2.3.Сдача дел в архив организации

Сдача дел из структурных подразделений в архив учреждения, если он есть, проводится по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения. Эта работа должна проводиться ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения, по личному составу и со сроком хранения свыше 10 лет принимаются архивом по описям.

Для сдачи дел в архив создается и утверждается экспертная комиссия из 3-5 человек, которая руководствуется правилами и инструкциями Главного архивного управления. В нее входят: зам. руководителя, зав. канцелярией или секретарь, представитель архива, ведущие специалисты.Комиссия определяет ценность документов и отбирает дела для сдачи в архив и для уничтожения (дела, сроки хранения которых истекли). Сроки хранения: научно-технических документов - после минования практической надобности, но не свыше 25 лет; гибкие магнитные диски (дискеты) - 5 лет.

На документы, подлежащие уничтожению, составляется акт, который подписывается председателем и членами экспертной комиссии и утверждается руководителем учреждения.

Дела хранятся в архиве учреждения, ведомственных организаций и в государственном архиве.

Сдача дел в архив учреждения осуществляется по графику, утвержденном руководителем.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Дела постоянного срока хранения, временного свыше 10 лет и по личному составу принимаются в архив по описи.

Если архив не имеет достаточного помещения допускается хранить дела временного хранения до их уничтожения по усмотрению руководителя в структурных подразделениях.

Главное архивное управление утверждает перечень организаций и предприятий дела которых подлежат сдаче в гос.архив и по графику принимает от них дела.

До передачи в гос.архив дела хранятся в архивах учреждения в течение следующих сроков:

-в учреждениях государственного значения - 15 лет;

-в учреждениях областного подчинения - 10 лет;

- в учреждениях городского и районного подчинения - 5 лет;

- материалы по личному составу - 75 лет;

- записи актов гражданского состояния - 75 лет.

По истечении указанных сроков дела передаются на хранение в гос.архив.

Обработанные дела принимаются работником архива в присутствии работника кадровой службы. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны. Дела в архив доставляются сотрудниками кадровой службы.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, «Основные правила работы архивов организаций» разрешают хранение этих дел в структурных подразделениях, в данном случае – в службе кадров до истечения срока их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.

Дела постоянного срока хранения в установленном порядке передаются из ведомственных в государственные архивы. Руководителям негосударственных предприятий часто неизвестно, что их документы, «представляющие собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность», составляют негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации4 Собственники таких документов имеют право на передачу их по соглашению на хранение в государственные архивы5.

При ликвидации организации любого типа вопрос о дальнейшем хранении документов по личному составу решается на основании распоряжения Правительства РФ от 23 апреля 1992 г. № 781р. В нём «В целях обеспечения социальной и правовой защиты граждан, предотвращения утраты документов по личному составу, улучшении их хранения и использования» предлагалось учреждениям государственной архивной службы принять меры по обеспечению сохранности документов по личному составу, а органам исполнительной власти республик в составе Российской Федерации, краёв, областей, автономных образований, городов Москвы и СанктПетербурга рассмотреть вопрос о создании специализированных архивов для хранения и использования документов по личному составу.

В соответствии с этим распоряжением правительства при ликвидации организаций, не имеющих правопреемника или вышестоящего органа, место дальнейшего хранения документов по личному составу, независимо от формы собственности организации, определяется государственным или муниципальным архивом.