Финансовая служба

Решает вопросы финансового обеспечения гостиницы, получает отчеты от кассиров каждой торговой точки, включая службу питания, службу портье, сувенирные киоски и спортивные комплексы, если таковые имеются. Финансовая служба ведет единый финансовый учет в отеле (то есть доходы от торговых точек, учет расходов и доходов, ведение операций по учету оплачиваемого рабочего времени, выплачиваемые бонусы, а также получаемые отдельными работниками чаевые).

Кадровая служба

Решает вопросы подбора, расстановки и повышения квалификации кадров. В обязанности этого подразделения входит ведение личных дел всех сотрудников гостиницы.

Служба бронирования

Данная служба получает и обрабатывает заявки на бронирование от клиентов. При необходимости менеджер по бронированию связывается с клиентом с целью подтверждения его прибытия в гостиницу в назначенный срок. Для клиента резервируется номер конкретной категории на конкретный период времени. Служба формирует для клиента «Подтверждение бронирования» и отсылает ему факсом или электронной почтой.

Заявки поступают в гостиницу:

- по телефону

- по факсу

- по электронной почте

- по почте

- через систему интернет бронирования

Служба приема и размещения

От этой службы зависит первое впечатление, которое получает гость от гостиничного комплекса. Задача руководителя данной службы контролировать весь процесс приема и размещения гостей, умело разрешая конфликты, от которых может пострадать престиж гостиницы.

Данная служба занимается решением вопросов, связанных с приемом гостей, прибывающих в гостиницу, их регистрацией и размещением по номерам, оказанием различных услуг.

Настоящая служба выполняет функции:

- приветствие гостей

- заполнение необходимых для регистрации документов

- ведение учета номерного фонда

- ведение базы данных о постоянных клиентах

- хранение ключей

- выдача ключей

Стойка портье должна быть заметной от входа, высота не более 1,5 метра, длина зависти от количества клиентов, вместимости отеля и дизайна вестибюля.

Служба расчета (кассир)

В этой службе осуществляется оплата клиентом основных и дополнительных услуг, которые он получил в гостинице за все время проживания.

Служба горничных

Является наиболее функционально значимым подразделением, так как эта служба отвечает за уборку номеров, холлов, коридоров и т.п. внутренних помещений, в которых осуществляется прием и обслуживание клиентов.

Служба сервиса

Швейцары – приветствие гостей, помощь при выходе из авто, предоставление информации о районе, городе, гостинице

Коридорные – встречают у стойки, доносят багаж, проверяют работу техники

Консьержи – имеются на каждом этаже и организуют оказание всех дополнительных услуг. Должны владеть иностранными языками, быть приятными в общении и коммуникабельными.

Служба безопасности

Маленькие отели (до 300 человек) нанимают сторонних охранников из милиции или частных агентств. Крупные – имеют свою службу безопасности.

Задача:

- охрана и безопасность гостей и их личного имущества во время пребывания в отеле

- защита имущества отеля

- защита здания от терактов

- поддержание общественного порядка в отеле и конфиденциальности гостей.

Служба общественного питания

Подразделения настоящей службы (ресторан, бары, кафе, кухня) обеспечивают гостей услугами питания.

Руководитель службы общественного питания составляет меню, контролирует доставку необходимых исходных продуктов, распределяет по участкам обслуживающий персонал, контролирует качество готовой продукции и обслуживания, соблюдая при этом разумный режим экономии.

Каждый отдел в службе имеет своего руководителя, включая менеджера по обслуживанию в номерах.