціональні методи керування базуються на звичайних планах діяльності підприємства.

Ситуаційні методи керування спираються на адаптивні плани, що враховують можливість появи проблемних ситуацій, передбачення їх, заходи для їхнього запобігання і керування виробництвом з появою кризових і надзвичайних обставин.

Антикризові плани й антикризове керування по них виробляється безпосередньо з появою кризових чи надзвичайних обставин. Інакше кажучи, останнє здійснюється в період початку, розгортання, настання проблемних ситуацій і пов'язане з їхньою ліквідацією чи переходом у новий стан. Однак при цьому адаптивні плани розробляються в обов'язковому порядку, можливі ситуації негативного характеру обов'язково прогнозуються, а наслідки — аналізуються.

Таким чином, складання адаптивних планів стає доцільною і необхідною справою, що знаходиться в компетенції керівника.

Адаптивні плани (їх ще іноді називають альтернативними) повинні відбивати спрогнозовані варіанти розвитку подій у якісному і кількісному вираженні і являють собою альтернативи дій (системних методів) з досягнення поставлених цілей.

Особливістю адаптивних планів роботи фірми є та обставина, що вони повинні у своєму складі містити наступні варіанти розвитку

ситуацій:

• варіанти, коли можна ввійти в запланований графік шляхом ефективних дій керуючого за рахунок визначеного росту витрат; варіант плану, на основі якого антикризове керування приводить до прийнятних позитивних результатів;

• варіант прийняття альтернативи, що відрізняється від основної і спрямованої на досягнення нової мети, що задовольняє фірму при настанні тих чи інших кризових ситуацій.

Проблемні ситуації в принципі можуть виникнути на будь-якому рівні й етапі керування. Процес розробки адаптивних планів містить такі етапи:

• аналіз діяльності фірми і зовнішнього середовища організації;

• виявлення проблем фірми на основі аналізу роботи підприємства за звітний період;

• виділення головної проблеми і постановка цілей;

• прогнозування (коротко- і довгострокове);

• вибір методів і можливих альтернатив досягнення цілей підприємства;

• визначення можливих ТЕП для кожного варіанта дій (2-3 найбільш імовірних);

• визначення можливих затрат (витрат) на розробку того чи іншого плану (варіанта);

• розробка альтернативних (адаптивних) планів і їхнє забезпечення;

• ситуаційний менеджмент на базі складених варіантів адаптивних планів і шляхів їхньої реалізації.

Крім викладеного необхідно мати на увазі можливість та імовірність складання і реалізації одноразових планів, прийнятих в період існування проблемної ситуації.

В адаптивних планах особливе місце повинно приділятися серйозній увазі до соціально-психологічних факторів, питанням мотивації, інформаційному забезпеченню і системі його проходження (комунікаціям). Тільки комплексне розв'язання поставлених завдань дозволить підприємствам ефективно функціонувати в умовах стратегічних і тактичних несподіванок.