1.2. Системный подход к анализу проектов

Любой проект – это комплекс целенаправленных взаимосвязанных работ, для выполнения которых выделяют соответствующие ресурсы и устанавливают определенные сроки.

С точки зрения системного подхода проект представляет собой модель процесса достижения будущих изменений. В общем случае для описания такой модели используется практически весь арсенал языковых средств. По сути, весь процесс управления проектом, начиная от этапа предпроектных исследований (генерации, анализа и отбора идей) до этапа закрытия проекта, представляет собой применение методологии системного анализа к сфере человеческой деятельности, направленной на достижение реальных изменений в среде существования. Эффективное управление проектом требует учета и оптимизации психологических, экономических, финансовых, технологических, экологических, организационных, юридических и других факторов.

Оценка сгенерированных идей проекта по своей природе имеет эвристический и качественный характер, определение оптимальной идеи оказывается невозможным. Выбор идеи, которую следует положить в основу проекта, обычно тесно связан с планированием работ над проектом, т.е. календарным планированием выполнения заданий и задач, необходимых для реализации проекта. Именно здесь роль системного анализа особенно ощутима. Планирование работ над проектом предусматривает также детальное определение организационных взаимоотношений с различными субъектами.

Сетевые модели

Методология системного анализа в сфере управления проектами используется в основном для решения трех проблем: выбора и исследования идеи проекта (этап предпроектных исследований); планирования и выполнения работ над проектом (этап разработки); управления реализацией проекта. На рис. 1.9-1.11 представлена сетевая модель, отражающая основные работы и их взаимосвязь, которые необходимо выполнить для решения проблем на каждом из трех этапов проектирования нового продукта или услуги (продукции). Модель носит общий характер, поэтому в каждом конкретном случае некоторые виды работ могут отсутствовать. Приведенная сетевая модель дает представление о том, что надо сделать при проектировании производственной системы. Каждая из подлежащих выполнению работ обозначена стрелкой. Выполнение работ называется событием и обозначается кружком. Очевидно, что на практике потребуется большая детализация работ, которая может быть осуществлена с учетом рассмотренных выше вопросов, относящихся в составным элементам производства.

Отбор Разработка

некоторых вариантов

идей для приложения

изучения идей

Рис. 1.9. Сетевая модель этапа предпроектных исследований

Пояснение к рис. 1.9

d – Оценка потенциальных возможностей рынка

m – планирование разработки прототипа продукции

e – Оценка потребностей финансирования

o – Планирование производства продукции

f – Оценка расходов

p – Исследование рыночных цен и качества

g – Исследование технологических возможностей

n - Предварительное решение о местонахождении предприятия

h – Проработка личных факторов и особенно вопросов безопасности

q – Предварительная спецификация оборудования

i – Отбор вариантов для углубленного изучения

j – Планирование разработок

k – Возврат к исследованиям и разработкам для их углубления

l – Включение новых результатов исследования

Рис. 1.10. Сетевая модель разработки процесса производства продукции

Пояснение к рис. 1.10

1. – Выполнение графической части

2. – Спецификации

3. – Нормирование расходов материалов

4. – Изучение патентов

5. – Предварительная спецификация технологической оснастки

6. – Определение головного комплекта оборудования

7. – Повторная спецификация технологической оснастки

8. – Составление расписания операций

9. - Функциональная связь

10. – Разработка административных функций

11. – Определение персональных обязанностей

12. – Уточнение проекта

13. – Потребности в страховании и соответствующие расходы

14. – Предварительная планировка оборудования

15. – Первая спецификация транспортного оборудования

16. – Выбор строительной площадки

17. – Выбор зданий (аренда, покупка, строительство)

18. – Анализ расходов. Подтверждение выбора

19. – Анализ расходов по системе в целом

20. – Анализ производственных потоков

21. – Разработка плана строительства (в случае постройки здания)

22. – Переговоры в случае аренды или покупки зданий

L – Логическая связь

Пояснение к рис. 1.11

1. – Создание аппарата сбыта

2. – Анализ возможностей сбыта

3. – Реклама продукции

4. – Перепроверка проекта

5. – Информационное обеспечение

6. – Разработка системы сбыта

7. – Операции по реализации продукции

8. – Программа реализации продукции

9. – Создание системы регулирования качества и календарных сроков

10. – Заказ оснастки

11. – Расчет заготовительных и экспедиционных операций

12. – Разработка операций по ремонту и замене оборудования

13. – Сооружение заводских зданий

14. – Синхронизация технологического процесса

15. – Разработка планов аренды

16. – Проектирование текущего регулирования ресурсов и выборочного контроля; выбор поставщиков; организация заказов материалов и запасов

17. – Освоение заводских зданий

18. – Создание отдела технологии и развития

19. – Планирование заработной платы; начало найма и обучения персонала; проектирование хронометражей и методов моментных наблюдений

20. – Изменения на основании обратной связи

Оперативное регулирование производства осуществляется не только по результатам контроля хода процесса производства продукции, но и на основании определения степени удовлетворения потребности в данной продукции, конъюнктуры рынка.

В системе проектной документации важнейшими являются три документа [2]: описание плана проекта, инструкция по составлению проекта и контрольный лист по оценке управления проектом (приведены в приложениях).

Описание плана проекта представляет собой документ, описывающий планы и плановые задания. Он является важнейшим инструментом управления проектом. Содержит общие указания для всех участников разработки проекта и дает основу для организации работ по проекту. Структурно план состоит из 14 частей, характеристика которых дана в Приложении 1.

Инструкция по составлению проекта (см. Приложение 2) выделяет 13 основных разделов (с подразделами), из которых должен состоять проект, ориентированный на разработку нового продукта или услуги.

Контрольный лист по оценке управления проектом (см. Приложение 3) определяет содержание функциональных, структурных, информационных и прагматических составляющих проекта, анализ которых позволяет дать оценку эффективности управления проектом.

Достаточно типичным примером использования системного подхода в управлении проектами является декомпозиция процесса управления проектом на взаимосвязанную совокупность подпроцессов: управление интеграцией в проекте, управление содержанием проекта, управление временем в проекте, управление стоимостью проекта, управление качеством проекта, управление трудовыми ресурсами проекта, управление информационными связями в проекте, управление рисками в проекте и управление закупками в проекте.

Каждый из этих подпроцессов в свою очередь может быть упорядочен по пяти группам процессов (не менее одной в каждом подпроцессе):

• процесс инициализации (с чего и как начинать);

• процесс планирования (разработка работоспособной схемы выполнения заданий и работ);

• процесс исполнения (координации действий персонала, распределение ресурсов согласно плана);

• процесс мониторинга (контроля хода выполнения плана и его оперативная коррекция);

• процесс закрытия (формализация окончания подпроцесса или его фазы).

Каждая из перечисленных групп в свою очередь детализируется на составляющие элементы.

Таким образом, процесс управления проектом представляет собой иерархическую систему вложенных и взаимосвязанных процессов. Такой системный подход к управлению проектами позволяет сделать процесс управления гибким, надежным и экономичным.

Обобщённая системная модель проекта, представлена на рис. 1.12. Эта модель отражает как внутреннюю структуру проекта, так и структуру внешней среды, в которой протекает проектный процесс.

Внешние

возмущения Ограничения

- экономические - временные

- технологические - финансовые

- политические - нормативно-правовые

- экологические - логистические

- конкурентные - качественные

ПРОЕКТ

Замысел,

цели,

ресурсы

Система управления

проектом

Объект управления

Результаты

ВХОД ВЫХОД

социально-

экономические

потребности степень

удовлетворенности

потребностей

ОБЕСПЕЧЕНИЕ:

- кадровое

- технологическое

- материально-техническое

- энергетическое

- инструментальное

- информационное

- и др.

Рис. 1.12. Системная модель проект