2.4. Детальное рассмотрение 10-ти этапов проектирования ск

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЦЕЛЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ (1-й этап).

Цель - ключевая характеристика любой организации. Идёт много спо­ров и борьбы вокруг этого понятия в теории и практике управления на всех уровнях. Каждый раз при постановке и определении цели возникают и разногласия, и взаимонепонимание. Было бы просто, если бы их можно было вычислять, ставить их совершенно рационально. Но это невозможно, ибо в цели мы всегда привносим и свои интересы, и моральные ценности. Возьмём технический прогресс. Мы хотим автоматизировать труд, но если при этом растёт его монотонность, однообразие, то нас это не должно устраивать. Выгода и справедливость, экономическая эффективность и гу­манизм всё время переплетаются. Иначе говоря, социальные цели имеют ценностно-рациональное содержание. И чем они масштабнее и шире, тем больше в них ценностное начало, тем менее точно и конкретно они опи­сываются.

Определение целей организации является процессом выработки решений. Это происходит по нескольким причинам. Возникающие в результате прог­ресса новые задачи ведут к изменениям целей. Чем точнее определены и сформулированы цели организации, тем легче выбрать средства их дости­жения. В этом случае цели организации также являются основным критериев для выбора лучшего из альтернативных средств их достижения. Если же цели организации не определены или неясны, то и линия повеления орга­низации будет неясной. Более того, если цели не были точно определены, то в организации могут разгореться споры. Если спорящие имеют в виду разные конечные цели, то им трудно прийти к единому мнению о средствах. Если задачи организации неясны, её члены, вероятно, заменят эти цели своими с обет венными /С. ЯНГ/.

Далее, если цели организации определены расплывчато, т о измерить фак­тическую эффективность её работы будет очень трудно, а точнее - невоз­можно. Ведь организация - особая система, настроенная на результат. Зна­чит, и оценивать её следует по шкалам: как она работает на тех, кто во­вне и кто внутри.

Если считается, что почти любая цель хороша, то можно оправдать любое действие.

На определение целей организации влияет также психологическая ра­циональность: она вносит рациональность и в поведение организации. Лю­ди чувствуют себя более уверенно и работают более эффективно, когда знают, к чему стремятся. Если цель их организации сформулирована неяс­но, то они не испытывают удовлетворения из-за отсутствия мерила их до­стижений или даже могут считать свою деятельность нерациональной. Од­нако если перед ними поставить ряд точных целей, то каждый человек и вся организация осознают свои достижения и получат разумное удовлет­ворение. Если цели не связаны с повышением благосостояния членов организации, то они будут работать спустя рукава. А отношение работников к целям своей фирмы во многом влияет на отношение к своему труду. Ха­рактерный пример: только 13% успеха фирмы зависит от технической воо­ружённости производства и квалификации работников, а 87% - от отноше­ния людей к работе /Э.А.Мельников. Инженерный вакуум. ЭКО, 1985, №10/.

Итак, отмечая исключительную важность формулирования правильной (т. е. научно обоснованной) цели, приведём такой пример. В США до 95% (!) разработанных программ никем не используются, так как имеются крупные изъяны при постановке задач /Г. Громов. Национальные информационные ресурсы. - М., Наука, 1984/.

Научный подход к формированию цели и задач исследования, фирмы, пре приятия будет подробно рассмотрен ниже.

Более детальное рассмотрение этого вопроса на базе инверсионного мышления (активизации умственной деятельности) иллюстрировано рис. 14.

ВЫЯВЛЕНИЕ ПРОБЛЕМ (2-й этап)

Этот этап обеспечивает вход данной системы. Проблемы организации могут быть выявлены непосредственно руководством высшего уровня, ру­ководителями, рядовыми работниками и акционерами. Вопросы должны ста­вить руководители всех уровней. Однако было бы идеальным использовать максимально возможное количество вопросов, которые включали бы и ак­ционеров и рядовых работников, так как с увеличением числа участников, выявляющих проблемы, растёт число лиц, заинтересованных в работе орга­низации.

Кроме того, организация должна создать подразделение информации, ко­торое будет основным органом выявления проблем. Это подразделение со­бирает, классифицирует и упорядочивает информацию о внешней и внутрен­ней среде (экономические, политические, социологические, идеологические, технические, психологические и прочие данные) затем сравнивает её с заранее установленными нормами работы организации. Если нормы выдер­жаны, то никакой проблемы нет, если же выявляются отклонения от норм, то причина отклонения формулируется как проблема, подлежащая решению.

Итак, подразделение информации собирает информацию об определённых областях среды, в которой функционирует организация. Затем выделяются критические факторы внешней среды и самые важные из них, такие как потребители и поставщики, обследуются. В подразделении разрабатывается график, определяющий частоту сбора информации, например, обзоры потре­бителей - ежемесячно, а обзоры поставщиков - два раза в год. Предпола­гается, что вторичная информация от профсоюзов, правительства, банков, и других источников будет поступать автоматически.

Деятельность подразделения информации может быть централизована, и в этом случае оно отвечает за обзор и оценку как внешней, так и внут­ренней среды организации. Или же выполнение этой функции можно децен­трализовать так, что каждое подразделение само будет собирать необхо­димую ему информацию. Можно создать смешанную систему, в которой центра­лизован сбор определённой информации, а все другие данные собираются и анализируются децентрализованно. Например, данные о состоянии технологии можно собирать централизованно. Для облегчения процесса формирования решений необходимо наладить документооборот и разработать формы документов. Использование послед­ней может быть весьма полезным, поскольку это облегчает передачу ин­формации о проблеме внутри организации. Эта форма даёт возможность со­труднику организации, выявившему проблему (фамилия, отдел и занимаемая должность которого