Регистры бухгалтерского учета

Как уже упоминалось, изменение остатков на бухгалтерских счетах происходит только с использованием механизма проводок. Проводки отражают отдельные факты хозяйственной деятельности предприятия. В целях обеспечения контроля ввода текущей информации, при написании проводки применяется правило «двойной записи»:

Таким образом, при вводе одной проводки, изменяются итоги сразу по двум счетам. Если за рассматриваемый период ни одной проводки не было введено, то в качестве итоговой информации можно получить только начальное сальдо.

Для хранения проводок в программе «1С:Бухгалтерия 8» используется объект регистр бухгалтерии.

Так как пользователю (бухгалтеру) более привычны такие названия, как «проводка» и «журнал проводок», то в пользовательском режиме выводится именно такое представление регистра, хотя режиме конфигурирования нет объекта «проводка» или «журнал проводок». Все настройки осуществляются для регистра бухгалтерии, пример которого представлен на рис.1-3.

Регистр бухгалтерии описывает структуру накопления данных, учет которых ведется исходя из подключенного к данному регистру плана счетов.

По сути, план счетов является первичным объектом по отношению к регистру. В плане счетов задаются те признаки учета, в разрезе которых необходимо вести учет на счетах. Чаще всего такими признаками являются валютный и количественный учет по счетам плана счетов. Поскольку бухгалтерский учет хозяйственных операций обязательно ведется в денежном выражении, то суммовой учет (учет в национальной валюте) по счетам плана счетов ведется всегда, и для его организации нет необходимости создавать дополнительный реквизит, в отличии, например, от реквизита валютного учета. Так, для налогового плана счетов не предусмотрено ведения учета в иностранной валюте, следовательно, в плане счетов данный признак учета отсутствует.

Рис. 1-3. Настройка регистра бухгалтерии (он же журнал проводок)

Таким образом, можно говорить о том, что в плане счетов содержатся сведения о том, что можно учитывать при отражении хозяйственных операций по данному счету, а в регистре бухгалтерии содержатся сведения о том, что фактически отражается по счету в проводке.

Поскольку регистр бухгалтерии строится на основании выбранного плана счетов, можно предположить, что не все параметры счетов будут учтены при формировании записей (проводок). Более того, на основании одного плана счетов можно создать несколько регистров бухгалтерии. Например, на основании одного плана счетов можно создать регистр бухгалтерского учета в соответствии со стандартами Минфина РФ, и регистр налогового учета в соответствии с главой 25 НК РФ. При этом можно так организовать регистры учета, что на основании одного и того же плана счетов в регистре бухгалтерского учета будет вестись учет и в рублях и в валюте и в количественном выражении, в то время как по налоговому учету по тем же счетам будут учитываться только рублевые суммы и количество, и не будут учитываться валютные суммы.

Исходя из изложенной выше взаимосвязи между регистрами бухгалтерии и планами счетов, следует весьма важный вывод: итоговые значения хранятся не по счетам бухгалтерского учета, а по каждому регистру в отдельности с учетом его настройки и «прикрепленного» к нему плана счетов. Таким образом, нельзя сказать, что мы получаем баланс по плану счетов, поскольку к одному плану счетов может быть «подключено» множество регистров. Баланс можно получить по каждому регистру в отдельности.

Нельзя так организовать ведение регламентированного бухгалтерского учета на предприятии, чтобы на отдельных регистрах учитывались отдельные участки учета, например, отдельно регистр для учета материалов, расчетов с контрагентами и пр.

Обратившись к рис. 1-4, можно заметить, что для регистра «Хозрасчетный» ресурсов установлено больше, чем предусмотрено признаков учета в плане счетов «Хозрасчетный».

Рис. 1-4. Связь между признаками учета в плане счетов и ресурсами в регистре учета

Из представленной настройки видно, что не все ресурсы регистра бухгалтерии совпадают с признаками учета по счетам плана счетов. Более того, обратившись к палитре свойств ресурса «Сумма», представленной на рис. 1-5, можно увидеть, что данный ресурс вообще не привязан к какому-либо признаку учета по счету.

Рис. 1-5. Палитра свойств ресурса

Данная настройка говорит о том, что значение выбранного нами ресурса действует в целом для всей записи (проводки), а не для какого-то отдельного счета в корреспонденции. Подтверждением сказанного является включенный флажок «Балансовый», указывающий на то, что в данный ресурс будет учтен по дебету одного счета и кредиту другого.

Таким образом, можно утверждать, что регистр обеспечивает формирование записи в разрезе каждого счета с учетом только тех признаков учета, которые подключены в качестве ресурсов данного регистра бухгалтерии. Кроме того, регистр позволяет хранить отдельные числовые значения не в разрезе счетов, а в разрезе текущей записи (проводки) в целом.

Любая запись в регистре бухгалтерии фактически является единичной проводкой, изменяющей состояние учета. Данный процесс (изменение состояния регистра) называется «движение регистра».