2. Особливості діловодної документації, що відклалася за часів існування радянської України.

Етапи розвитку радянського діловодства:

- 1917 р. - кінець 20-х рр. – початок формування корпусу радянського діловодства, перші спроби його вивчення;

- 1930-ті – сер. 80-х рр. – складення системи радянського діловодства, формування основного її комплексу;

- з середини 80-х р. – початок значних змін в якісному і кількісному складі діловодної документації.

Чинники, що вплинули на формування комплексу діловодних джерел:

1. Вирішальний вплив на формування комплексу радянського діловодства справили процеси становлення та розвитку радянської державності, формування нового державного апарату, який будувався на принципах поєднання законодавчої та виконавчої гілок влади, жорсткій централізації, тотального контролю з боку партійних органів.

2. Вплинуло на зміст і характер діловодної документації також залучення до управління державою широких мас населення, не досвідчених в управлінській роботі (згідно з ленінським принципом, щоб "каждая кухарка умела управлять государством"). Більшість з них не мала навіть шкільної освіти. Це стосувалося й керівного складу нової держави, з якого мало хто мав вищу і навіть середню професійну освіту, у кращому випадку це була не закінчена освіта. Ці люди швидко навчилися керувати, але не управляти державою. Відсутність кадрів спеціалістів спричинилася до виникнення традиції висуванства, некомпетентного керівництва.

3. Інтенсивна бюрократизація радянського апарату, непомірне збільшення його обсягів. Сам керівник держави В.І. Ленин неодноразово відзначав у своїх працях, що радянський апарат "никуда не годится", "перенят нами целиком от прежней эпохи" и "дела с госаппаратом у нас до такой степени печальны, чтобы не сказать отвратительны".

Протягом всього радянського періоду велася інтенсивна (відчайдушна) боротьба за раціоналізацію державного апарату.

Перша хвиля - 20-ті роки – декілька кампаній, спрямованих на раціоналізацію і зменшення витрат на державний апарат. У 1926-1932 рр. існував Інститут техніки управління. НК РСІ, окрім інших, мав завдання раціоналізації діловодства та обліку. В УРСР у 1929-1934 рр. діяв Інститут раціоналізації управління (ІРУ). Видавав інформаційний бюлетень "За соціалістичну раціоналізацію". У 1930 р. ІРУ створив Всеукраїнське науково-технічне товариство раціоналізаторів управління і випускав від його імені "Бюлетень раціоналізаторів управління",

4. Вплив технічного прогресу - позитивний і негативний - радіо, телефон, телеграф.

З одного боку збільшилася оперативність документообігу, зменшилася кількість поточного листування, запровадження АСУ в народному господарстві - пристосування документів до пошуку та обробки на ЕОМ.

З іншого - "телефонне право" - чимало важливих рішень, що потребували особливої таємності, приймалися в усній формі, вказівки давалися по телефону («телефонне право»).

Особливості радянського діловодства:

1. Діловодна документація радянського суспільства виникла не на пустому місці. Формуляри більшості документів збереглися та без змін увійшли в практику післяреволюційного періоду (протоколи, журнали, доповіді тощо). Щоправда змінилися, соціальне забарвлення, спрямованість, характер інформації, яка містилась в традиційних формулярах, а також пріоритети серед різновидів документів. Зокрема, збільшилися групи документів, пов’язані з функціями, обліку, контролю, характерними для нової держави.

Відійшли в минуле документи, пов’язані з веденням капіталістичного господарства (в промисловості та аграрному секторі), з’явилися нові групи діловодної документації, зокрема планові документи.

2. Зміни в мові та стилі діловодства. Безграмотна мова документів, особливо в 20 – на поч. 30 рр. (приклади).

3. Значно збільшився обсяг діловодної документації, зросла її роль у відображені всіх аспектів життєдіяльності суспільства.

Внаслідок бюрократизації достатньо рано й інтенсивно радянський державний апарат став захлинатися від великої кількості паперів. Вже 8 грудня 1918 р. РНК РСФРР схвалив постанову, в якій пропонувалося покласти кінець "чрезмерно разросшуюся ведомственную переписку и тормозящую работу канцелярскую волокиту" у центрі й на місцях.

А ось слова Серго Орджонікідзе: "Отчетность похожа на гидру, рубишь одни головы, отрастают другие".

На місцях ситуація була ще гіршою через згадану вже малограмотність і низьку кваліфікацію співробітників, особливо на повітовому та волосному рівнях. Через нездатність самостійно вирішувати ті чи інші питання місцеві установи були завалені паперами, які навіть не розглядалися.

Тому, для 20-х років притаманна величезна кількість діловодної документації, що відклалася в архівах. Проте, вона часто суперечлива, невпорядкована. Тому в неї важко розібратися.

З повоєнних років можна говорити по стабілізацію діловодства, його впорядкованість.

Від самого початку існування радянської держави здійснювалися спроби боротьби з паперовою лавиною, проте безуспішні.

За приблизними підрахунками обсяг документів, який щорічно утворювалися в результаті діяльності підприємств, установ, організацій СРСР в 70-80-ті роки ХХ ст., становив до 200 млн. справ. З них лише 2-3% надходили на постійне зберігання, але все рівно - багато. Подвоєння обсягу документів у діловодстві відбувалося кожні 12-16 років, в архівах - 20-30 років.

У 80-ті роки паперовий вал навіть збільшується. Як приклад можна навести лист директора одного зі львівських автотранспортних підприємств С.Смаля, надрукований у газеті "Социалистическая индустрия" в 1988 р. Він писав: «Я не особенно преувеличу, если скажу, что 90% совещаний и заседаний, всевозможных "планов мероприятий" нужны не для того, чтобы улучшить положение дел, а чтобы было что показать проверяющим. Приведу анекдотический случай. Я тогда работал главным инженером грузового автопредприятия. Захожу к директору и вижу, что он пишет на объемистой книге страниц, наверное, в сто: "Начальнику планового отдела. Для руководства". Говорю ему, что все равно никто этого не будет читать. Ну, мы поспорили. Тогда я заложил на 17-й странице десятирублевую купюру, и фолиант под названием "Инженерно-организационные и технические мероприятия Минавтотранса УССР" был направлен в отдел. Через полгода мы с директором открыли его. Десятка, как я и предполагал, лежала нетронутой на 17-й странице! Никто эти мероприятия не смотрел, так как они просто никому не нужны. А сколько умных людей их составляло, сколько на это затрачено времени!».

4. Бюрократизація державного апарату стала головним чинником і передмовою для виникнення ще одної негативної риси радянського діловодства - фальсифікації документів. При чому фальсифікація, як зазначає Кабанов, в більшості випадків не зловмисна, а породжена внутрішніми властивостями, притаманними бюрократії.

Для иллюстрации сказанного уместно привлечь наблюдения известного в 20-е годы краеведа А.М. Большакова. Он довольно пристально и плодотворно изучал Горецкую волость Кимрского уезда Тверской губернии. Одна его запись настолько интересна, что есть смысл привести ее целиком: «Я...вынес твердое убеждение, что многие так называемые официальные сведения, полученные с низов и на основании которых в центре вычерчивают красивые диаграммы, часто совсем не отражают настоящую жизнь, попросту говоря — не стоят выеденного яйца. Сошлюсь на один разговор, который за все эти годы, с некоторыми изменениями, неоднократно происходил между мной и кем-либо из советских служащих волости. Обычно жалуются:

- Уж очень много центр требует от нас разных сведений. Анкета за анкетой. То одни цифры, то другие.

- А вы и давайте их. Если государство станет строить свою политику на цифрах, это будет самая верная политика.

— Да помилуйте, волисполкомы перегружены текущей работой. Иные сведения дать нетрудно — даем. Другие же цифры еще собирать надо, да и собирать-то умеючи, а в нашем распоряжении вообще нет свободных людей.

— Ну, так отпишитесь.

— Невозможно! И срок поставлен, и строгой ответственностью угрожают. Не исполнишь предписание — еще под суд попадешь. Кроме того, сам инструктор говорит: если цифр под руками нет, с потолка давайте.

— Как это: "с потолка"? (Были же такие наивные люди. — В. К.).

— Очень просто: посмотреть на потолок, подумать немного, да и поставить цифры, какие Бог на душу положит».

Такие разговоры Большаков слышал в 1918, 1920 годах и позднее. А далеко ли мы шагнули по части улучшения "методики" подобных счислений в 40-е, 60-е и иные годы?

Можна стверджувати, що ситуація не дуже покращилася і в наступні десятиріччя.

5. Збільшення кількості відомостей, що містяться в документах. Причини - збільшення масштабу, ускладнення діяльності підприємств, установ, організацій.

6. Єдині принципи управління державою зумовили стандартизацію та уніфікацію діловодства. Результати цього процесу більш-менш відчутні в повоєнні роки.

У 60-ті роки в СРСР новий етап уніфікації та стандартизації діловодства: до 1975 р. було розроблено і затверджено стандарти окремих систем документації, а також єдині вимоги до документів (зміст, форма та ін.). У 1966 р. – створено ВНИИДАД.

7. Включення до складу діловодних матеріалів як виду писемних джерел комплексу документів КПРС (і відповідно КПУ) та інших політичних, професійних, громадських організацій. У радянському джерелознавстві документи КПРС розглядалися як самостійний вид джерел, хоча фактично ці документи не мають особливих видових ознак і за своїми джерельними характеристиками цілком вписуються в межи діловодних джерел (за виключенням програм, статутів, документів вищих партійних органів і творів лідерів партії). Отже, до них можна застосовувати прийоми критики діловодної документації.

Деякі дослідники вважають (Борисова), що це стосується лише документів КПРС, адже в радянській державі, яка трансформувалася в державу диктатури комуністичної партії, відбулося зрощення державного і партійного апарату. Останній фактично взяв на себе функції держави. Партія перетворилася в бюрократичну державну структуру.

Що стосується партій і громадських організацій початку ХХ ст., а також сучасного періоду – весь комплекс їх документів становить окремий вид джерел.

8. Ще одна особливість радянського діловодства – наявність на всіх рівнях таємного діловодства, що охоплювало достатньо широке коло питань. Документи з грифом «таємно», особливо партійного походження, дозволяють зрозуміти дійсний смисл (сутність) подій. До останнього часу були недоступні для дослідників.

Аналіз відкритих зараз таємних фондів урядових і державних установ засвідчує, що :

- більшість рішень, що регулювали основні питання життя населення країни, ніколи повністю у відкритій пресі не друкувалися (прикладом слугували партійні органи, які ще з 1919 р. почали «конспіруватися»);

- реальні вказівки партійних органів місцевій владі, що містилися в таємних документах, не мали нічого спільного з ідеологічними штампами, які оприлюднювалися;

- до таємної документації можна віднести малотиражні діловодні урядові та відомчі видання з грифом "Для службового використання" (ДСП). Таких матеріалів багато. Таємність більшості з них сумнівна.

9. Розпорошеність окремих комплексів діловодних документів, особливо пов’язаних із діяльністю відомих партійних і державних діячів. Вони часто посідали декілька партійних і держаних посад, їх документи відкладалися в різних фондах або вилучалися і переносилися не тільки в іншій фонд, але в іншій архів.