4. Класифікація діловодної документації радянського періоду. Прийнята в історичній науці (і.Д.Ковальченко, в.Кабанов) за функціональною ознакою:

І. Загальне діловодство:

1. Організаційна документація визначає порядок будь-якої діяльності, структуру, компетенцію, завдання, форми та методи виконання та ін. Це положення, статути, правила, обов’язки, номенклатури справ, переліки документів та ін. Відносять також договори, контракти, трудові угоди.

2. Розпорядча документація призначена для реалізації управлінської діяльності. Є продовженням організаційної документації. Це рішення, резолюції, накази, інструкції, циркуляри, розпорядження, доручення, тощо. До цієї документації також відносять афіші, оголошення, плакати, бюлетені, що мають інформаційно-довідкове значення.

3. Особливий різновид організаційно-розпорядчої документації становлять протоколи і стенограми засідань колегій, зібрань, з’їздів, конференцій тощо. Можуть містити також короткий конспект доповідей, промов. Багато для радянського періоду.

При роботі з протокольною документацією треба враховувати, що вимоги до її оформлення помітно розрізняються залежно від характеру установ та організацій, часу та місця створення. Зокрема, для перших років радянської влади характерні «глухі» протоколи. В них також можуть зустрічатися пропуски, незрозумілі місця, викривлення. Пізніше встановлюється розроблена практика ведення протоколів. Треба враховувати і виправлення протоколів (чернетки та «білові» варіанти, протоколи «для друку»).

Стенограми – це найбільш повний запис того, що відбувалося на засіданні (особливо при сучасних технічних засобах). Якість залежить від кваліфікації стенографісток і технічних характеристик апаратури. Звичайно, бувають викривлення, тому, як правило, кожен оратор зобов’язаний переглянути записи свого виступу, усунути неточності і підписати.

Треба враховувати, що правка тексту часто має кон’юнктурний характер (незадоволення начальства, усвідомлення автора, що він сказав щось зайве, намагання підлаштуватися під виступ авторитетної особи та ін.). Окрім того, за бажанням автора, до стенограми може вноситися не вся його промова. Тому бажано було б порівняти правлений варіант стенограми і чернетку.

Стенограма може бути робочим матеріалом, на підставі якого потім створюється протокол. Іноді стенограми додаються до таких протоколів (Держплан СРСР 20-х років).

Опублікована стенограма – це фактично третій варіант документу, адже вона не завжди адекватна підписаному автором тексту. Текст (а саме, зміст), призначений для публікації піддається додатковій обробці автором, редактором, особами, що його контролюють («друкована версія»).

Кабанов вважає, що до стенограм радянського періоду треба ставитися насторожено, адже невідомо, якій обробці вони піддавалися.

Таким образом, при наличии в архиве правленой и неправленой стенограммы возникает возможность сравнить оба текста, чтобы выяснить характер внесенной правки.

Оратор, естественно, хочет в печати выглядеть лучше, чем на трибуне. Так, в конце 1989 г. состоялся VI пленум писателей России. Стенографический отчет в сильно приглаженном виде появился на страницах "Литературной России". Причесанность текста помогла обнаружить магнитофонная запись, которую делали на съезде журналисты из "Огонька". По этому поводу "Огонек" вопрошал: «Что такое стенограмма?.. Документальное отражение действительности (как мы полагаем) или удобоваримая печатная версия "для истории"?». Таким образом, такие стенограммы можно называть удачно найденным выражением огоньковцев — печатная версия.

Публикация стенограмм не всегда полная. Так, стенограмма VIII съезда РКП (б) была опубликована без некоторых заседаний.

Можно отметить еще один интересный случай воспроизведения стенограмм, который условно назову реконструкцией стенограммы.

Поэт Геннадий Айги в 1988 г., 30 лет спустя, нашел стенограмму заседания комитета комсомола Литературного института, состоявшегося 12 марта 1958 г. Айги был обвинен в идеологических грехах и исключен из института с последнего курса. И вот 30 лет спустя он нашел стенограмму того заседания и опубликовал ее текст. В примечании к публикации Айги поясняет: "Текст стенограммы сильно отредактирован... из него вырваны наиболее неприглядные места: оскорбления моего учителя поэта Михаила Светлова и безобразные выходки по отношению ко мне... убраны места с оскорблениями по адресу Бориса Пастернака... изъята резолюция в отношении Михаила Светлова" и др.

Сохранившаяся личная запись Геннадия Айги помогает понять подлинный смысл происходившего 30 лет назад. Однако по каждой ли стенограмме мы можем восстановить то, что было на самом деле? Это во-первых. А во-вторых, история этой стенограммы заставляет нас настороженно относиться к стенограммам советского происхождения вообще, ибо неизвестно, что с ними вытворяли до их окончательной редакции.

 4. Поточне листування підприємств, установ та організацій (листи, телеграми, телефонограми та ін.). Це переважно друкований текст з печаткою, штампом. Зберігаються копії вихідних документів. На вхідних документа часто – помітки, резолюції. Полегшують аналіз. Матеріали листування можуть бути представлені як окремими документами, так і цілими комплексами.

Слід розрізняти внутрішнє та зовнішнє листування.

За радянських часів змінився стиль викладення листів.

До цієї групи діловодства відносять і листи трудящих у державні органи та громадські організації - пропозиції, заяви, рапорти, повідомлення, запитання. Погано зберігаються, адже відносяться до документів тимчасового зберігання (3 роки) і не передаються в архів.

 5. Планова документація. Виникає за часів соціалізму. Це особливий тип організаційно-розпорядчої документації. Взагалі-то матеріали планування народного господарства для радянського періоду виділено в окремий вид джерел. Але в діяльності державних органів, підприємств, установ, організацій також виникало багато діловодних планових документів – плани роботи, проекти і проектні завдання, програми, графіки тощо.

6. Облікова документація (облік робочої сили, обладнання, продукції, витрачених сум, сировини, матеріалів, кадрів, членів організацій тощо) – анкети, журнали та книги обліку, реєстри, кадастри, переліки, табелі, тарифи, баланси, рахунки.

7. Контрольна документація. Тісно пов’язана з обліковою – матеріали ревізій, перевірок, заключень про роботу, довідок про діяльність, обстежень.

8. Звітна документація. Узагальнює найбільш важливі відомості інших документів. Містить не тільки огляд, але й аналіз діяльності підприємств, установ, організацій – звіти, огляди, трудові рапорти, зведення, донесення, доповіді.

Треба враховувати, що не менш ніж 25% всієї діловодної документації становлять статистичні матеріали В окремих групах їх частка не однакова: найбільше значення вони мають в обліково-контрольній, а також звітній документації, оскільки в цих групах багато форм підготовлено для статистичної обробки. Зокрема, звітність підприємств про виробничу діяльність ведеться за установленими типовими статистичними формами.

Форми діловодної документації: розроблені (типові) – складені за певними взірцями (бланки, трафарети формуляри та ін.) і не розроблені (індивідуальні). Останні можуть містити значний обсяг додаткових відомостей і вказівок, але з іншого боку, можуть не містити необхідних для аналізу відомостей. Переважають типові документи.

За рівнем узагальнення інформації, що її містять документи, вони поділяються на первинні (узагальнюють вихідні ознаки та показники) та вторинні (результат узагальнення первинних документів). Останні становлять більш ніж половину діловодства.

Також в діловодній документації виокремлюють комплекси службових офіційних документів (затверджені, підписані представниками адміністрації, громадської організації) і неофіційних (автобіографії, листи, ділові записи, проекти рішень).

Виокремлюють також комплекси документів особистого складу.

Співвідношення різновидів діловодної документації залежить від рівня управління (на вищих рівнях – більше організаційно-розпорядчих, на нижчих – обліково-контрольних документів), часу виникнення (за часів перебудов, нововведень – більше організаційно-розпорядчих документів).

За даними Ковальченко, в 70-ті роки на підприємстві за рік оберталося приблизно 1 млн. управлінських документів: 46% - облікові, 28% - планові, 15% - звітні, 6% - організаційно-розпорядчі, 5% - інші. При цьому облікова документація більшістю своєю зберігалася тимчасово, адже це бухгалтерські документи, відомості яких відображені в інших документах, зокрема в звітах. Найбільшу цинічний цінність мають річні звіти підприємства, саме вони зберігаються якщо не постійно, то тривало.

ІІ. Спеціальне діловодство:

Судово-слідча документація (монографія).

Військове діловодство.

Дипломатичне діловодство: специфічний характер має переважно дипломатичне листування – особисті та вербальні, урядові ноти, меморандуми, пам’ятні записки, особисті послання глав урядів, заяви, декларації вищих органів влади. Створюються відповідно до норм міжнародного протоколу.